Kako oblikovati delovni zvezek Excel 2016

Vsi delovni listi programa Excel 2016 ne izvirajo iz predlog. Velikokrat morate ustvariti precej edinstvene preglednice, ki niso namenjene delovanju kot standardni modeli, iz katerih so ustvarjene določene vrste delovnih zvezkov. Pravzaprav je večina preglednic, ki jih ustvarite v Excelu, lahko tovrstnih, še posebej, če se vaše podjetje ne zanaša na uporabo visoko standardiziranih računovodskih izkazov in obrazcev.

Načrtovanje delovnega zvezka

Ko ustvarjate nov delovni zvezek iz nič, morate začeti z upoštevanjem postavitve in oblikovanja podatkov. Ko izvajate to mentalno načrtovanje, si boste morda želeli zastaviti nekaj od naslednjih vprašanj:

• Ali postavitev preglednice zahteva uporabo podatkovnih tabel (z naslovi stolpcev in vrstic) ali seznamov (samo z naslovi stolpcev)?

• Ali je treba te podatkovne tabele in sezname razporediti na en delovni list ali jih je mogoče postaviti v isti relativni položaj na več delovnih listih delovnega zvezka (kot so strani knjige)?

• Ali podatkovne tabele v preglednici uporabljajo isto vrsto formul?

• Ali nekateri stolpci na seznamih podatkov v preglednici dobijo svoj vnos iz izračuna formule ali pa dobijo svoj vnos iz drugih seznamov (imenovanih iskalne tabele ) v delovnem zvezku?

• Ali bodo kateri koli podatki v preglednici grafični in bodo ti grafikoni prikazani na istem delovnem listu (imenovanem vdelani grafikoni ) ali se bodo pojavili na ločenih delovnih listih v delovnem zvezku (imenovani listi grafikonov )?

• Ali kateri koli podatki v preglednici prihajajo iz delovnih listov v ločenih datotekah delovnega zvezka?

• Kako pogosto se bodo podatki v preglednici posodabljali ali dodajali?

• Koliko podatkov bo na koncu vsebovala preglednica?

• Ali bodo podatki v preglednici deljeni predvsem v tiskani ali spletni obliki?

Vsa ta vprašanja vas skušajo prepričati, da razmislite o osnovnem namenu in funkciji nove preglednice, preden jo začnete graditi, tako da lahko pripravite zasnovo, ki je hkrati ekonomična in popolnoma funkcionalna.

Gospodarstvo

Varčnost je pomemben dejavnik, saj ko odprete delovni zvezek, se vsi njegovi podatki naložijo v dinamični pomnilnik vašega računalnika (znan preprosto kot pomnilnik ). To morda ne bo povzročalo težav, če je naprava, v kateri uporabljate Excel 2016, eden najnovejših generacij osebnih računalnikov z več pomnilnika, kot si ga lahko zamislite za uporabo naenkrat, vendar lahko predstavlja precejšnjo težavo, če uporabljate Excel. na majhnem tabličnem računalniku Windows z najmanj pomnilnika ali pametnem telefonu z omejenim pomnilnikom ali delite datoteko delovnega zvezka z nekom, čigar računalnik ni tako dobro opremljen. Prav tako, odvisno od tega, koliko podatkov natisnete v delovni zvezek, boste morda celo opazili, da se Excel plazi in plazi, bolj ko delate z njim.

Da se zaščitite pred to težavo, poskrbite, da podatkovne tabele in sezname v delovnem zvezku ne zapolnite z dodatnimi praznimi celicami »distančnika«. Tabele naj bodo čim bližje skupaj na istem delovnem listu (z največ enim praznim stolpcem ali vrstico kot ločilom, ki ga lahko prilagodite tako, da je tako široka ali visoka, kot želite) ali – če zasnova omogoča – jih obdržite v isti regiji zaporednih delovnih listov.

Funkcionalnost

Poleg varčnosti morate biti pozorni na funkcionalnost preglednice. To pomeni, da morate pri izbiri umestitve podatkovnih tabel, seznamov in grafikonov omogočiti prihodnjo rast. To je še posebej pomembno v primeru seznamov podatkov, ker se nagibajo k daljšemu in daljšemu dodajanju podatkov, kar zahteva vedno več vrstic istih nekaj stolpcev na delovnem listu. To pomeni, da bi morali običajno vse vrstice stolpcev, uporabljenih na seznamu podatkov, obravnavati kot »izključene omejitve«. Pravzaprav vedno postavite grafikone in druge podporne tabele desno od seznama in ne nekje pod zadnjo uporabljeno vrstico. Na ta način lahko še naprej dodajate podatke na svoj seznam, ne da bi se vam bilo treba ustaviti in najprej premakniti kakšen nepovezan element s poti.

Ta prostorska skrb ni enaka pri postavitvi podatkovne tabele, ki bo seštevala vrednosti tako po vrsticah kot po stolpcih – na primer tabela prodaje, ki sešteje vašo mesečno prodajo po artiklih s formulami, ki izračunajo mesečne vsote v zadnji vrstici tabele in formule, ki izračunajo vsote postavk v zadnjem stolpcu. V tej tabeli vam ni treba skrbeti, da bi morali premikati druge elemente, kot so vdelani grafikoni ali druge podporne ali nepovezane podatkovne tabele, ker uporabljate Excelovo zmožnost razširitve vrstic in stolpcev tabele od znotraj.

Ko se miza razširi ali skrči, se okoliški elementi premikajo glede na razširitev in krčenje tabele in z njo. Tovrstno urejanje tabele izvajate, ker vstavljanje novih vrstic in stolpcev tabele pred formule zagotavlja, da jih je mogoče vključiti v skupne izračune. Na ta način vrstica in stolpec formul v podatkovni tabeli delujeta kot meja, ki plava s širitvijo ali krčenjem svojih podatkov, vendar preprečuje vse druge elemente.

Dokončanje oblikovanja delovnega zvezka

Ko ste bolj ali manj načrtovali, kam vse bo v vaši novi preglednici, ste pripravljeni začeti vzpostavljati nove tabele in sezname. Tukaj je nekaj splošnih napotkov, kako nastaviti novo podatkovno tabelo, ki vključuje preproste seštevalne izračune:

• V prvo celico, ki tvori levi in ​​zgornji rob tabele, vnesite naslov podatkovne tabele.

• Vnesite vrstico z naslovi stolpcev v vrstico pod to celico, začenši v istem stolpcu kot celica z naslovom tabele.

• Vnesite naslove vrstic navzdol po prvem stolpcu tabele, začenši v prvi vrstici, ki bo vsebovala podatke. (Če to naredite, ostane prazna celica, kjer stolpec z naslovi vrstic seka vrstico z naslovi stolpcev.)

• Sestavite prvo formulo, ki sešteje stolpce (še vedno praznih) vnosov v celico v zadnji vrstici tabele, nato pa to formulo kopirajte v vse preostale stolpce tabele.

• Sestavite prvo formulo, ki sešteje vrstice (še vedno praznih) vnosov celice v zadnjem stolpcu tabele, nato pa to formulo kopirajte navzdol po preostalih vrsticah tabele.

• Oblikujte celice tako, da vsebujejo vrednosti tabele, in jih nato vnesite v celice ali vnesite vrednosti, ki jih želite izračunati, in nato formatirajte njihove celice. (To je res vaša izbira.)

Ko nastavljate nov seznam podatkov na novem delovnem listu, vnesite ime seznama v prvo celico tabele in nato vnesite vrstico z naslovi stolpcev v spodnji vrstici. Nato vnesite prvo vrstico podatkov pod ustreznimi naslovi stolpcev.

Odpiranje novih praznih delovnih zvezkov

Čeprav lahko odprete nov delovni zvezek z zaslona Excel v pogledu Backstage, ko prvič zaženete program, ki ga lahko uporabite za izdelavo nove preglednice iz nič, boste naleteli na priložnosti, ko boste morali odpreti svoj prazen delovni zvezek iz delovnega lista. samo območje. Če na primer zaženete Excel tako, da odprete obstoječi delovni zvezek, ki ga je treba urediti, in nato nadaljujete z izdelavo nove preglednice, boste morali odpreti prazen delovni zvezek (kar lahko storite pred ali po zapiranju delovnega zvezka, s katerim ste zagnali Excel ).

Prazen delovni zvezek najlažje odprete tako, da pritisnete Ctrl+N. Excel se odzove tako, da odpre nov delovni zvezek, ki dobi splošno ime knjige z naslednjo neuporabljeno številko (knjiga2, če ste Excel odprli s prazno knjigo 1). Enako lahko storite tudi v pogledu Backstage, tako da izberete Datoteka→ Novo in nato kliknete sličico Prazen delovni zvezek.

Takoj, ko odprete prazen delovni zvezek, Excel aktivira njegovo okno dokumenta. Če se želite nato vrniti v drug delovni zvezek, ki ste ga odprli (kar bi storili, če bi želeli kopirati in prilepiti nekatere njegove podatke v enega od praznih delovnih listov), ​​kliknite njegov gumb v opravilni vrstici Windows ali pritiskajte Alt + Tab, dokler se ne prikaže njegova ikona datoteke. je izbran v pogovornem oknu, ki se prikaže na sredini zaslona.

Če kdaj pomotoma odprete prazen delovni zvezek, ga lahko takoj zaprete tako, da pritisnete Ctrl+W, izberete Datoteka→Zapri ali pritisnete Alt+FC. Excel nato zapre okno dokumenta in vas samodejno vrne v okno delovnega zvezka, ki je bilo prvotno odprto, ko ste pomotoma odprli prazen delovni zvezek.