Kako odstraniti smeti iz vaše baze podatkov Access

Če so podatki, ki gredo v vašo bazo podatkov prek tabel in obrazcev, smeti, potem bo vsak izhod ali analiza, ki jo naredite s poizvedbami in poročili, povzročila tudi smeti. Na srečo Access ponuja veliko orodij, ki vam pomagajo zagotoviti, da so podatki, ki gredo v vsako polje, podatki, ki naj bi šli v to polje. V pogledu zasnove tabele lahko najdete številna orodja za odstranjevanje smeti:

• Vrsta podatkov : uporabite pravilno vrsto podatkov, da preprečite vnos podatkov napačne vrste.

• Velikost polja: omejuje število znakov. Na primer, če veste, da polje nikoli ne sme presegati štirih znakov, nastavite velikost polja na 4 znake.

• Format: Podatki so videti pravilno. Besedilo lahko na primer spremenite v vse velike ali male črke. Vnosne maske na primer delujejo z lastnostjo polja Oblika.

• Vhodna maska : vhodna maska omejuje informacije, dovoljene na področju, ki ga določajo, kaj znake lahko vnesete. Uporabite vnosno masko, če veste, v kakšni obliki naj bodo podatki – na primer, če ima številka naročila dve črki, ki jima sledijo štiri števke. Telefonske številke in poštne številke so drugi primeri polj, kjer so maske za vnos uporabne.

• Privzeta vrednost : določa vrednost, ki se prikaže privzeto, če ni vnesena nobena druga vrednost. Privzeta vrednost je prikazana v polju, dokler ni vnesena druga vrednost.

• Pravilo za validacijo polja ali zapisa : pravilo, ki ga morajo podatki prenesti, preden se vnesejo. Ta lastnost deluje s pravilom lastnosti Besedilo preverjanja.

• Obvezno : Določa, da mora polje imeti vrednost, da lahko shranite zapis. Če ni vnesena nobena vrednost, Access ne ustvari novega zapisa, ko pritisnete Tab ali Enter, gumb Nov zapis pa je zatemnjen.

• Dovoli ničelno dolžino : Določa, ali je dovoljen vnos ničelne dolžine, kot je »« (narekovaji brez presledka med njimi) (samo za polja Besedilo, Beležka in Hiperpovezava). Polje ničelne dolžine vam omogoča razlikovanje med informacijami, ki ne obstajajo, in ničelno vrednostjo (prazno), ki je neznana ali ni bila vnesena. Ko je ta možnost nastavljena, omogoča niz ničelne dolžine v zahtevanem polju. Morda boste želeli uporabiti vnosno masko, da bi polje ničelne dolžine izgledalo drugače od ničelne vrednosti, če sta dovoljeni oboje.

• Indeksirano: Ko se odločite za indeksiranje polja, lahko določite, da v polju niso dovoljene podvojene vrednosti. Ta lastnost je dostopna tudi iz pogleda podatkovnega lista – je potrditveno polje na zavihku podatkovnega lista na traku.

• Iskalna polja : uporabniku omogočite, da izbere vrednost za polje, ki je shranjeno v drugem polju. To odpravlja številne napačne črkovanja in standardizira možnosti za področje. Uporabite čarovnika za iskanje, da ustvarite polje za iskanje.