Kako postati poln virov v projektu 2013

Ko ustvarite in organizirate naloge v svojem projektu, je naslednji korak običajno ustvarjanje njegovih virov. Preden ustvarite vire v Project 2013, hočete ali nočete, morate razumeti, kako vplivajo na vaš projekt.

Razumevanje virov

V prvi vrsti je vir sredstvo, ki pomaga pri izvedbi projekta, ne glede na to, ali je sredstvo oseba, kos opreme, material ali zaloga. Eden od vidikov učinkovitega dela z viri je upravljanje delovnega toka katerega koli vira, ki ima omejen čas na voljo za vaš projekt. Ko ustvarite vire, navedete njihovo razpoložljivost po urah v dnevu ali dnevih v tednu.

Na primer, ena oseba je lahko na voljo 50 odstotkov časa ali 20 ur v standardnem 40-urnem delovnem tednu, medtem ko je druga lahko na voljo za polni delovni čas (40 ur). Ko svojemu projektu dodelite tovrstne vire, lahko uporabite različne poglede, poročila in orodja, da vidite, ali je kateri koli vir na kateri koli točki projekta preobremenjen.

Vidite lahko tudi, ali ljudje sedijo naokoli in vrtijo s palci, ko so morda na voljo za pomoč pri drugi nalogi. Lahko celo upoštevate vire, ki delujejo na več projektih v vaši organizaciji, in zagotovite, da se uporabljajo učinkovito.

Drug vidik učinkovitega dela z viri je razumevanje, kako število virov, ki jih dodelite za delo na nalogi, vpliva na trajanje te naloge. Z drugimi besedami, če morate opraviti določeno količino dela, vendar le malo ljudi, ki bi to opravili, je za dokončanje tipične naloge potrebno več časa, kot če je na voljo množica ljudi.

Vrsta opravila določa, ali se trajanje opravila spremeni glede na število dodeljenih sredstev.

Končno viri projektu dodajo stroške. Če želite upoštevati stroške v vašem projektu – kot je oseba, ki dela več ur na opravilu, računalniki, ki jih morate kupiti, ali storitve, za katere je treba plačati – morate ustvariti vire in jih dodeliti eni ali več nalogam.

Vrste virov: delo, material in stroški

Za namene načrtovanja virov Projekt priznava samo te tri vrste virov:

• Delo: To osebo, kot je programer ali vodovodar, je mogoče prerazporediti, vendar ne izčrpati. Delovna sredstva so dodeljena nalogam za opravljanje dela.

• Material: Material ima ceno na enoto in ne porablja delovnih ur, lahko pa se izčrpa. Primeri stroškov materiala so jeklo, les in knjige.

• Stroški: Uporaba stroškovnega vira vam omogoča fleksibilnost pri določanju veljavnih stroškov, na primer potovanja ali pošiljanja, vsakič, ko uporabite vir.

Odločitev, katero vrsto vira uporabiti pri dodajanju vira zunanjega prodajalca ali opreme v projekt, je lahko težavna. Če se želite izogniti dodajanju delovnih ur v projekt, ko se ta vir uporablja, ne nastavite vira kot delovnega vira. Namesto tega uporabite stroškovni vir ali pristop s fiksnimi stroški.

Kako viri vplivajo na čas opravila

V skladu s privzetimi nastavitvami Project 2013 je razporejanje na podlagi truda izklopljeno za ročno in samodejno načrtovana opravila. Torej, ne glede na to, koliko delovnih virov dodelite, trajanje opravila ostane enako, Project pa nakopi več ur dela za nalogo, da odraža več truda.

Vendar pa bi v nekaterih primerih vrste nalog s fiksno enoto ali fiksnim delom moralo dodati ali odstraniti vire, dodeljene nalogi, vplivati ​​na čas, potreben za dokončanje naloge. V bistvu se lahko stara izreka »Dve glavi boljši od ene« spremeni v »Dve glavi sta hitrejši od ene«.

Recimo, da je ena oseba dodeljena nalogi Dig Ditch, ki zahteva štiri ure truda. Dve osebi, dodeljeni nalogi Dig Ditch, bosta opravili delo v dveh urah, ker vsak vir dela dve uri hkrati, kar doseže štiri ure truda v polovičnem času.

Če želite, da načrtovanje opravila deluje na ta način, morate najprej spremeniti opravilo v samodejno načrtovano opravilo z uporabo gumba Samodejni razpored v skupini Razpored na zavihku Opravilo. Nato morate vklopiti razporejanje na podlagi truda tako, da dvokliknete nalogo, kliknete zavihek Napredno v pogovornem oknu Informacije o opravilu, izberete potrditveno polje Napor in nato kliknete gumb V redu.

Dodeljevanje dodatnih ljudi nalogam ne skrajša vedno delovnega časa sorazmerno, čeprav ga Project tako izračuna. Ko imate več ljudi, imate na primer tudi več sestankov, beležk, podvojenih prizadevanj in konfliktov. Če nalogi dodate več virov, razmislite tudi o povečanju količine napora, potrebnega za dokončanje te naloge, da bi upoštevali neizogibne neučinkovitosti delovne skupine.

Kako oceniti potrebe po virih

Običajno veste, koliko materialnih virov je potrebnih za dokončanje naloge: V večini primerov lahko uporabite standardno formulo za izračun števila funtov, ton, jardov ali druge količine. Toda kako veste, koliko truda morajo vložiti vaša delovna sredstva, da dokončate naloge v projektu?

Vključite določeno količino dodatnih materialnih virov, če menite, da jih boste potrebovali za predelavo ali ostanke.

Kot pri mnogih vidikih informacij, ki jih vnesete v načrt projekta, je določanje ravni truda v veliki meri odvisno od vaših lastnih izkušenj s podobnimi nalogami in viri. Kljub temu si zapomnite ta opozorila:

• Spretnost šteje. Manj kvalificiran ali manj izkušen vir bo verjetno potreboval več časa za dokončanje naloge. Poskusite – na primer povečajte trajanje za 20 odstotkov za manj kvalificiran vir ali ga zmanjšajte za 20 odstotkov za bolj kvalificiran vir.

• Zgodovina se ponavlja. Oglejte si že opravljene projekte in naloge. Če ste spremljali čas ljudi, boste verjetno videli, koliko truda je bilo potrebno za dokončanje različnih vrst nalog na drugih projektih in potegniti vzporednice z vašim projektom. Ta tehnika za ocenjevanje trajanja napora je podobna analognemu ocenjevanju.

• Prosite in prejeli boste. Prosite vire, da sami ocenijo, kako dolgo bo po njihovem mnenju trajala naloga. Navsezadnje bi morali ljudje, ki opravljajo delo, najbolje vedeti, koliko časa traja.

Dovolite rezervni čas v projektu, da upoštevate nepredvidene okoliščine, na primer manj usposobljenost sredstev, kot ste načrtovali. Da bi zagotovili, da so datumi mejnikov izpolnjeni, mnogi ljudje dodajo nalogo, imenovano rezerva za nepredvidene okoliščine, v svoje urnike tik pred izvedbo mejnika ali koncem faze.