Kako uporabljati Microsoft Teams

Microsoft Teams je na voljo uporabnikom, ki imajo licence z naslednjimi poslovnimi naročninami na Office 365 : E1, E3, E5, Business Premium in Business Essentials. V izobraževalnih načrtih je na voljo v naročninah A1, A1 Plus, A5 in A3. Pripravljeni so načrti za uvedbo ekip v vladnem oblaku.

Do ekip lahko dostopate iz spletnega brskalnika, namizne aplikacije ali mobilne aplikacije. Največje število uporabnikov, ki lahko dostopajo do celotne funkcionalnosti Teams, temelji na številu licenciranih uporabnikov v organizaciji. Dostop za goste je dovoljen, kar pomeni, da lahko uporabnike iz drugih najemnikov Office 365 povabite v središče Teams organizacije brez potrebe po dodatnih licencah.

Z Teams lahko izvajate individualne ali skupinske zvočne in video klice. Med spletnimi konferencami lahko delite zaslone, načrtujete sestanke in snemate sestanke. Poleg tega ima vsak uporabnik do 1TB prostora za shranjevanje.

S skrbniškega stališča Teams ponuja orodja za upravljanje uporabnikov in aplikacij tretjih oseb. Obstajajo poročila za zbiranje uporabe in nastavitev, ki jih je mogoče konfigurirati s pravilniki, specifičnimi za organizacijo. Za brezskrbnost Microsoft ponuja 99,9-odstotno finančno podprto pogodbo o ravni storitev (SLA) za ekipe.

Ogled uporabniškega vmesnika Microsoft Teams

Zavihki, bot, @omembe in rdeči Šiški so le del novega jezika, ki ga boste morali dodati svojemu besednjaku za uporabo Teams. To je ob predpostavki, da ste že podkovani uporabnik družbenih medijev, ki ve, kaj so emoji, nalepke in Giphys.

Oglejmo si uporabniški vmesnik Teams. Ko zaženete namizno aplikacijo, je spodaj prikazan prvi zaslon, ki ga vidite po prijavi.

Namizni uporabniški vmesnik Teams.

• Vrstica z aplikacijami: tukaj se lahko pomikate do različnih razdelkov v Teams. Na vrhu boste videli naslednje ikone:
  • Dejavnost je tam, kjer boste našli omembe, odgovore in druga obvestila.
  • Klepet je tam, kjer boste videli svoje nedavne osebne ali skupinske klepete in seznam stikov.
  • Teams prikaže vse ekipe, katerih član ste.
  • Sestanki so sinhronizirani z vašim Outlookovim koledarjem in prikazujejo vsa vaša prihajajoča srečanja.
  • Datoteke združuje vse datoteke iz vseh ekip, katerih član ste. Prav tako dostopate do svojega osebnega prostora za shranjevanje OneDrive for Business.
  • […] vključuje povezave do aplikacij, ki so vezane na Teams in kanale znotraj Teams.
  • Trgovina vas popelje do aplikacij in storitev, ki jih je mogoče integrirati v Teams.
  • Povratne informacije vas popeljejo na glasovno stran uporabnika Microsoft Teams, kjer lahko pustite povratne informacije o storitvi.
• Razdelek Ekipe: zgoraj je v vrstici z aplikacijami izbrana ikona Ekipe, zato je tukaj prikazan seznam ekip, katerih člani smo.
• Kanal: Poseben odsek v skupini za organizacijo pogovorov in nalog v določene teme ali projekte.
• Gumb Pridruži se ali ustvari ekipo: s klikom na ta gumb vas popelje skozi postopek ustvarjanja ali pridružitve ekipi. Ta gumb je viden samo, če je v vrstici z aplikacijami izbrana ikona Teams.
• Gumb za nov klepet: s klikom na ta gumb izberete ikono za klepet v vrstici z aplikacijami in vam omogočite, da začnete nov klepet s posameznikom ali skupino.
• Ukazna vrstica: Ta vrstica na vrhu se uporablja za poizvedovanje po aplikacijah ali izvajanje iskanja v Teams.
• Zavihki: s temi zavihki preklapljajte med različnimi stranmi Teams. Pogovori in datoteke so samodejno vključeni; zavihek + znak vam omogoča dodajanje bližnjic do vsebine v Teams.
• Pogovori v kanalu: v tem razdelku so prikazani vsi pogovori v izbranem kanalu. Klepeti v pogovorih o kanalih so vztrajni, zato se lahko, če ste bili zdoma, preprosto pomikate in vas ob vrnitvi opazite. Klepeti lahko vključujejo vizualne indikatorje, kot je @mention, ki označuje, da je v klepetu posebej omenjen uporabnik, ali rdeči pok, ki označuje velik pomen. Upoštevajte, da so klepeti po načrtu odprti, tako da imajo vsi v skupini vpogled v pogovor, da po potrebi pospešijo proces odločanja.
• Polje za novo sporočilo: tukaj lahko vnesete sporočilo, da začnete pogovor. Za dostop do bogatih orodij za oblikovanje lahko pošljete hiter klepet ali razširite polje za sestavljanje.
• Ikona za pošiljanje: ko ste pripravljeni na skupno rabo klepeta, kliknite ikono Pošlji, da objavite klepet skupini.

Pridobivanje pomoči iz ukazne vrstice Microsoft Teams

Teams je intuitiven za uporabo, če pa potrebujete hitro pomoč, je ukazna vrstica vaš cilj na enem mestu za pomoč. Iščete lahko po pogovorih, uporabnikih, datotekah in aplikacijah. Če na primer v ukazno vrstico vnesete besedo »zagon«, bo levo podokno prikazalo rezultate iskanja, razvrščene po sporočilih, osebah in datotekah.

Rezultati iskanja v ukazni vrstici.

Ukaz lahko zaženete tudi neposredno iz ukazne vrstice, tako da vnesete poševnico ( / ). To dejanje bo prikazalo razpoložljive ukaze ali bližnjice. S seznama izberite ustrezen ukaz, da ga začnete.

Bližnjice ukazov poševnice.

Sodelovanje v središču Microsoft Teams

Mnogi mislijo, da je bil fenomen »drevesa e-pošte« izoliran v okoljih velikih podjetij, vendar se pogosto pojavlja tudi v majhnih organizacijah.

Predstavljajte si naslednji scenarij: Nekdo pošlje e-pošto trem osebam in jih prosi za mnenje o nečem. Dva od prejemnikov se takoj odzoveta. Prejemnik #3 odgovori prejemniku #2, vendar pozabi odgovoriti vsem. Zdaj ima prejemnik #2 informacije, ki jih drugi nimajo. Prejemnik #1 nato pošlje e-pošto še drugi osebi (prejemnik #4), ki na vse odgovori s svojimi povratnimi informacijami, kar ne upošteva tistega, o čemer je bilo že razpravljano, preden je bil vključen. Kmalu vsi nabiralniki eksplodirajo od odgovorov na odgovore in odgovorov na vse, da pošiljateljica končno razočarano dvigne roke, ker je zdaj pogovor ušel izpod nadzora in porabi preveč časa za to, da vse pospešuje. Poleg tega mora zdaj vse povratne informacije združiti ročno.

Teams poskrbi, da drevesa e-pošte izginejo. V Teams se lahko pošiljatelj izogne ​​prejšnjemu scenariju tako, da naloži datoteko v kanal Teams, @omeni osebe, od katerih potrebuje povratne informacije, in začne pogovor neposredno iz dokumenta v Teams. Na ta način vsi vidijo komentarje in popravke vseh. Nova oseba, ki se pridruži pogovoru, se lahko samo pomakne navzgor, da postane hitra in vsi so zadovoljni.

Začetek pogovora o dokumentu v Teams.

Ustvarjanje in upravljanje središča Microsoft Teams

Če želite sodelovati v Teams, morate najprej biti član ali ustvarjalec vozlišča Teams. Če želite ustvariti ekipo:

V vrstici z aplikacijami kliknite Ekipe.

Kliknite povezavo Pridruži se ali ustvari ekipo, ki se prikaže na dnu vrstice z aplikacijami.

Kliknite kartico Ustvari ekipo.

Vnesite ime in opis ekipe.

Izberite nastavitve zasebnosti za svojo ekipo (zasebno ali javno).

Zasebni Team pomeni samo lastniki skupine lahko dodate člane, medtem ko je javni ekipe pomeni kdorkoli v vaši organizaciji lahko pridružim ekipi.

Kliknite Naprej.

Dodajte člane v svojo ekipo tako, da v polje Dodaj dodate ime, e-poštni naslov, distribucijski seznam ali varnostno skupino, ki je omogočena za pošto.

Skupina ima lahko največ 2500 članov iz vaše organizacije ali zunanjih uporabnikov prek varnega dostopa za goste.

Po želji lahko izberete vlogo člana ekipe (lastnik ali član), tako da kliknete spustno puščico poleg Člana.
Če pozabite to storiti, lahko pozneje posodobite vrsto članstva.

Kliknite Zapri.

Do funkcij upravljanja ekipe dostopate tako, da kliknete tritočke poleg imena vaše ekipe v vrstici z aplikacijami. Na voljo so naslednje možnosti upravljanja:

• Upravljanje ekipe zažene zavihek Člani, kjer lahko dodate ali odstranite člane, spremenite vlogo člana ali iščete člana.
• Dodajanje kanala odpre pogovorno okno, kjer lahko vnesete ime kanala in opis kanala.
• Dodajanje članov zažene pogovorno okno, kjer lahko vnesete imena oseb, sezname distribucij ali varnostne skupine, ki so omogočene za pošto, ki jih želite dodati svoji ekipi.
• Zapusti ekipo, odpre okno za preverjanje veljavnosti, ki zahteva, da potrdite svojo namero, da zapustite ekipo.
• Uredi ekipo odpre pogovorno okno, v katerem lahko spremenite ime ekipe, opis ekipe in nastavitve zasebnosti.
• Pridobi povezavo do ekipe zažene pogovorno okno, kjer lahko kopirate URL, da ga skupina deli z drugimi.
• Izbriši ekipo, odpre okno za preverjanje veljavnosti, ki zahteva, da potrdite svojo namero za izbris ekipe.

Vodenje članov ekipe.

Klepetanje v Microsoft Teams

Ko je v ekipo dodan nov član, ta član samodejno dobi dostop do vseh prejšnjih pogovorov, datotek in drugih vrst informacij, ki so v skupni rabi v središču ekipe. To je še posebej koristno za vključitev novega člana ekipe v projekt. Ni vam treba razmišljati o tem, katere datoteke posredovati, da bo novi član hiter, saj se lahko sam postreže z vsebino, ki je na voljo v središču, ali preprosto prosi druge za pomoč prek klepeta.

Če želite začeti klepet, kliknite polje za novo sporočilo in začnite vnašati svoje sporočilo v razdelkih »Dejavnost«, »Klepet« ali »Ekipe«. Ko končate, kliknite ikono Pošlji, da objavite svoje sporočilo. Glede na kulturo vaše ekipe lahko svoje klepete popestrite z emoji, Giphys ali nalepkami. Ko kliknete te ikone pod poljem za novo sporočilo, boste našli različne možnosti.

Včasih lahko pogovori v skupini postanejo hrupni, ko se veliko članov pogovarja o različnih temah. Če želite pri tem pomagati, izkoristite funkcijo sporočil v niti v Teams, tako da odgovorite neposredno na določeno sporočilo, tako da je odgovor v kontekstu z izvirnim sporočilom.

Skupna raba datotek v Microsoft Teams

Ko ustvarite središče Teams, se v ozadju samodejno ustvari SharePointovo mesto, ki ustvari knjižnico dokumentov za vsak kanal. Datoteke, naložene v kanalu Teams, se prikažejo na kartici Datoteke in so shranjene v SharePointovi knjižnici dokumentov. Pravzaprav lahko kliknete elipse poleg imena datoteke in nato izberete odpiranje datoteke z njene lokacije v SharePointu .

Odpiranje datoteke v SharePointu iz Teams.

Če želite datoteko dati v skupno rabo v Teams:

V vrstici z aplikacijami izberite Ekipe.

Sestavite sporočilo v polju Sestavi iz kanala.

Kliknite ikono Priloži (izgleda kot sponka) pod poljem Sestavi in ​​izberite vir za prilogo, ki jo želite dati v skupno rabo.

Izberite datoteko iz vira in jo naložite.

Datoteka, ki ste jo naložili, bo zdaj vdelana v sporočilo.

Kliknite ikono Pošlji (izgleda kot letalo), da objavite svoje sporočilo.
Datoteka, ki ste jo dali v skupno rabo, bo prikazana tudi na zavihku Datoteke.

Lahko pa greste neposredno na zavihek Datoteke in kliknete gumb Naloži, da naložite datoteko. Ko je datoteka naložena, kliknite ime datoteke, da jo odprete. Ko ga odprete, lahko začnete pogovor z drugimi o dokumentu.

Srečanja in konference na način Microsoft Teams

Klepeti in pogovori v Teams so zabavni načini komuniciranja z drugimi. Včasih pa je učinkoviteje, če se hitro obrnete na člane ekipe, da rešite težavo, kot pa klepetate naprej in nazaj. Na srečo Teams ponuja popolno rešitev za srečanja s podporo za avdio in video konference. Ker so zmožnosti klicanja vgrajene v Teams, se vam ni treba odjaviti iz Teams in zagnati ločeno aplikacijo, da začnete ad hoc sestanek.

Za bolj uradne sestanke lahko načrtujete sestanek podobno kot nastavite sestanke v Outlooku. Sestanki, ki jih ustvarite v Teams, bodo prikazani v vašem Outlookovem koledarju .

Priprava improviziranega srečanja Microsoft Teams

Recimo, da na primer klepetate s tremi člani svoje ekipe o težavi. Po dolgih čakanjih in vmesnih čakalnih dobah ste se odločili, da je veliko hitreje, če samo pokličete in se pogovorite o težavi. Za začetek improviziranega sestanka:

Odgovorite na nit pogovora in kliknite ikono Video, ki se prikaže na dnu polja za novo sporočilo.

V oknu za video, ki se odpre, vnesite zadevo klica.

Vklopite ali izklopite video kamero, da izberete med skupno rabo videa ali samo zvoka.

Kliknite Meet Now, da začnete konferenco.

Odpre se okno konference s podoknom na desni, kjer lahko povabite druge, da se pridružijo sestanku.

Začetek improviziranega sestanka.

Ko končate s sestankom, kliknite rdečo ikono telefona, da končate klic in zapustite sestanek.

Po sestanku so zapiski in pogovori objavljeni na kanalu, tako da lahko drugi, ki niso mogli priti na sestanek, hitro nadoknadijo, kar so zamudili.

Načrtovanje srečanja Microsoft Teams

Uradni sestanek lahko sestavite vnaprej in povabljene udeležence dovolj obvestite o sestanku. Tako kot Outlook tudi uradne zahteve za sestanek v Teams vključujejo naslov sestanka (ekvivalentno zadevi v Outlooku), lokacijo, začetni in končni datum ali čas, podrobnosti in seznam udeležencev. V Teams lahko izberete kanal za srečanje. Ko je kanal izbran, so artefakti s sestanka objavljeni v kanalu.

Če želite načrtovati srečanje ekip:

V vrstici z aplikacijami kliknite Sestanki.

Kliknite gumb Razporedi sestanek, ki se prikaže na dnu levega podokna.

Načrtovanje sestanka ekip.

V oknu Novo srečanje vnesite naslov, lokacijo, začetni in končni datum/čas, podrobnosti, kanal in imena oseb, ki jih želite povabiti na sestanek.

Po želji lahko dodate kanal za sestanek.

Če želite preveriti razpoložljivost ljudi, kliknite Pomočnik za načrtovanje nad razdelkom s podrobnostmi, da prikažete razpoložljivost udeležencev na podlagi njihovih Outlookovih koledarjev.

Kliknite gumb Razporedi sestanek.
Sestanek je zdaj načrtovan in bo prikazan v razdelku Sestanki v Teams in v Outlookovem koledarju.