Kako odpraviti 10 težav Common Access 2019

Tukaj je deset najpogostejših težav z Microsoft Accessom in njihove rešitve. Ne obupajte, če vaše težave ni na tem seznamu. Verjetno je, če imate težavo, jo je že imel nekdo drug in je našel rešitev. Zato je internet dragocen vir.

To preprosto ni normalno – normalizacija praznih Access tabel

Ena najtežjih stvari (a vendar najpomembnejša pri gradnji baze podatkov) je pravilna izgradnja struktur tabel. Ta proces je znan kot normalizacija. Pravilno normalizirana baza podatkov nikoli ne sme imeti samo ene tabele, ki vsebuje odvečne informacije. Razmislite o naslednji tabeli:

Ali vidite odvečne informacije? prav imaš. To je ime in naslov stranke. Kaj povzroča odvečnost? Spet prav! To sta dve telefonski številki za stranko Jones. Pravilen način za normalizacijo te tabele bi bil, da bi jo razdelili na dve tabeli – eno za ime in naslov stranke ter drugo za telefonske številke. To bi odpravilo potrebo po ponovitvi drugega Jonesovega zapisa v tabeli strank.

Če imate težave z normalizacijo praznih tabel, napolnite vsako tabelo s petimi do desetimi zapisi. Ogled tabel s podatki običajno olajša odkrivanje težav pri normalizaciji.

Evo, kako začeti normalizirati svoje tabele:

Preglejte vsako tabelo, kot je trenutno strukturirana.
Ali ponavljate kakršne koli informacije po nepotrebnem (kot ste videli z naslovom in imenom stranke prej)?

Če imate podvojene podatke, ugotovite, zakaj jih ponavljate (na primer več telefonskih številk za eno stranko).

Eno tabelo razdelite na dve tabeli, da odpravite odvečnost.

Ponavljajte korake od 1 do 3 za vsako tabelo, dokler ni odpravljena vsa odvečnost.

Morda boste ugotovili, da delitev ene tabele na dve še vedno ne odpravi vse redundance v tabeli. V tem primeru nadaljujte z delitvijo tabel, dokler ne izginejo vse odvečne vrednosti.

Vnesete 73.725, vendar ga Access spremeni v 74

Samodejno zaokroževanje lahko uniči dnevno svetlobo, vendar je popravljanje enostavno. Access privzeto nastavi vsa številska polja tako, da sprejmejo dolga cela števila. Kot se morda spomnite iz srednješolskih matematičnih dni, je celo število negativno ali pozitivno celo število. Če želite prilagoditi decimalke, spremenite nastavitev velikosti polja, tako da sprejema decimalke. Takole:

Odprite tabelo v pogledu načrta in nato kliknite polje, ki ne sodeluje.

Na zavihku Splošno v območju Lastnosti na dnu zaslona kliknite polje Velikost polja.

Kliknite puščico navzdol na koncu polja in nato v spustnem meniju, ki se prikaže, izberite Enojna, Dvojna ali Decimalna.

Shranite tabelo in vaša težava s samodejnim zaokroževanjem je končana.

Za podrobnosti o razliki med velikostjo enojnih, dvojnih in decimalnih polj pritisnite tipko F1, medtem ko ste v polju lastnosti Velikost polja. Zaslon Pomoč vsebuje podroben opis vsake velikosti polja, številk, ki jih bo vseboval, in količine prostora, rezerviranega za to velikost. Access zahteva internetno povezavo za uporabo svojega sistema pomoči.

Besede, ki jih spreminjajo – težave s samopopravkom Access

Včasih lahko te "koristne" funkcije v Accessu postanejo nadloga. Ena takih funkcij se imenuje samopopravek. Morda ga poznate iz programa Microsoft Word, kjer je pogosto odlična stvar. Podatkovne baze pa pogosto vsebujejo kratice, številke delov in podobno. Samopopravek ima lahko poln dan s takšnimi »besedami«. Morda se tega niti ne zavedate, ko vnesete svoje podatke.

Za rešitev te težave imate dve možnosti.

• Razveljavi učinke samopopravkov, ko se pojavijo. Pritisnite Ctrl+Z takoj, ko je samopopravek pokvaril vnos podatkov. Access vrne podatke na način, kot ste jih vnesli. Na žalost, da bi to delovalo, morate dejansko opaziti, da je Access spremenil to, kar ste vnesli.
• Popolnoma izklopite samopopravek. Če želite izklopiti samopopravek, sledite tem korakom:

1. Kliknite zavihek Datoteka v zgornjem levem kotu zaslona Access.

2. Kliknite gumb Možnosti v meniju na levi strani zaslona.

Prikaže se pogovorno okno Accessove možnosti.

3. Na seznamu na levi kliknite Preverjanje.

Prikažejo se vaše izbire za preverjanje.

4. Kliknite gumb Možnosti samopopravkov.

Prikaže se pogovorno okno Samopopravki.

5. Počistite nekatera ali vsa potrditvena polja v pogovornem oknu Samopopravki.

Nekatere ali vse funkcije samopopravkov lahko onemogočite, odvisno od tega, kaj samodejni popravki počnejo, da vas trenutno moti. Počistite možnost Zamenjaj besedilo med vnašanjem, če ne želite več, da bi Access »popravil« vaše »pravkovalne napake« namesto vas.

6. Dvakrat kliknite V redu, da shranite spremembe.

Sedaj lahko besedilo težave vnesete pravilno, brez vmešavanja samopopravka, in ostane tako, kot ste ga vnesli.

Je bil tam in zdaj ga ni več – nenamerni izbris podatkov v Accessu

Morda ste v preteklih letih že večkrat slišali tole: "Baza podatkov je izbrisala moj zapis!" No, imam novico za vas: Baza podatkov ne naredi ničesar, ne da bi ji ljudje ukazali. In ljudje lahko naredijo nekaj napak:

• Nenamerno brisanje: Zapis lahko po nesreči izbrišete na več načinov. Običajno pritisnete bližnjico na tipkovnici za Delete, na primer Ctrl+– (izbriši zapis) ali Ctrl+X (izreži).

Ukaz Razveljavi (Ctrl+Z) ne bo razveljavil izbrisa zapisa.

• Napaka v podatkih: zapis se lahko zdi izbrisan, če nekdo nenamerno spremeni posebno pomemben podatek. Recimo, da zadevni zapis vsebuje datum naročila 15. 12. 2019 in nekdo nehote spremeni datum v 15. 12. 2009. Datum naročila ni pričakovani, zato se morda zdi, da je bil zapis izbrisan.
• Če se zaradi napake v podatkih zdi, da je zapis izbrisan, obstaja več možnih popravkov, kot je opisano v naslednjih razdelkih.

Razveljavi

Brez panike. Preden naredite karkoli drugega, pritisnite Ctrl+Z. To je ukaz Razveljavi. Če se zapis vrne, imate srečo. Razveljavi razveljavi napake pri vnosu podatkov, ki lahko povzročijo, da je zapis izbrisan. Vendar bo to delovalo le, če razveljavite takoj po napaki pri vnosu podatkov.

Poiščite manjkajoči zapis

Če poskusite z ukazom Razveljavi in ​​se zapis ne vrne, še vedno obstaja možnost, da ga skrije napaka pri vnosu podatkov, tako da ga postavite tam, kjer ga ne pričakujete. Odprite tabelo, ki je vsebovala zapis, in jo poiščite na drugačen način kot običajno. Na podobnih zapisih poiščite karkoli nenavadnega. Tukaj je nekaj primerov:

• Če običajno iščete naročila po datumu, poiščite po stranki. Preverite, ali za to stranko obstaja naročilo, podobno manjkajočemu, in ima nenavaden datum (recimo isti mesec in dan kot manjkajoče naročilo, vendar z napačnim letom).
• Poskusite pogledati vsa naročila na zadevni datum, da vidite, ali se zdi, da je stranka pri vsakem naročilu pravilna. Lahko se zgodi, da je bila stranka nenamerno spremenjena na manjkajočem naročilu.

Obnovitev varnostne kopije

Če zapisa ne najdete nikjer, kopirajte zapis iz varnostne kopije datoteke baze podatkov.

Ta rešitev deluje samo, če ste varnostno kopirali svojo bazo podatkov, odkar je bil zapis prvotno dodan. Če varnostno kopirate ponoči in je bil zapis vnešen isti dan, ko je izginil, ta zapis ne bo v vaši varnostni kopiji.

Zaženete poizvedbo Access, vendar so rezultati nepričakovani

Pisanje poizvedb je umetnost. Tudi strokovnjaki se občasno zapletejo. Tukaj je nekaj pogostih rešitev za nepričakovane rezultate poizvedbe:

• Preverite merila za točnost. Potreben je le en napačen pritisk na tipko, da vašo poizvedbo spremenite v napako. Preverite svoja merila za črkovalne ali sintaktične napake – in nato znova zaženite poizvedbo.
• Preizkusite lastnost Unique Values. Ste kdaj videli dve kopiji vsakega zapisa v rezultatih poizvedbe, ko ste pričakovali samo enega? Hitra rešitev pogosto pride z uporabo lastnosti Unique Values. Ta lastnost pove Accessu, naj že preneha s podvajanjem — in če rezultati poizvedbe vsebujejo skupino natančnih dvojnikov, naj vrne samo eno vrstico iz skupine. To lastnost uporabite tako:

1. Odprite poizvedbo o težavi v pogledu načrta.

Prikaže se zavihek Design na traku.

2. Kliknite gumb List z lastnostmi v skupini Pokaži/Skrij trak na zavihku.

Okno z lastnostmi se odpre desno od mreže poizvedbe.

3. Kliknite sivo območje med seznami polj v zgornji polovici mreže poizvedbe.

List z lastnostmi bi moral zdaj prikazati Lastnosti poizvedbe. (Če želite to potrditi, poglejte desno pod naslovno vrstico lista lastnosti.)

4. Kliknite v vrstici Edinstvene vrednosti na listu lastnosti.

Na koncu vrstice Edinstvene vrednosti se prikaže puščica spustnega seznama.

5. Na spustnem seznamu izberite Da in zaženite poizvedbo.

Podvojitev bi morala izginiti.

• Popravite izbirno logiko. Žongliranje množice povezav IN in ALI v poizvedbi lahko hitro zmoti tudi najzahtevnejše oblikovalce baz podatkov.
• Popravite razmerja tabele. Če rezultati poizvedbe pokažejo pot preveč zapisov, in izraz uporablja dve ali več tabel, nepravilne odnose (tudi imenovane pridruži) so verjetno vzrok.
• Preverite vrste odnosov tabel. Če vaša poizvedba vključuje dve ali več tabel in dobite manj zapisov, kot ste pričakovali, so verjeten vzrok napačna razmerja tabel. Na primer, če imate bazo podatkov za vnos naročil in zaženete poizvedbo, ki navaja vse stranke in njihova naročila, boste privzeto videli samo tiste stranke, ki so oddale naročilo. Če si želite ogledati vse stranke, ne glede na to, ali so oddale naročila ali ne, naredite naslednje:

1. V pogledu načrtovanja z desno tipko miške kliknite spoj (črto, ki povezuje obe tabeli) in v meniju, ki se prikaže, izberite Lastnosti spoja.

2. Preglejte ponujene vrste združevanja in izberite tistega, ki pravi nekaj takega kot »Vključi VSE zapise iz »Stranke« in samo tiste zapise iz »Naročila«, kjer so združena polja enaka«.

Dejansko besedilo, ki ga vidite, se razlikuje glede na imena vaših tabel. Če želite poizvedovati ljubitelje, se to imenuje zunanji spoj. Zelo kul.

3. Kliknite V redu in zaženite poizvedbo.

Zdaj bi morali imeti vse zapise iz tabele Kupci, ne glede na to, ali obstajajo ustrezni zapisi v tabeli Naročila.

Če vaša poizvedba vključuje več meril, nekaj izračunanih polj in številna razmerja, poskusite nalogo razdeliti na več manjših korakov, namesto da bi poskušali rešiti težavo naenkrat. Pristop po korakih vam omogoča, da se osredotočite na vsak kos, enega za drugim, in poskrbite, da vsak deluje brezhibno, preden se premaknete na naslednjega.

Če vaša poizvedba še vedno ne deluje, ne glede na to, kaj počnete, prosite nekoga drugega, naj pogleda. Pogosto sem ure in ure delal težko poizvedbo, jo pokazal nekomu drugemu in slišal te čarobne besede: »To je preprosto. Samo naredi to." In problem je rešen. S svežim pogledom na problem pogosto stvari hitro rešite.

Grozno pogovorno okno Parameter v Accessu

Ko odprete poizvedbo, obrazec ali poročilo, boste na neki točki videli pogovorno okno Parameter, ko ne želite videti pogovornega okna Parameter. Ali vržete roke v zrak in preklinjate vesolje? Seveda ne! Kadar koli nepričakovano vidite pogovorno okno Parameter (lahko ga nastavite namerno), to pomeni, da Access ne najde polja, na katerega se sklicujeta obrazec ali poročilo ali poizvedba za obrazcem ali poročilom. Recimo, da je težava v poročilu. Za odpravljanje težav začnite s poizvedbo za poročilom. Odprite to poizvedbo v pogledu podatkovnega lista in preverite, ali dobite parameter. Če ga, za katero področje zahteva? To polje je tisto, ki ga Access ne najde. Torej preklopite poizvedbo v pogled načrtovanja in poiščite stolpec s poljem, ki ga Access ne najde. Problemsko polje je običajno Izračunano polje, ki se sklicuje na druga polja. Ali je ime vsakega polja in tabele pravilno napisano? Če ne, popravite pravopisne napake. Ali naj bi bilo vsako polje v tabeli? Če se na primer vaša referenca glasi Orders.LastName in je polje LastName v tabeli Customers, popravite napako tako, da vneseteStranke.Priimek .

Če se poizvedba izvaja brez parametra, je težava v poročilu. Torej odprite poročilo v pogledu načrta in preverite vsak kontrolnik v poročilu, ki je vezan na polje. Če Access ne najde enega od polj, ki naj bi jih prikazal kontrolnik, bo v zgornji levi kot kontrolnika postavil zeleni trikotnik. Vsakega preverite za zeleni trikotnik. Če najdete zeleni trikotnik, preverite črkovanje polja, na katerega se sklicuje kontrolnik. Na primer, če naj bi kontrolnik prikazal Priimek (brez presledka) in sklic v kontrolniku pravi Priimek (presledek), odstranite presledek, tako da se kontrolnik v poročilu ujema z imenom polja iz poizvedbe. Preverite tudi osnovno poizvedbo poročila, da potrdite, da je v poizvedbi izbrano polje problema.

Najpočasnejša Accessova baza podatkov v mestu

Accessova zbirka podatkov lahko konča na skupnem disku podjetja, tako da je na voljo vsem, ki jo potrebujejo. Težava pri postavitvi celotne Accessove baze podatkov na disk v skupni rabi je v tem, da pogosto teče počasi na delovni postaji vsakega uporabnika (to je fensi beseda za posamezni računalnik). Verjetno boste naleteli tudi na napake, če bo več ljudi poskušalo uporabljati bazo podatkov hkrati. Pritožbe se začnejo pojavljati in ne veste, kaj storiti.

Rešitev te težave je v razdelitvi datoteke baze podatkov Access v dve ločeni datoteki:

• Front end: Vsebuje vse predmete baze podatkov razen tabel

Sprednji del se nahaja na uporabniški delovni postaji.

• Zadnji del: Vsebuje samo tabele

Zadnji del se nahaja na strežniku v skupni rabi.

Sprednji del je povezan z mizami na zadnji strani.

Vse, kar v resnici delite, so podatki – torej so podatki vse, kar bi moralo biti na disku v skupni rabi. S tako nastavitvijo stvari so edina informacija, ki mora potovati po omrežju, podatki, ki jih zahteva uporabnik. Takšna nastavitev dramatično pospeši delovanje baze podatkov in omogoča več uporabnikom, da vnašajo in urejajo podatke hkrati.

Razdelitev nabora podatkov ni tako težka, kot si mislite. Access to naredi hitro s čarovnikom Database Splitter Wizard. Sledite tem korakom za razdelitev baze podatkov:

Varnostno kopirajte bazo podatkov, ki jo želite razdeliti.
Če gre kaj narobe (malo verjetno, ampak hej, nikoli ne morete biti preveč varni, ko gre za podatke!), lahko poskusite znova z varnostno kopijo.

Po potrebi premaknite bazo podatkov, ki jo želite razdeliti, v mapo na disku v skupni rabi.
Ta korak omogoča razdelilniku podatkovnih baz, da pravilno nastavi povezave tabel namesto vas.

Odprite datoteko zbirke podatkov, ki jo želite ločiti iz mape v skupni rabi.
Preden nadaljujete, se prepričajte, da imate varnostno kopijo te baze podatkov. Prepričajte se tudi, da so vsi objekti baze podatkov zaprti.

Kliknite zavihek Orodja za bazo podatkov na traku.
Na traku se prikaže skupina Premakni podatke. Vsebuje gumb z imenom Access Database.

Kliknite gumb Access Database.
Prikaže se pogovorno okno Database Splitter Wizard.

Kliknite gumb Razdeli bazo podatkov in pustite, da čarovnik opravi svoje.
Pozvani boste za ime datoteke zaledne baze podatkov. Vnesite ime, se usedite in opazujte, kako se zabava odvija pred vašimi očmi.

Kopirajte sprednjo datoteko (izvirno datoteko, ki ste jo razdelili) na delovno postajo vsakega uporabnika.
Uporabniki naj odprejo datoteko s svojih delovnih postaj – in poglejte, kako se čudijo izboljšani hitrosti baze podatkov! Ti si junak. Ja!

Nimate skupnega diska ali se želite znebiti svojega deleža? Še vedno lahko imate v svoji zbirki podatkov več uporabnikov hkrati, tako da svoje podatke postavite v oblak.

Vaša datoteka baze podatkov Access je velika kot hiša

Sčasoma ugotovite, da vaša datoteka baze podatkov postaja vse večja in večja. To je posledica brisanja predmetov in zapisov skozi čas. Če na primer ustvarite poizvedbo in jo pozneje izbrišete, ker ni več potrebna, Access ne odstrani samodejno prostora, ki ga zaseda ta poizvedba, iz datoteke baze podatkov. Enako velja za zapise. Ko izbrišete zapise iz tabele, ostane prostor, ki so ga ti zapisi zasedli v datoteki baze podatkov. Sčasoma lahko datoteka postane štiri ali petkrat večja od velikosti, ki je potrebna za shranjevanje podatkov in predmetov v njej.

Zakaj bi vas zanimalo, če se velikost datoteke poveča? Tu sta dva razloga:

• Manjša datoteka baze podatkov deluje hitreje. Zmogljivost je ključna komponenta za zadovoljne uporabnike baze podatkov. Želite, da se vaši obrazci hitro naložijo in da se vaše poizvedbe in poročila izvajajo čim hitreje.
• Redno strnjena baza podatkov je bolj stabilna. Če se zbirka podatkov pogosto uporablja, redno stiskanje pomaga preprečiti poškodbe datotek in tabel.

Ukaz Compact and Repair odstrani presežek. Dobra praksa je, da svojo bazo podatkov redno stiskate (običajno je v redu enkrat na teden). Po kakršnih koli spremembah dizajna ga vedno stisnite. Takole:

Odprite napihnjeno bazo podatkov in kliknite zavihek Orodja za bazo podatkov na traku.
Skupina Orodja se prikaže na samem levi strani traku.

V skupini Orodja kliknite gumb Zmanjšaj in popravi zbirko podatkov.
Vrstica stanja (spodnji desni del zaslona) prikazuje vrstico napredka, ki vas obvešča o napredovanju kompaktnega postopka. Ko vrstica napredka izgine, je zgoščevanje končano – in ostala vam bo datoteka baze podatkov, ki je veliko trimer (hitrejša in stabilnejša). Če ste svojo zbirko podatkov razdelili, ne pozabite strniti tako sprednje kot zadnje datoteke.

Želite, da se datoteka baze podatkov zgosti vsakič, ko jo zaprete? Sledite tem korakom:

Kliknite zavihek Datoteka na traku.

Kliknite gumb Možnosti dostopa v menijski vrstici na levi strani zaslona.
Prikaže se pogovorno okno Accessove možnosti.

Na seznamu na levi kliknite Trenutna zbirka podatkov.
Prikažejo se možnosti za trenutno bazo podatkov.

Potrdite potrditveno polje Skladi ob zaprtju.

Kliknite V redu, da shranite spremembe.

Kliknite V redu v nastalem sporočilnem oknu.

Zaprite bazo podatkov in zabeležite spodnjo desno vrstico stanja.
Baza podatkov se zgosti, preden se zapre!

Compact on close se najbolje uporablja samo v datoteki sprednjega dela. Stiskanje zadnjega dela ob zaprtju lahko povzroči poškodbo zaledne datoteke, če je v njej drug uporabnik, ko jo zaprete. Ne vklopite Compact on Close za datoteko v ozadju.

Pri uvozu preglednice v Access pride do nereda

Običajna praksa je nadgraditi zbirko preglednic v Accessovo zbirko podatkov, potem ko rešitev za preglednice ne ustreza vašim potrebam. Prav tako je običajno, da uvožene podatke preglednice (zdaj tabele) najdete v neurejenem stanju. To težavo najlažje rešite tako, da počistite preglednico, preden jo uvozite. Tukaj je nekaj nasvetov za urejen uvoz:

• Dvakrat preverite informacije, ki prihajajo iz katerega koli programa za preglednice, da se prepričate, da so dosledni in popolni.
  Predvsem se prepričajte, da so vsi vnosi v vsakem stolpcu (polju) iste vrste podatkov (vse številke, vse besedilo ali vse karkoli).
• Odstranite vse naslove in prazne vrstice z vrha preglednice.
  Idealna preglednica za uvoz bo imela imena polj (naslove stolpcev) v vrstici 1 in podatke, ki se začnejo v vrstici 2.
• Prepričajte se, da so naslovi stolpcev v preglednici kratki in edinstveni, da jih bo Access med uvozom zlahka prevedel v imena polj.

Žal nam je; vaša datoteka baze podatkov Access je poškodovana

Začelo se je kot dan kot vsak drug. Vendar pa na ta dan prejmete napako, ko odprete sprednji del vaše razdeljene baze podatkov Access. Zdi se, da ne morete odpreti nobenih obrazcev ali poročil. Smešno je, kako ti lahko nekaj majhnih sporočil pokvari dan. Začnete se spraševati, ali ste sinoči varnostno kopirali podatkovno datoteko in kdaj je bila datoteka dejansko poškodovana. Potem se začneš spraševati, kako se boš rešil te zmešnjave.

Ne bojte se. Obstaja preprosta rešitev za poškodovano bazo podatkov. Tu so koraki:

Pomaknite se do mape, ki vsebuje zaledno datoteko.

Dvokliknite datoteko, da jo odprete.
Access se bo zagnal in poskušal popraviti datoteko. Na desnem delu vrstice stanja bi morali videti vrstico napredka popravila. Če je vse v redu, se datoteka odpre.

Zaprite zaledno podatkovno datoteko.

Znova odprite sprednjo datoteko in vse bi moralo delovati normalno.

Če se po prejšnjih navodilih poškodovana datoteka še vedno ne odpre, imate resno težavo, ki bi jo lahko počistila. Naslednji korak je uporaba varnostne kopije baze podatkov. Preverite, kateri podatki manjkajo med varnostno kopijo in vašim spominom na poškodovano datoteko. Da, vse manjkajoče podatke boste morali znova vnesti. Oprosti!

Če nimate varnostne kopije, ni vse upanje izgubljeno. Kupite lahko programsko opremo, zasnovano posebej za popravilo poškodovanih datotek baze podatkov Access. Poskusite poiskati po spletu za popravilo poškodovanih datotek baze podatkov Microsoft Access. Prepričajte se, da programska oprema deluje z Microsoft Access 2019 in je od zakonitega podjetja.