Kako narediti poizvedbo po zunanji zbirki podatkov v Excelu

Excel ponuja zmogljivo metodo za pridobivanje informacij iz zunanjih baz podatkov. Niste omejeni na preprosto pridobivanje vseh informacij iz določene tabele. Lahko pa tudi poizvedujete po bazi podatkov.

S poizvedovanjem po bazi podatkov pridobite samo informacije iz tabele, ki ustrezajo vašim kriterijem. Poizvedbo lahko uporabite tudi za združevanje informacij iz dveh ali več tabel. Zato uporabite poizvedbo za masažo in filtriranje podatkov, preden so dejansko postavljeni v vaš delovni zvezek Excel.

Poizvedovanje je pogosto najboljši pristop, ko želite združiti podatke, preden jih uvozite, in kadar morate podatke filtrirati, preden jih uvozite.

Če želite zagnati poizvedbo baze podatkov in uvoziti rezultate poizvedbe, sledite tem korakom:

1Na zavihku Podatki izberite Iz drugih virov→ Iz Microsoft Query.

Excel prikaže pogovorno okno Izbira vira podatkov.

2 Z zavihkom Baze podatkov določite vrsto baze podatkov, po kateri želite poizvedovati.

Če želite na primer poizvedovati po bazi podatkov Microsoft Access, kliknite vnos baze podatkov MS Access in nato V redu.

Rezultate poizvedbe lahko poizvedujete tako, da kliknete zavihek Poizvedbe in nato izberete enega od tam navedenih elementov.

Prav tako lahko povprašate po OLAP kocki in iz nje pograbite informacije. Če želite izvesti poizvedbo ali kocko OLAP, se posvetujte s skrbnikom baze podatkov. Skrbnik baze podatkov vam lahko pove, iz katere poizvedbe ali kocke OLAP želite prevzeti podatke.

3Izberite bazo podatkov.

Excel prikaže pogovorno okno Izbira zbirke podatkov. V tem pogovornem oknu določite lokacijo in ime baze podatkov, po kateri želite poizvedovati.

4Na seznamu imenikov izberite bazo podatkov, ki jo želite poizvedovati, in kliknite V redu.

Excel prikaže pogovorno okno Čarovnik za poizvedbe – Izberite stolpce.

Uporabite pogovorno okno Čarovnik za poizvedbe – Izberite stolpce, da izberete, katere tabele in katera polja tabele naj se prikažejo v rezultatih poizvedbe. V polju Razpoložljive tabele in stolpci Excel navaja tabele in polja. Sprva ta seznam prikazuje samo tabele, vendar si lahko polja v tabeli ogledate tako, da kliknete simbol + poleg tabele.

5Ko na seznamu Excel vidite polje, ki ga želite kot stolpec, kliknite njegovo polje in nato kliknite gumb s puščico v desno, ki kaže na polje s seznamom Stolpci v vaši poizvedbi.

Če želite na seznam dodati vsa polja v tabeli, kliknite ime tabele in nato kliknite gumb s puščico v desno, ki kaže na polje s seznamom Stolpci v vaši poizvedbi.

Če želite odstraniti polje, izberite polje v polju s seznamom Stolpci v vaši poizvedbi in nato kliknite gumb s puščico v levo, ki kaže na polje s seznamom Razpoložljive tabele in stolpci.

Vse to zveni zelo zapleteno, vendar v resnici ni. V bistvu je vse, kar naredite, identificirati stolpce informacij, ki jih želite na svojem seznamu Excel.

6Ko določite, katere stolpce želite v poizvedbi, kliknite gumb Naprej, da po potrebi filtrirate podatke poizvedbe.

Excel prikaže pogovorno okno Čarovnik za poizvedbe – Filtriranje podatkov.

Podatke, vrnjene kot del vaše poizvedbe, lahko filtrirate z besedilnimi polji Vključi samo vrstice kjer. Če želite na primer vključiti samo vrstice, v katerih polje okrajšave stanja prikazuje CA, kliknite polje state_abbrev v seznamskem polju Stolpec za filtriranje. Nato izberite Enako filtriranje operacije iz prvega spustnega seznama in vnesite ali izberite vrednosti CA v drugem spustnem seznamu.

Pogovorno okno Čarovnik za poizvedbe – Filtriranje podatkov izvaja enake vrste filtriranja, kot jih lahko izvedete z ukazoma Samodejni filter in Napredni filter.

7Filtrirajte svoje podatke na podlagi več filtrov z izbiro izbirnega gumba In ali Ali.

In: uporaba filtrov In pomeni, da mora vrstica izpolnjevati vsako od zahtev filtra, da je vključena.

Ali: Z ali filtri pomeni, da če vrstica izpolnjuje nobenega filtrirane stanje, ki je vključena vrstica.

8 Kliknite Naprej.

Excel prikaže pogovorno okno Čarovnik za poizvedbe – vrstni red razvrščanja.

9Izberite vrstni red za podatke o rezultatih poizvedbe v pogovornem oknu Čarovnik za poizvedbe – vrstni red.

Na spustnem seznamu Razvrsti po izberite polje ali stolpec, ki ga želite uporabiti za razvrščanje. Z izbiro izbirnega gumba naraščajoče ali padajoče izberite, ali naj bo polje razvrščeno v naraščajočem ali padajočem vrstnem redu.

Uporabite lahko tudi dodatne tipke za razvrščanje, tako da izberete polja na prvem in drugem spustnem seznamu Nato po.

Rezultate poizvedbe razvrstite na enak način, kot razvrstite vrstice v Excelovi tabeli. Razvrščanje deluje enako, ne glede na to, ali govorite o rezultatih poizvedbe ali vrsticah na seznamu.

10 Kliknite Naprej.

Excel prikaže pogovorno okno Čarovnik za poizvedbe – Dokončaj.

11V pogovornem oknu Čarovnik za poizvedbe – Dokončaj določite, kam naj Excel postavi rezultate poizvedbe.

V tem pogovornem oknu so izbirni gumbi, med katerimi izberete, kam želite postaviti podatke o rezultatih poizvedbe: v Excelu, v okno Microsoft Query, ki ga lahko nato pregledate, ali v kocko OLAP. Običajno preprosto želite podatke vrniti v Microsoft Excel in jih postaviti v delovni zvezek. Če želite izbrati to možnost, izberite izbirni gumb Vrni podatke v Microsoft Office Excel.

12 Kliknite gumb Dokončaj.

Ko kliknete gumb Dokončaj, da dokončate čarovnika za poizvedbe, Excel prikaže pogovorno okno Uvoz podatkov.

13V pogovornem oknu Uvozi podatke izberite lokacijo delovnega lista za podatke o rezultatih poizvedbe.

V tem pogovornem oknu določite, kam naj bodo postavljeni podatki o rezultatih poizvedbe.

Če želite podatke rezultata poizvedbe postaviti v obstoječi delovni list, izberite izbirni gumb Obstoječi delovni list. Nato določite celico v zgornjem levem kotu obsega delovnega lista in jo vnesite v besedilno polje Obstoječi delovni list.

Če želite podatke postaviti na nov delovni list, lahko izberete izbirni gumb Nov delovni list.

14 Kliknite V redu.

Excel postavi podatke na lokacijo, ki ste jo izbrali.