Kako poizvedovati zunanje podatke v Excelu 2016

Excel 2016 omogoča poizvedovanje po podatkovnih seznamih (tabelah), shranjenih v zunanjih bazah podatkov, do katerih imate dostop, in nato izvlečete podatke, ki vas zanimajo, v vaš delovni list za nadaljnjo manipulacijo in analizo.

Excel 2016 prav tako olajša pridobivanje podatkov iz različnih virov podatkov, vključno z datotekami baze podatkov Microsoft Access, spletnimi stranmi v internetu, besedilnimi datotekami in drugimi viri podatkov, kot so tabele baze podatkov na strežnikih SQL in analiznih storitvah, podatkovne datoteke XML in podatkovne tabele iz spletnih povezav do podatkovnih virov Microsoft Windows Azure DataMarket in OData.

Ko uvažate podatke iz takšnih zunanjih virov v Excelove delovne liste, morda imate opravka s podatki, shranjenimi v več povezanih tabelah, ki so vse shranjene v zbirki podatkov (kar se v Excelu 2016 imenuje podatkovni model ). Razmerje med različnimi tabelami v isti zbirki podatkov temelji na skupnem polju (stolpcu), ki se pojavlja v vsaki sorodni podatkovni tabeli, ki je uradno znano kot ključno polje , v Excelu pa je na splošno tako znano kot stolpec za iskanje .

Pri povezovanju tabel na skupnem ključnem polju v vsaj eni tabeli morajo biti zapisi za to polje edinstveni brez dvojnikov, kot je tabela s podatki o strankah, kjer je polje ID stranke edinstveno in dodeljeno samo enkrat (kjer je znano kot primarni ključ ). V drugi povezani podatkovni tabeli je lahko skupno polje (znano kot tuji ključ ) edinstveno ali pa tudi ne, kot v tabeli s podatki o naročilih, kjer vnosi v ID stranke morda niso edinstveni, saj je povsem dovoljeno (celo zaželeno) da ista stranka večkrat kupi več izdelkov.

Pri delu s povezanimi podatkovnimi tabelami je treba upoštevati le še eno stvar, in to je vrsta odnosa, ki obstaja med obema tabelama. V Excelovem podatkovnem modelu sta podprti dve vrsti razmerij:

• Odnos ena proti ena, kjer so vnosi v polju primarnega in tujega ključa popolnoma edinstveni, kot je odnos med seznamom podatkov o strankah in seznamom podatkov o popustih, kjer se polje ID stranke pojavi samo enkrat v vsaki tabeli (saj ima vsaka stranka samo dodeljen en odstotek popusta)

• Razmerje ena proti več, kjer so podvojeni vnosi v polje tujega ključa dovoljeni in celo pričakovani, kot v razmerju med seznamom podatkov o strankah in seznamom podatkov o naročilih, kjer se polje ID stranke lahko pojavi večkrat (ker stranka opravi več nakupov)

Večino časa lahko Excel 2016 ugotovi razmerje med podatkovnimi tabelami, ki jih uvozite. Če pa bi se Excel kdaj zmotil ali vaše tabele vsebujejo več kot eno skupno polje, ki bi lahko služilo kot ključ, lahko ročno določite pravilno razmerje. Preprosto izberite gumb Relationships v skupini Podatkovna orodja na zavihku Podatki traku (Alt+AA), da odprete pogovorno okno Upravljanje razmerij. Tam kliknete Novo, da odprete pogovorno okno Ustvari relacijo, kjer definirate skupno polje v vsaki od dveh povezanih podatkovnih tabel. Ko ustvarite to razmerje, lahko uporabite katero koli od polj v kateri koli od dveh povezanih tabel v poročilih, ki jih pripravite, ali vrtilnih tabelah, ki jih ustvarite.

Če želite uvoziti zunanje podatke, na zavihku Podatki traku (Alt+AZX) izberete ukazni gumb Pridobi zunanje podatke. Ko to storite, Excel prikaže meni z naslednjimi možnostmi:

• Iz Accessa za uvoz tabel baze podatkov, shranjenih v Microsoft Accessu

• Iz spleta za izvedbo poizvedbe po spletni strani za uvoz seznamov podatkov s spletnih strani v internetu

• Iz besedila za uvoz podatkov, shranjenih v besedilni datoteki, tako da določite, kako razčleniti njene podatke v določene stolpce in vrstice vašega delovnega lista

• Iz drugih virov, da odprete spustni meni, ki ponuja različne možnosti: Iz strežnika SQL, Iz Analysis Services, Iz Windows Azure Marketplace, Iz OData Data Feed, Iz XML Data Import, From Data Connection Wizard in Microsoft Query

• Obstoječe povezave za ponovno uporabo povezave s podatkovno storitvijo ali podatkovnim virom (z uporabo ene od možnosti uvoza, zlasti v razdelku Iz drugih virov), ki ste jih že vzpostavili za pridobivanje več podatkov ali osvežitev predhodno uvoženih podatkov