Kako razvrstiti sezname podatkov na enem polju v Excelu 2013

Vsak seznam podatkov, ki ga sestavite v Excelu 2013, bo imel nekakšen prednostni vrstni red za vzdrževanje zapisov. Razvrstite lahko po enem ali več poljih. Glede na seznam boste morda želeli videti zapise po abecednem vrstnem redu po priimkih.

V primeru tabele s podatki odjemalca boste morda želeli videti zapise, razporejene po abecedi po imenu podjetja. V primeru seznama podatkov o zaposlenih je prednostni vrstni red v številčnem vrstnem redu glede na identifikacijsko številko, ki je dodeljena vsakemu zaposlenemu, ko je zaposlen.

Ko prvotno vnesete zapise za nov seznam podatkov, jih nedvomno vnesete bodisi v želenem vrstnem redu bodisi v vrstnem redu, v katerem pridobivate njihove zapise. Kmalu boste ugotovili, da nimate možnosti dodajanja naslednjih zapisov v želenem vrstnem redu. Kadar koli dodate nov zapis, Excel ta zapis prilepi na dno baze podatkov tako, da doda novo vrstico.

Recimo, da prvotno vnesete vse zapise na seznam podatkov o strankah po abecednem vrstnem redu po podjetju, nato pa dodate zapis za novo stranko: Pammy's Pasta Palace . Excel postavi nov zapis na dno soda - v zadnjo vrstico takoj za Zastrow and Sons - namesto da bi ga vstavil v pravilen položaj, kar je nekje za Acme Pet Supplies.

To ni edina težava, ki jo lahko imate z izvirnim vrstnim redom zapisov. Tudi če zapisi na seznamu podatkov ostanejo stabilni, prednostni vrstni red predstavlja le vrstni red, ki ga uporabljate večino časa. Kaj pa tisti časi, ko morate videti zapise v drugem, posebnem vrstnem redu?

Na primer, če običajno delate s seznamom podatkov o stranki v številčnem vrstnem redu po številki primera, boste morda morali namesto tega videti zapise po abecednem vrstnem redu po priimku stranke, da hitro najdete stranko in poiščete njeno ali njeno dolgovano stanje v natisniti.

Ko uporabljate zapise za ustvarjanje poštnih nalepk za množično pošiljanje, želite zapise v vrstnem redu z poštno številko. Ko generirate poročilo za predstavnike vašega računa, ki prikazuje, katere stranke so na čigavem ozemlju, potrebujete evidence po abecednem vrstnem redu po državah in morda celo po mestih.

Če želite, da Excel pravilno razvrsti zapise na seznamu podatkov, morate določiti, katere vrednosti polja določajo nov vrstni red zapisov. (Ta polja so tehnično znana kot ključi za razvrščanje v jeziku navdušenca nad bazo podatkov.) Nadalje morate določiti, katero vrsto naročila želite ustvariti z uporabo informacij v teh poljih. Izbirate lahko med dvema možnima naročiloma:

• Naraščajoči vrstni red: Besedilni vnosi so postavljeni po abecednem vrstnem redu od A do Ž, vrednosti so razvrščene v številčnem vrstnem redu od najmanjšega do največjega, datumi pa od najstarejšega do najnovejšega.

• Padajoči vrstni red: To je obratno od abecednega vrstnega reda od Z do A, številčni vrstni red od največjega do najmanjšega in datumov od najnovejšega do najstarejšega.

Ko morate seznam podatkov razvrstiti samo v enem določenem polju (na primer v polju Številka zapisa, Priimek ali Podjetje), preprosto kliknete gumb Samodejni filter tega polja in nato na spustnem seznamu kliknete ustrezno možnost razvrščanja:

• Razvrsti od A do Ž ali razvrsti od Z do A v besedilnem polju

• Razvrsti od najmanjšega do največjega ali Razvrsti največjega do najmanjšega v številskem polju

• Razvrsti najstarejše v najnovejše ali razvrsti najnovejše do najstarejše v polju datuma

Excel nato prerazporedi vse zapise na seznamu podatkov v skladu z novim naraščajočim ali padajočim vrstnim redom v izbranem polju. Če ugotovite, da ste seznam razvrstili po pomoti, preprosto kliknite gumb Razveljavi v orodni vrstici za hitri dostop ali takoj pritisnite Ctrl+Z, da vrnete seznam v njegov vrstni red, preden izberete eno od teh možnosti razvrščanja.

Excel pokaže, kdaj je bilo polje uporabljeno za razvrščanje seznama podatkov, tako da gumbu samodejnega filtra doda puščico navzgor ali navzdol. Puščica, ki kaže navzgor, označuje, da je bil uporabljen naraščajoči vrstni red razvrščanja, puščica, ki kaže navzdol, pa, da je bil uporabljen padajoči vrstni red.