Kako ročno ustvariti vrtilne tabele v Excelu 2016

Včasih nobena od vrtilnih tabel, ki jih predlaga Excel 2016 pri ustvarjanju nove tabele z orodjem za hitro analizo ali ukaznim gumbom Priporočene vrtilne tabele, ne ustreza vrsti povzetka podatkov, ki ga imate v mislih.

V takih primerih lahko izberete predlagano vrtilno tabelo, katere postavitev je najbližja tisti, ki jo imate v mislih, ali pa se odločite za ustvarjanje vrtilne tabele iz nič (postopek, ki ni tako težaven ali dolgotrajen).

Če želite ročno ustvariti novo vrtilno tabelo iz delovnega lista s podatki, ki jih je treba analizirati, postavite kazalec na celico nekam v celice tega seznama in nato kliknite ukazni gumb vrtilne tabele na zavihku Vstavljanje traku ali pritisnite Alt+NV.

Excel nato odpre pogovorno okno Ustvari vrtilno tabelo in izbere vse podatke na seznamu, ki vsebuje kazalec celice (označen z oznako okrog obsega celic). Nato lahko prilagodite obseg celic v besedilnem polju Tabela/Obseg pod gumbom Izberite tabelo ali obseg, če okvir ne vključuje vseh podatkov za povzetek v vrtilni tabeli.

Excel privzeto zgradi novo vrtilno tabelo na novem delovnem listu, ki ga doda v delovni zvezek. Če pa želite, da se vrtilna tabela prikaže na istem delovnem listu, kliknite gumb Obstoječi delovni list in nato navedite lokacijo prve celice nove tabele v besedilnem polju Lokacija, kot je prikazano tukaj. (Prepričajte se, da ta nova vrtilna tabela ne bo prekrivala nobenih obstoječih tabel s podatki.)

V pogovornem oknu Ustvari vrtilno tabelo navedite vir podatkov in lokacijo vrtilne tabele.

Če je vir podatkov za vašo vrtilno tabelo zunanja tabela baze podatkov, ustvarjena z ločenim programom za upravljanje baze podatkov, kot je Access, morate klikniti gumb Uporabi zunanji vir podatkov, kliknite gumb Izberi povezavo in nato kliknite ime povezavo v pogovornem oknu Obstoječe povezave.

Excel 2016 podpira tudi analizo podatkov iz več povezanih tabel na delovnem listu (imenovano podatkovni model). Če želite podatke v novi vrtilni tabeli, ki jo ustvarjate, analizirati skupaj z drugo obstoječo vrtilno tabelo, ne pozabite potrditi potrditvenega polja Dodaj te podatke v podatkovni model.

Če navedete nov delovni list kot mesto za novo vrtilno tabelo v pogovornem oknu Ustvari vrtilno tabelo, ko kliknete V redu, program vstavi nov delovni list na sprednji del delovnega zvezka s prazno mrežo za novo vrtilno tabelo. Prav tako odpre podokno opravil Polja vrtilne tabele na desni strani območja delovnega lista in na trak doda kontekstni zavihek Orodja vrtilne tabele (glejte naslednjo sliko).

Podokno opravil Polja vrtilne tabele je razdeljeno na dve področji: seznamsko polje Izberite polja za dodajanje v poročilo z imeni vseh polj na seznamu podatkov, ki jih lahko izberete kot vir tabele, pred katerimi so prazna potrditvena polja, in Povlecite polja med Območji Pod razdelkom, razdeljenim na štiri spustna območja (FILTRI, STOLPCI, VRSTICE in VREDNOSTI).

Dokončana vrtilna tabela po dodajanju polj s seznama podatkov zaposlenih v različna območja spuščanja.

Prav tako lahko vstavite nov delovni list s prazno mrežo vrtilne tabele, kot je prikazana, tako da v pogovornem oknu Priporočena vrtilna tabela izberete gumb Prazna vrtilna tabela ali paleto možnosti orodja za hitro analizo (prikazano samo, če hitra analiza ne more predlagati vrtilnih tabel za vaše podatki). Zavedajte se, da ko v tem pogovornem oknu ali paleti izberete gumb Prazna vrtilna tabela, Excel 2016 najprej ne odpre pogovornega okna Ustvari vrtilno tabelo.

Če morate pri ustvarjanju nove vrtilne tabele uporabiti katero od možnosti, ponujenih v tem pogovornem oknu, morate ustvariti vrtilno tabelo z ukaznim gumbom vrtilne tabele in ne z ukaznim gumbom Priporočene vrtilne tabele na zavihku Vstavljanje.

Če želite dokončati novo vrtilno tabelo, morate le dodeliti polja v podoknu opravil Polja vrtilne tabele različnim delom tabele. To storite tako, da povlečete ime polja iz seznamskega polja Izberite polja za dodajanje v poročilo in ga spustite v eno od štirih spodnjih območij, imenovanih spustna območja:

• FILTRI: To področje vsebuje polja, ki vam omogočajo, da se pomaknete po povzetkih podatkov, prikazanih v dejanski vrtilni tabeli, s filtriranjem nizov podatkov – delujejo kot filtri za poročilo. Če na primer določite polje Leto s seznama podatkov kot filter poročil, lahko prikažete povzetke podatkov v vrtilni tabeli za posamezna leta ali za vsa leta, predstavljena na seznamu podatkov.

• STOLPCI: To območje vsebuje polja, ki določajo razporeditev podatkov, prikazanih v stolpcih vrtilne tabele.

• VRSTICE: To območje vsebuje polja, ki določajo razporeditev podatkov, prikazanih v vrsticah vrtilne tabele.

• VREDNOSTI: To območje vsebuje polja, ki določajo, kateri podatki so predstavljeni v celicah vrtilne tabele – to so vrednosti, ki so povzete v zadnjem stolpcu (privzeto sešteti).

Če želite razumeti, kako se te različne cone nanašajo na vrtilno tabelo, si oglejte prikazano dokončano vrtilno tabelo.

Za to vrtilno tabelo je polje Spol s seznama podatkov (polje, ki vsebuje F [za žensko] ali M [za moškega]) dodeljeno, da označuje spol zaposlenega v spustnem območju FILTRI. Polje Dept (ki vsebuje imena različnih oddelkov v podjetju) je dodeljeno izpadni coni STOLPCI, polje Lokacija (ki vsebuje imena različnih mest s poslovnimi enotami) izpadnemu območju ROWS in polje Plača na območje padca VALUES.

Zaradi tega ta vrtilna tabela zdaj prikazuje vsoto plač za zaposlene in ženske v vsakem oddelku (čez stolpce) in nato te vsote predstavi po lokaciji podjetja (v vsaki vrstici).

Takoj, ko dodate polja v novo vrtilno tabelo (ali izberete celico obstoječe tabele na delovnem listu), Excel izbere zavihek Analiza kontekstnega zavihka Orodja za vrtilne tabele, ki se samodejno prikaže na traku. Med številnimi skupinami na tem zavihku najdete skupino Pokaži na koncu, ki vsebuje naslednje uporabne ukazne gumbe:

• Seznam polj, da skrijete in znova prikažete podokno opravil Seznam polj vrtilne tabele na desni strani območja delovnega lista

• +/− Gumbi za skrivanje in ponovni prikaz gumbov za razširitev (+) in strnitev (–) pred določenimi polji stolpcev ali polji vrstic, ki vam omogočajo, da začasno odstranite in nato znova prikažete njihove posebne povzete vrednosti v vrtilni tabeli

• Glave polj, da skrijete in znova prikažete polja, dodeljena oznakam stolpcev in oznakam vrstic v vrtilni tabeli