Kako uporabiti rezervo za izredne razmere v projektu 2016

Rezerva za izredne razmere je bodisi čas ali denar, ki je vključen v načrt ali proračun za ublažitev ugotovljenih tveganj. Tveganje je negotov dogodek ali stanje, ki, če se to zgodi, vpliva na urnik (ali drug cilj projekta, kot so stroški, sredstev ali zmogljivosti). Ustrezen način za reševanje negotovosti pri projektu je izvedba temeljite analize tveganja.

Za tista tveganja, ki jih sprejmete, ker se bodisi odločite, da ne boste razvili odziva ali ne morete dodatno ublažiti njihove verjetnosti ali vpliva, lahko rezervirate rezervo za nepredvidene primere za obravnavo dogodka, ko in če se zgodi. Nobena predpisana enačba ne more določiti ustreznega zneska rezerve za praho; vsak projekt je drugačen. Tukaj je seznam dejavnikov, ki na splošno kažejo, da bi morali dati na stran več rezerve:

• Nova ali nepreverjena tehnologija
• Kompleksni projekti s številnimi vmesniki
• Projekti, ki jih vaša organizacija ne pozna
• Viri, ki ne poznajo vrste dela, ki ga je treba opraviti
• Omejen proračun
• Poslovno kritičen ali odmeven projekt

Da bi zagotovili rezervo za nepredvidene primere v urniku, se naloga brez virov običajno doda na koncu vsake faze projekta ali preden je zapadel večji rezultat. Ta strategija poveča verjetnost, da boste dosegli rok mejnika ali faze.

Na sliki je prikazano, kako je bila dodana naloga, imenovana Nepredvidena registracija, da bi zmanjšali verjetnost, da bi zamuda pri kateri koli nalogi v delovnih paketih registracije zamudila mejnik Razpoložljiva registracija. Če bo šlo vse po načrtih, nepredvidenih stroškov ne bomo uporabili. Če pa obstajajo naloge, ki jih je treba predelati, ali če obstajajo težave z virom ali če zainteresirana stran ni na voljo za povratne informacije, je vgrajena nekaj rezerve.

Dodajanje nepredvidenih dogodkov v urnik.

Odložite rezervo za nepredvidene primere tako za urnik kot za proračun.