Kako uporabljati funkcijo kategorij Outlook 2013

Funkcija Kategorije v Outlooku je zasnovana tako, da vam pomaga ločiti, kaj je nujno in kaj lahko čaka. Dobra zbirka informacij ima veliko vrednosti. Vendar pa s seznama stikov ali opravil ne morete iztisniti polne vrednosti, če ne morete hitro ugotoviti, kateri elementi so pomembni in kateri ne.

Dodeli kategorijo v Outlooku 2013

Ko prvič nastavite Outlook, lahko ugotovite, katere kategorije so na voljo, tako da kliknete gumb Kategoriziraj na zavihku Domov. Gumb Razvrsti je videti kot majhen, večbarven kvadrat s tik-tac prsti. Več drugih Outlookovih modulov prav tako prikazuje gumb Kategoriziraj; opravlja enako delo, kjer koli ga najdete.

S klikom na gumb Kategoriziraj se odpre seznam kategorij (presenečenje!), od katerih je vsaka poimenovana po barvi. Če želite preprosto barvno kodirati svoje predmete od privzetih, je postopek precej preprost.

Sledite tem korakom, da elementu dodelite kategorijo:

Kliknite predmet, ki ga želite kategorizirati.

Element je poudarjen.

Kliknite gumb Kategoriziraj in izberite s seznama.

V elementu se prikaže barvni blok, ki označuje, katero kategorijo ste izbrali.

Vsakemu elementu lahko dodelite več kategorij, čeprav je lahko preveč zmedeno kot če ne dodelite nobene kategorije.

Preimenujte kategorijo v Outlooku

Če želite, si lahko zapomnite, kaj pomeni vsaka barva kategorije Outlook, vendar bi verjetno bilo lažje preimenovati kategorije v določene barve:

Kliknite gumb Kategoriziraj in izberite Vse kategorije.

Prikaže se pogovorno okno Barvne kategorije.

Kliknite kategorijo, ki jo želite preimenovati.

Izbrana kategorija je označena.

Kliknite Preimenuj.

Izbrana kategorija je obdana s poljem, ki prikazuje, da jo lahko urejate.

Vnesite novo ime, ki ga želite dodeliti tej kategoriji.

Namesto starega imena se pojavi ime, ki ga vnesete.

Kliknite V redu.

Pogovorno okno Barvne kategorije se zapre.

Če spremenite ime kategorije, ki ste jo že dodelili nekaterim Outlookovim elementom, se ime kategorije za te elemente samodejno spremeni.

Spremenite barvo kategorije v Outlooku

Lahko spremenite barvo kategorije in njeno ime. Dodeljevanje nepozabnih barv lahko da pomembne namige o tem, kako poteka vaše delo ali kako dobro ste v koraku s trenutnimi projekti.

Sledite tem korakom, da spremenite barvo kategorije:

Kliknite gumb Kategoriziraj in izberite Vse kategorije.

Prikaže se pogovorno okno Barvne kategorije.

Kliknite kategorijo, ki ji želite dodeliti novo barvo.

Izbrana kategorija je označena.

Kliknite gumb Barva.

Prikaže se spustni meni, ki prikazuje barve, ki jih lahko izberete.

Kliknite barvo, ki jo želite dodeliti.

Barva, ki ste jo izbrali, se prikaže namesto stare barve.

Kliknite V redu.

Pogovorno okno Barvne kategorije se zapre.

Izberete lahko Brez in ustvarite brezbarvno kategorijo. To je nekako mračno, a če ustreza vašemu razpoloženju, pojdite. Eden od možnih razlogov za ustvarjanje brezbarvnih kategorij je, da Outlook ponuja samo 25 barv in morda imate več kot 25 kategorij. Ko pa presežete 25 kategorij, lahko razmislite o zmanjšanju števila kategorij, da zmanjšate zmedo.

V Outlooku dodelite tipko za bližnjico kategorije

Vsaki kategoriji lahko dodelite tipko za bližnjico, ki vam omogoča, da dodelite kategorijo brez dotikanja miške. To je zelo priročno, ko želite povečati zaslon, poln e-poštnih sporočil ali opravil, in vse urediti v nekem vrstnem redu.

Če želite kategoriji dodeliti bližnjico, sledite tem korakom:

Kliknite gumb Kategoriziraj in izberite Vse kategorije.

Prikaže se pogovorno okno Barvne kategorije.

Kliknite kategorijo, ki ji želite dodeliti bližnjico.

Izbrana kategorija je označena, da se pokaže, da ste jo izbrali.

Kliknite meni bližnjične tipke.

Prikaže se seznam bližnjičnih tipk.

Kliknite tipko za bližnjico, ki jo želite dodeliti.

Ime izbrane bližnjice se prikaže na desni strani kategorije.

Kliknite V redu.

Kategoriji ne morete dodeliti več kot ene bližnjične tipke; to bi bilo zmedeno. Vendar pa lahko elementu dodelite več kot eno kategorijo.