Ko uporabljate program baze podatkov, kot je Access 2010, ne morete kar tako začeti vnašati podatkov. Namesto tega morate ustvariti zasnovo relacijske baze podatkov, tako da svoje podatke razdelite v eno ali več tabel, od katerih je vsaka sestavljena iz polj (ki so kot stolpci v preglednici). Tabele so povezane z relacijskimi združitvami, kjer se polje v eni tabeli ujema (nanaša na) s poljem v drugi. Tukaj je splošna ideja.
Identificirajte svoje podatke .
Naredite seznam možnih polj (informacij), vključno z besedilom, številko, datumom, resničnim/napačnim in drugimi vrstami podatkov.
Odpravite odvečna polja.
Ne shranjujte istih informacij na več kot enem mestu. Če lahko izračunate eno polje iz drugega, shranite samo eno. (Na primer, shranite datum rojstva ali starost, vendar ne oboje.)
Organizirajte polja v tabele.
Razvrstite svoja polja glede na to, kar opisujejo, tako da vsaka skupina postane tabela. Na primer, baza podatkov za vnos naročil za trgovino ima lahko eno tabelo za stranke, eno za izdelke in eno za naročila.
Dodajte tabele za kode in okrajšave.
Načrtujte, da boste vključili tabelo z imeni držav in dvočrkovnih kod ter tabelo za vsako drugo kodo ali okrajšavo, ki jo nameravate uporabiti v bazi podatkov. Te tabele boste uporabili za ustvarjanje spustnih seznamov vrednosti, med katerimi lahko izbirate pri vnašanju zapisov.
Izberite primarni ključ za vsako tabelo.
Primarni ključ je polje, ki enolično identificira vsak zapis v tabeli. Accessu lahko poveste, da vsakemu zapisu dodeli edinstveno ID številko z uporabo polja za samodejno število.
Povežite tabele.
Oglejte si, katere tabele vsebujejo polja, ki se ujemajo s polji v drugih tabelah. V bazi podatkov za vnos naročil mora tabela Naročila vsebovati polje za identifikacijo stranke, ki je naročilo oddala – polje, ki se ujema s poljem primarnega ključa v tabeli Kupci. Večina odnosov je ena proti več, pri čemer se en zapis v eni tabeli lahko ujema z več kot enim (ali nobenim) zapisom v drugi tabeli.