Kako uporabljati preverjanje veljavnosti podatkov za ohranjanje čistih podatkov Excela

Eden od uporabnih ukazov, povezanih s tem poslom ohranjanja čistih podatkov Excela, je ukaz za preverjanje veljavnosti podatkov. S tem ukazom opišite, katere informacije je mogoče vnesti v celico. Ukaz vam omogoča tudi pošiljanje sporočil, ki dajejo informacije za vnos podatkov, in sporočil o napakah, ki poskušajo nekomu pomagati popraviti napake pri vnosu podatkov.

Če želite uporabiti preverjanje veljavnosti podatkov, sledite tem korakom:

1Izberite obseg delovnega lista, kamor bodo šli podatki, ki jih je treba preveriti.

To lahko storite tako, da povlečete miško ali uporabite navigacijske tipke.

2Na zavihku Podatki izberite ukaz za preverjanje veljavnosti podatkov, da Excelu sporočite, da želite nastaviti preverjanje veljavnosti podatkov za izbrani obseg.

Excel prikaže pogovorno okno Preverjanje podatkov.

3Na zavihku Nastavitve pogovornega okna Preverjanje veljavnosti podatkov uporabite besedilna polja Validation Criteria, da opišete, kaj so veljavni podatki.

Uporabite možnosti iz spustnega seznama Dovoli, na primer, da podate, katere vrste informacij lahko gredo v obseg: cela števila, decimalna števila, vrednosti s seznama, veljavni datumi, veljavni časi, besedilo določene dolžine in tako naprej.

Uporabite izbire s spustnega seznama Podatki za nadaljnjo opredelitev meril za preverjanje veljavnosti. Polje s spustnim seznamom Podatki ponuja več primerjav, ki jih je mogoče izvesti kot del preverjanja veljavnosti: med, ne med, enako, ne enako, večje od itd.

Po potrebi izboljšajte merila za preverjanje veljavnosti s katerim koli drugim razpoložljivim spustnim seznamom. Opomba: Druge možnosti meril za preverjanje veljavnosti so odvisne od tega, kaj vnesete v spustna seznama Dovoli in Podatki. Če navedete, da želite dovoliti samo cela števila med določenim obsegom najmanjših in največjih vrednosti, Excel zagotovi besedilna polja Minimum in Maximum, v katera lahko vnesete ali določite obseg.

Če pa na spustnem seznamu Dovoli ali Podatki izberete druge vnose, se na zavihku Nastavitve prikažejo druga polja z besedilom. Z drugimi besedami, Excel prilagodi zavihek Nastavitve glede na vrsto meril za preverjanje, ki jih določite.

4 Natančno prilagodite potrditev.

Ko opišete merila za preverjanje veljavnosti, izberite ali počistite (počistite) potrditveno polje Prezri prazne celice, da označite, ali so prazne celice dovoljene.

5 Razmislite o razširitvi obsega preverjanja veljavnosti podatkov.

Izberite potrditveno polje Uporabi te spremembe za vse druge celice z enakimi nastavitvami, da označite, ali je treba merila za preverjanje razširiti na druge podobne celice.

Kliknite gumb Počisti vse in Excel počisti (odstrani) merila za preverjanje veljavnosti.

6 Na zavihku Vhodno sporočilo v pogovornem oknu Validacija podatkov podajte vhodno sporočilo.

Zavihek Vnosno sporočilo vam omogoča, da Excelu poveste, naj prikaže majhno sporočilo, ko je izbrana celica z določenim preverjanjem veljavnosti podatkov. Če želite ustvariti vhodno sporočilo, vnesete naslov sporočila v besedilno polje Naslov in besedilo sporočila v besedilno polje Vnosno sporočilo. Prepričajte se, da je izbrano potrditveno polje Prikaži vhodno sporočilo, ko je celica izbrana.

7 Na zavihku Opozorilo o napaki v pogovornem oknu Preverjanje podatkov pošljite sporočilo o napaki.

Navedete lahko tudi sporočilo o napaki, ki ga Excel prikaže, ko nekdo poskuša vnesti neveljavne podatke.

Če želite ustvariti sporočilo o napaki, najprej preverite, ali je potrjeno potrditveno polje Prikaži opozorilo o napaki po vnosu neveljavnih podatkov. Nato s spustnim seznamom Slog izberite, kaj naj Excel naredi, ko naleti na neveljavne podatke: ustavite vnos podatkov o uporabniku brez napačnega vnosa podatkov ali preprosto prikažite informativno sporočilo po vnosu podatkov.

8Tako kot ustvarjanje vnosnega sporočila, vnesite naslov sporočila o napaki v besedilno polje Naslov. Nato vnesite celotno besedilo sporočila o napaki v besedilno polje Sporočilo o napaki.

Vas zanimajo možnosti v spustnem seznamu Slog? Slog opozorila o napaki določa, katere ukazne gumbe prikaže sporočilo o napaki, ko nekdo poskuša vnesti napačne podatke. Če je slog napake Stop, se v oknu s sporočilom o napaki prikažeta ukazna gumba Poskusi in Prekliči.

Če je slog napake Opozorilo, se v oknu s sporočilom o napaki prikažejo ukazni gumbi Da, Ne in Prekliči. Če je slog napake Informativni, se v oknu s sporočilom o napaki prikažeta ukazna gumba V redu in Prekliči.