Kako razviti načrt upravljanja komunikacij Microsoft Project

Ko načrtujete projekt v programu Microsoft Project 2019, razmislite, katere informacije morate (ali katera koli druga zainteresirana stran) spremljati, kdo ima informacije, kako bodo dostavljene in kako pogosto jih je treba posodabljati. Pogosto so te informacije shranjene v ločenem dokumentu, imenovanem načrt upravljanja komunikacij. Naslednja tabela prikazuje preprost primer.

Načrt upravljanja komunikacij

Načrt upravljanja komunikacij je lahko zapleten – ali tako preprost kot tabela Word ali preglednica Excel. V skrajni levi stolpec vnesete ime ali položaj vsakega deležnika, nato pa na vrhu vnesete potrebne informacije, način in pogostost dostave.

To ni raketna znanost, vendar se morate še vedno vnaprej odločiti, katere informacije boste morda želeli slediti, kdaj jih želite in v kakšni obliki. Morda boste želeli preveriti Kako se izogniti pogostim pastem pri vodenju projektov .

1. korak vašega načrta upravljanja komunikacij v projektu: zbiranje podatkov

Prvi korak pri spremljanju napredka pri projektu je zbiranje informacij o tem, kaj se je dogajalo. Čim preprosteje je poročati o napredku pri projektu, tem bolje, ker bodo ljudje to storili . Bolj rutinsko kot lahko naredite poročanje – na primer vsak petek, na posebnem obrazcu, predanem isti osebi – lažje je zbirati podatke.

Te informacije lahko nato vnesete v Project na več načinov: uporabite različne poglede in tabele za vnos informacij v liste s podatki, vnesite informacije v pogovorno okno Informacije o opravilu ali uporabite orodja za sledenje v skupini Urnik na zavihku Naloga na traku .

Količina podatkov, ki jih zberete, je odvisna od informacij, ki jih morate spremljati, in ravni podrobnosti. Nekateri ljudje na primer uporabljajo Project samo za ustvarjanje časovnice za svoje dejavnosti. Drugi uporabljajo vire in spremljajo svoje celotno delo pri nalogah, samo ne do stopnje podrobnosti, ki preučuje opravljeno urno delo. Za nekatere ljudi je preprosto označiti eno nalogo kot 50-odstotno dokončano in drugo 100-odstotno dokončano – in dovoliti, da Project domneva, da so vsi viri opravili predvideno količino dela – v redu.

2. korak vašega načrta upravljanja komunikacij v projektu: uporabite metodo sledenja

Določiti morate najboljšo metodo sledenja za vas, ki je določena s količino in vrsto informacij, ki jih morate spremljati. Microsoft ponuja štiri metode sledenja v Project 2019:

• Naloga – skupaj
• Naloga – časovno fazno
• Naloga – skupaj
• Naloga – časovno fazno

Te metode lahko začnete razumeti s primerjavo sledenja opravilom in sledenju nalogam. Podatki lahko sledite po opravilih, pri čemer do trenutnega časa (ali izbranega datuma statusa) navedete skupno opravljeno delo ali stroške opravila. Lahko pa sledite informacijam po dodelitvi, kar je podrobnejše sledenje, ki vam pokaže skupno opravljeno delo ali stroške posameznega vira.

Recimo, da bo naloga Test Electrical Components ocenjena na 12 ur dela, glede na izhodišče projekta. Inženir, električar in pomočnik – trije človeški viri – so dodeljeni 100 odstotkov svojega časa. Sledenje po opravilih – skupaj, lahko preprosto ugotovite, da je naloga 75 odstotkov dokončana, kar pomeni devet ur opravljenega dela.

Projekt predvideva, da si trije viri delo razdelijo enako – tri ure za vsak vir. V resnici pa je inženir porabil eno uro, električar šest, pomočnik pa dve. Zato v sliko vstopi časovno fazna spremenljivka. Sledenje v časovnih fazah uporablja določene časovne korake, ne glede na to, ali se odločite za sledenje delu po nalogi ali delu, ki ga opravijo posamezni viri pri nalogi.

Tako lahko v nalogi Preizkus električnih komponent uporabite pristop naloge – časovno fazni pristop za spremljanje devetih ur na dnevni osnovi. Lahko pa uporabite pristop – časovno fazni pristop za spremljanje dela vsakega vira, urnega ali dnevnega.

Če projekt ali organizacija ne zahteva podrobne dodelitve ali časovno postopnega sledenja, je bolje uporabiti metodo naloga – skupno. Potem lahko porabite manj časa za vnašanje informacij v projekt in več časa za upravljanje ekipe in deležnikov.

3. korak vašega načrta upravljanja komunikacij v projektu: uporabite orodja za sledenje

Včasih se zdi, da Project ponuja priročen gumb za vse, kar morate narediti v projektu, zakaj bi bilo torej sledenje drugače? Orodja za sledenje na vrhu skupine Urnik na zavihku Naloga izvajajo posodobitve izbranih opravil v katerem koli pogledu lista. Slika prikazuje orodja za sledenje. Pet na levi je gumbov za odstotek dokončanosti, gumb na desni pa vam omogoča, da označite na poti ali posodobite opravila.

Gumbi za sledenje.

Ta orodja izvajajo posebne posodobitve za izbrana opravila:

• Odstotek dokončanja: kliknite to orodje, če želite hitro označiti napredek opravila z grobim izračunom odstotka opravljenega dela v korakih po 25 odstotkov.
• Označi na sledenju: če izberete opravilo in kliknete to orodje, se dejavnost samodejno zabeleži na datum stanja, kot ste jo načrtovali v osnovni liniji.
• Posodobitvena opravila: Če želite prikazati pogovorno okno, ki vsebuje informacije o sledenju o napredku, trajanju, začetnih in končnih datumih, poiščite to orodje v meniju, ki se odpre, ko kliknete puščico navzdol na gumbu Označi na poti. Označite lahko na primer, ali se dejanski začetni datum opravila razlikuje od trenutnega začetnega datuma. Naslednja slika prikazuje pogovorno okno Naloge posodobitve.

Pogovorno okno Posodobi opravila.

Za spremljanje in ponazoritev napredka lahko uporabite še nekaj orodij, ki jih najdete drugje v Projectu:

• Posodobitev projekta: označite vse naloge v projektu kot dokončane do določenega datuma stanja. To orodje lahko uporabite tudi za prerazporeditev nedokončanega dela.
• Premakni opravilo: prerazporedite celotno ali del izbranega opravila. To orodje, ki ga najdete v skupini Opravila na zavihku Opravilo na traku, lahko uporabite za premikanje opravila naprej ali nazaj ali za prerazporeditev njegovih delov glede na datum stanja.
• Dodaj vrstico napredka: vklopite vrsto orodja za risanje. Na zavihku Oblika v skupini Oblika kliknite Mrežne črte. Kliknite puščico navzdol in izberite Vrstice napredka. Pojavi se pogovorno okno, v katerem lahko na določene datume nastavite vrstice napredka: označujejo, katera opravila so pred ali zaostajajo za načrtovanim, z navpično črto, ki povezuje opravila v teku.

Za vse je na voljo pogled Microsoft Project

Morda že veste, da ima Project pogled na vse, kar želite narediti. Uporabite lahko na primer pogled lista opravil in pogled uporabe opravil, da preprosto posodobite podatke o opravilu ali viru. Na voljo je toliko različic, da lahko verjamete, da Microsoft zaračunava pogled.

List z opravili – pogled tabele za sledenje.

Uporaba opravil – pogled tabele za sledenje.

Uporaba opravil – pogled tabele uporabe.

Pri sledenju z uporabo pogleda lista opravil vstavim stolpec, ki prikazuje odstotek dokončanosti. Če želite vstaviti stolpec, preprosto z desno tipko miške kliknite glavo stolpca in kliknite Vstavi stolpec, nato kliknite % Dokončano.

Glede na način sledenja potrebujete različne poglede za različne namene. Naslednja tabela določa najboljši pogled za vsako metodo sledenja.

Sledenje ogledom

Ko najdete ustrezen pogled s pravilnimi prikazanimi stolpci, je vnos informacij o sledenju tako preprost, kot da v ustrezen stolpec za opravilo, ki ga posodabljate, vnesete število ur, znesek v dolarjih za fiksne stroške ali začetni ali končni datum.