Microsoft Office Excel 2007 vam omogoča, da datoteke delovnega zvezka shranite neposredno v datoteko PDF (prenosna datoteka dokumenta), ki jo je razvil Adobe Systems Incorporated. Ta oblika omogoča ljudem, da odprejo in natisnejo vaše Excelove delovne liste (dokumente iz neštetih drugih aplikacij), tudi če v svojih računalnikih nimajo Excela. Vse, kar morajo imeti nameščeno, da odprejo in natisnejo PDF kopijo datoteke delovnega zvezka, je brezplačna programska oprema Adobe Reader, ki jo lahko prenesete s spletnega mesta Adobe .
Preden lahko shranite datoteke v obliki datoteke PDF, morate z Microsoftovega spletnega mesta prenesti in namestiti program Shrani kot PDF ali XPS. Sledite tem korakom:
Odprite okno pomoči za Excel in nato v besedilnem polju Iskanje poiščite PDF in XPS .
V oknu pomoči za Excel kliknite povezavo Omogoči podporo za druge oblike datotek, kot sta PDF in XPS.
Poiščite in kliknite povezavo Microsoftov dodatek Shrani kot PDF ali XPS za programe Microsoft Office 2007.
Odpre se okno brskalnika in prikaže pravilno stran z dodatkom na spletnem mestu Microsoftovega centra za prenose.
Sledite spletnim navodilom za prenos in namestitev tega programa dodatkov.
Ko končate s prenosom in namestitvijo programa za dodatke, sledite tem korakom, da shranite delovni zvezek kot datoteko PDF:
Kliknite gumb Office, pokažite na ukaz Shrani kot in v meniju za nadaljevanje kliknite možnost PDF ali XPS.
Prikaže se pogovorno okno Objavi kot PDF ali XPS.
Uredite ime datoteke in/ali lokacijo mape (če je potrebno) in kliknite gumb Objavi.
Excel shrani delovni zvezek v datoteko PDF in ga samodejno odpre v Adobe Readerju.
Če ustvarite delovni zvezek Excel 2007, ki vključuje nove funkcije, ki niso podprte v prejšnjih različicah Excela, namesto da shranite delovni zvezek kot datoteko Excel 97–2003 .xls in s tem izgubite vse izboljšave Excela 2007, razmislite o tem, da bi ga shranili kot datoteko PDF tako da lahko sodelavci, ki uporabljajo starejše različice Excela, še vedno dostopajo do podatkov v vsem svojem sijaju prek Adobe Readerja.