Kako razviti načrt upravljanja komunikacij v projektu 2013

Ko načrtujete projekt v projektu 2013, razmislite, katere informacije morate (ali katera koli druga zainteresirana stran) spremljati. Pogosto so te informacije shranjene v ločenem dokumentu, imenovanem načrt upravljanja komunikacij.

Načrt upravljanja komunikacij je lahko zapleten – ali tako preprost kot tabela Word ali preglednica Excel. V skrajni levi stolpec vnesete ime ali položaj vsakega deležnika, nato pa na vrhu vnesete potrebne informacije, način in pogostost dostave.

To ni raketna znanost, vendar se morate še vedno vnaprej odločiti, katere informacije boste morda želeli slediti, kdaj jih želite in v kakšni obliki.

Prvi korak pri spremljanju napredka pri projektu je zbiranje informacij o tem, kaj se je dogajalo. Čim preprosteje je poročati o napredku pri projektu, tem bolje, ker bodo ljudje to storili . Bolj rutinsko kot lahko naredite poročanje – na primer vsak petek, na določenem obrazcu, ki se spremeni v isto osebo – lažje je zbirati podatke.

Te informacije lahko nato vnesete v Project 2013 na več načinov: uporabite različne poglede in tabele za vnos informacij v liste s podatki, vnesite informacije v pogovorno okno Informacije o opravilu ali uporabite orodja za sledenje v skupini Urnik na kartici Naloga na Trak.

Količina podatkov, ki jih zberete, je odvisna od informacij, ki jih morate spremljati, in ravni podrobnosti. Nekateri ljudje na primer uporabljajo Project 2013 samo za ustvarjanje časovnice za svoje dejavnosti. Drugi uporabljajo vire in spremljajo svoje celotno delo pri nalogah, samo ne do stopnje podrobnosti, ki preučuje opravljeno urno delo.

Določiti morate najboljšo metodo sledenja za vas, ki je določena s količino in vrsto informacij, ki jih morate spremljati. Microsoft ponuja štiri metode sledenja v Project 2013:

• Naloga – skupaj

• Naloga – časovno fazno

• Naloga – skupaj

• Naloga – časovno fazno

Te metode lahko začnete razumeti s primerjavo sledenja opravilom in sledenju nalogam. Podatki lahko sledite tako, da t vprašaj označuje do trenutnega časa (ali datuma statusa, ki ga izberete) skupno opravljeno delo ali stroške naloge. Ali lahko spremljate informacije, ki jih je ssignment, ki je bolj podrobno sledenje, da vam pokaže celotno delo opravljeno ali stroški, ki jih vsak vir.

Projekt 2013 predvideva, da bodo sredstva enakomerno razdelila delo. Zato v sliko vstopi časovno fazna spremenljivka. Sledenje v časovnih fazah uporablja določene časovne korake, ne glede na to, ali se odločite za sledenje delu po nalogi ali delu, ki ga opravijo posamezni viri pri nalogi.

Če projekt ali organizacija ne zahteva podrobne dodelitve ali časovno postopnega sledenja, je bolje uporabiti metodo naloga – skupno . Potem lahko porabite manj časa za vnašanje informacij v Project 2013 in več časa za upravljanje ekipe in deležnikov.