V Wordu 2007 lahko svoje datoteke shranite v formatu PDF ali XPS. PDF ali Portable Document Format, ki ga je uvedel Adobe in se uporablja s svojim običajnim programom Acrobat Reader, je morda najpogostejša zapletena oblika datoteke.
Dokumenti PDF so povsod, Acrobat Reader pa je brezplačen, kar je ubijalska kombinacija. Če dokument shranite kot datoteko PDF, zagotovite, da ga lahko ljudje po vsem svetu preberejo – skupaj s kakršnim koli oblikovanjem in grafiko – tako, kot želite, da je videti.
Microsoft je razvil tudi obliko za izmenjavo datotek, ki jo imenuje XPS, za specifikacijo papirja XML. Tako kot PDF je to oblika datoteke, ki jo lahko bere vsak, čeprav je precej nova in najverjetneje nikoli ne bo tako priljubljena kot PDF.
Najboljši način za shranjevanje dokumenta v formatu PDF je, da vzamete svoj težko prisluženi denar in kupite program Adobe Acrobat Writer. Writer se za razliko od Readerja uporablja za ustvarjanje datotek PDF. Dokument preprosto natisnete v program Acrobat Writer: Pritisnite Ctrl+P in s seznama tiskalnikov izberite Acrobat Writer.
Vaša različica Worda lahko vsebuje PDF in XPS kot formata datotek na spustnem seznamu Vrsta shrani v pogovornem oknu Shrani kot. Če je tako, super. Če ne, se lahko obrnete na Microsoft in pridobite paket dodatkov za Word 2007, ki vključuje možnost shranjevanja dokumentov v formatih datotek PDF in XPS. Povezavo do spletne strani, ki jo želite uporabiti, najdete v sistemu pomoči Word: Poiščite PDF ali XPS in izberite rezultat iskanja z naslovom Omogoči podporo za druge oblike datotek ali kaj podobnega.