Kako soavtorstvo dokumentov z Office 365

V storitvi Office 365 lahko soavtor dokumentov v Wordu, PowerPointu in OneNoteu ali zbirki dokumentov hkrati z drugimi. Če uporabljate spletno aplikacijo Excel (ne namizno različico), lahko izvajate tudi soavtorstvo v realnem času z drugimi. Ta funkcija je omogočena z uporabo tehnologij SharePoint Online.

Za Word in PowerPoint omogočite sledenje glavni in manjši različici v knjižnici dokumentov, preden začnete soavtorstvo. To vam omogoča, da obdržite zgodovino dokumenta, ko gre skozi fazo urejanja, se po potrebi vrnete na starejšo različico in označite mejnike, dosežene v procesu sodelovanja, tako da dokument označite kot glavno različico.

Idealno za zvezke OneNote bi morali omogočiti samo glavne različice, ker lahko preveč manjših različic povzroči napake pri sinhronizaciji, ki lahko povzročijo izgubo podatkov. Ena pomanjkljivost tega pa je, da morate ustvariti ločeno knjižnico dokumentov za svoje zvezke OneNote.

Kot alternativo lahko omejite število shranjenih različic, da preprečite napake. Upoštevajte, da vaše podjetje potrebuje, da ugotovite, ali je treba vklopiti tako večjo kot manjšo različico za prenosnike OneNote ali ne.

Ko vklopite različice za knjižnico dokumentov, imate možnost omogočiti funkcijo Zahtevaj odjavo. Če izberete Da pod Zahtevati odjavo dokumentov, preden se uredijo?, v bistvu pravite, da nihče drug ne more urejati dokumenta, medtem ko ga odjavljate vi.

Drugi uporabniki si lahko še vedno ogledajo kopijo dokumenta samo za branje, vendar ga ne bodo mogli urejati in shraniti nazaj v knjižnico dokumentov. Ker je to v nasprotju s tem, kar želite doseči pri soavtorstvu dokumentov, te funkcije ne omogočite.

Privzeto v SharePointovih knjižnicah to ni vklopljeno. Kljub temu imate še vedno možnost, da preverite dokument iz knjižnice in ko to storite, nihče drug ne bo mogel delati na dokumentu, medtem ko ga odjavljate vi.

Excel Web App 2010 je različica namizne aplikacije v oblaku, ki si jo lahko ogledate v spletnem brskalniku z visoko zvestobo, kar ima za posledico vizualno znan videz in občutek kot njegov namizni dvojnik. Tehnologija za matematične izračune je v spletni aplikaciji enaka kot za namizno aplikacijo.

Zato lahko dobite enake rezultate ne glede na to, ali ste formulo v svojo preglednico vnesli iz spletne aplikacije ali namiznega odjemalca.

Soavtorstvo v spletni aplikaciji Excel je kot čarovnija. Vidite, da se spremembe, ki jih je naredil vaš soavtor, samodejno čarobno prikažejo na vašem zaslonu, takoj ko se vaš soavtor premakne v drugo celico. Ogledate si lahko, kdo ureja preglednico, tako da kliknete vrstico stanja soavtorstva v spodnjem desnem kotu zaslona.