Kako razvrstiti podatke v Accessu 2016

Zelo malo Accessovih baz podatkov je organiziranih v lepe, priročne abecedne sezname. Svojih evidenc ne vnašate po abecedi; jih vnesete po vrstnem redu, v katerem prihajajo k vam. Kaj torej storite, ko trenutno potrebujete seznam izdelkov v vrstnem redu številk izdelkov ali seznam naslovov v vrstnem redu poštne številke?

Razvrščanje po enem polju

Rešitev je v ukazih za razvrščanje, ki so izjemno enostavni za uporabo. Ukazi za razvrščanje so na zavihku Domača stran traku v razdelku Razvrsti in filtriraj. Dva gumba (naraščajoče in padajoče) opravljata delo precej dobro:

• Razvrsti naraščajoče razvrsti vaše zapise od zgoraj navzdol:

  • Zapisi, ki se začnejo z A, so na začetku, zapisi, ki se začnejo z Z, pa na koncu.

  • Če vaše polje vsebuje številčne podatke (ne glede na to, ali so to resnične številke ali polja s kratkim besedilom, ki shranjujejo poštne številke, ali polja za valute, ki shranjujejo cene), jih razvrstitev po naraščajočem vrstnem redu razvrsti od najmanjšega do najvišjega.

• Razvrsti padajoče razvrsti vaše zapise od spodaj navzgor:

  • Zapisi, ki se začnejo z Z, so na vrhu, zapisi, ki se začnejo z A, pa na dnu seznama.

  • Če vaše polje vsebuje številske podatke, razvrščanje v padajočem vrstnem redu razvrsti zapise od največjega do najnižjega.

Če želite po razvrščanju v naraščajočem ali padajočem vrstnem redu stvari postaviti nazaj, kot so bile – v vrstnem redu tik pred klikom katerega od teh gumbov – kliknite gumb Odstrani razvrščanje, ki se nahaja tik pod gumboma naraščajoče in padajoče v razvrstitvi & Skupina filtrov.

Razvrščanje na več kot enem polju

Kaj pa, če želite razvrstiti po več poljih – na primer po poštni številki, in nato znotraj te razvrstitve želite, da se vse osebe z isto poštno številko prikažejo v vrstnem redu priimka? Ali pa morda želite vse svoje stranke razvrstiti po polju Status in nato znotraj vsake skupine strank, ki ustvarja, razvrstiti po trenutnem stanju? Za ugnezdenje ene vrste v drugo boste morali uporabiti naslednje korake.

Razvrstite lahko po več kot enem stolpcu hkrati, kot je ta:

Kliknite naslov prvega stolpca, po katerem želite razvrstiti.

Celoten stolpec je poudarjen.

Držite tipko Shift in kliknite naslov zadnjega stolpca, po katerem želite razvrstiti.

Osvetljeni so vsi stolpci od prvega do zadnjega.

Izberite Razvrsti naraščajoče ali Razvrsti padajoče.

Razvrščanje se vedno izvaja od leve proti desni.

Z drugimi besedami, ne morete razvrščati po vsebini četrtega stolpca in znotraj tega po vsebini tretjega stolpca.

Razvrščanje ima svojo posebnost pri delu s številkami v besedilnem polju. Pri razvrščanju polja, v katerem so številke pomešane s presledki in črkami (na primer naslovi ulic), Access razvrsti številke, kot da bi bile črke, ne številke. To vedenje pomeni, da Access postavi (recimo) »1065 W. Orange Street« pred »129 Mulberry Street«. (Zahvaljujoč nenavadnemu načinu, kako vaš računalnik razvršča informacije, je 0 na drugem mestu 1065 pred 2 na drugem mestu 129.)