Kako najti podatke v Accessu 2016

Ko želite izslediti določen zapis takoj, je ustvarjanje poizvedbe za opravilo preveč. Na srečo ima Access 2016 zelo preprost način za iskanje določenega podatka v tabelah in obrazcih vašega projekta: ukaz Najdi.

Najdi se najde — tukaj je veliko presenečenje — v razdelku Najdi na zavihku Domov, ki ga spremlja ikona daljnogleda. Do Najdi lahko pridete tudi tako, da pritisnete Ctrl+F, da odprete pogovorno okno Najdi.

Čeprav je ukaz Najdi precej enostaven za uporabo, ga poznavanje nekaj trikov naredi še bolj zmogljivega, in če ste uporabnik Worda ali Excela, vam bodo triki pomagali tudi v teh aplikacijah – ker je ukaz Najdi Funkcija za celotno pisarno.

Hitro najti karkoli

Uporaba ukaza Najdi je zelo enostavna naloga. Takole deluje:

Odprite tabelo ali obrazec, ki ga želite iskati.

Upoštevajte, da ukaz Najdi deluje v pogledu podatkovnega lista in z obrazci Access in je na voljo takoj, ko se odpre tabela ali obrazec.

Kliknite na polje, ki ga želite iskati.

Ukaz Najdi išče trenutno polje v vseh zapisih tabele, zato se prepričajte, da kliknete pravilno polje, preden začnete postopek Najdi. Accessu je vseeno, kateri zapis kliknete; dokler ste v zapisu v pravilnem polju, Access natančno ve, v katerem polju želite najti.

Zaženite ukaz Najdi.

Lahko kliknete gumb Najdi v razdelku Najdi na zavihku Domov ali pritisnete Ctrl+F.

Odpre se pogovorno okno Najdi in zamenjaj, pripravljeno za uporabo.

V polje Najdi vnesite besedilo, ki ga iščete.

Vzemite si trenutek in preverite svoje črkovanje, preden začnete iskati. Dostop je precej pameten, vendar ni dovolj svetel, da bi ugotovili, da ste dejansko mislili vodovodarja, ko ste vnesli plumer.

Pogovorno okno Najdi in zamenjaj.

Kliknite Najdi naprej, da zaženete iskanje.

• Če so podatki, ki jih iščete, v aktivnem polju, ukaz Najdi takoj izsledi želeni zapis.

  Celica, ki vsebuje podatke, ki jih iščete, je označena.

  Kaj pa, če prvi zapis, ki ga najde Access, ni tisti, ki ga iščete? Recimo, da želite drugega, tretjega ali štirinajstega Johna Smitha na mizi? Ni problema; zato ima pogovorno okno Najdi in zamenjaj gumb Najdi naprej. Kliknite Najdi naprej, dokler Access ne doseže želenega zapisa ali vam pove, da opušča iskanje.

• Če Find ne najde ničesar, obžaluje svojo neuspeh v majhnem pogovornem oknu, ki ga spremlja ta žalostna izjava:

  Microsoft Access je končal iskanje po zapisih. Iskanega elementa ni bilo mogoče najti.

Če Find ni našel tistega, kar ste iskali, imate na voljo nekaj možnosti:

• Lahko odnehate tako, da v majhnem pogovornem oknu kliknete V redu, da izgine.

• Lahko preverite iskanje in poskusite znova (še vedno boste morali klikniti V redu, da se znebite pogovornega okna s pozivom). Ko se vrnete v pogovorno okno Najdi in zamenjaj, morate preveriti naslednje:

  • Prepričajte se, da ste kliknili v pravilno polje in vse pravilno črkovali v polju Najdi.

    Prav tako lahko preverite posebne možnosti Najdi, da vidite, ali ena od njih moti vaše iskanje.

  • Če ste na koncu spremenili črkovanje ali možnosti, znova kliknite Najdi naslednje.

Prestavljanje Find v visoko prestavo

Včasih samo vnos podatkov, ki jih potrebujete, v polje Najdi ne prinese rezultatov, ki jih potrebujete:

• Najdete preveč zapisov (in na koncu neskončno kliknete gumb Najdi naprej, da pridete do enega zapisa, ki ga želite).

• Zapisi, ki se ujemajo, niso tisti, ki jih želite.

Najboljši način za zmanjšanje števila napačnih ujemanj je, da svojemu iskanju dodate več podrobnosti, kar bo zmanjšalo število ujemanj in vam morda dalo samo tisti zapis, ki ga morate najti.

Access ponuja več orodij za natančno nastavitev Find. Če jih želite uporabiti, odprite pogovorno okno Najdi in zamenjaj

• S klikom na gumb Najdi na zavihku Domov

  oz

• S pritiskom na Ctrl+F

Če vaš ukaz Find ne deluje tako, kot mislite, da bi moral, preverite naslednje možnosti. Verjetnost je, da je vsaj ena od teh možnosti nastavljena tako, da izključi tisto, kar iščete.

Poglej v

Access privzeto išče ujemanja samo v trenutnem polju – ne glede na to polje, ki ste ga kliknili pred zagonom ukaza Najdi. Če želite Accessu sporočiti, naj išče po celotni tabeli, na spustnem seznamu Poišči v izberite Trenutni dokument.

Če želite iskati po celotni tabeli, spremenite Look In.

Tekma

Vaše možnosti so naslednje:

• Kateri koli del polja: Omogoča ujemanje kjer koli na polju (iskanje Richarda, Ulricha in Lifestyles of the Rich and Famous ). To je privzeto.

• Celotno polje: To zahteva, da so iskalni izrazi (kar vnesete v polje Najdi) celotno vrednost polja. Tako Rich ne bo našel Ulricha , Richlieuja , Richarda ali Richmonda . Najde samo Richa.

• Začetek polja: Prepozna samo tiste tekme, ki se začnejo na začetku polja. Tako Rich najde Richmonda, ne pa Ulricha.

  Ta možnost vam omogoča, da vnesete tudi samo del imena, še posebej, če poznate samo začetek imena ali začetek naslova.

Če želite spremeniti nastavitev ujemanja, kliknite puščico navzdol poleg polja Ujemanje in nato izberite svojo izbiro v spustnem meniju, ki se prikaže.

Uporaba možnosti Match.

Iskanje

Če najdete preveč zadetkov, poskusite omejiti iskanje na en določen del tabele s pomočjo možnosti Iskanje. Iskanje pove ukazu Najdi, da poišče katero koli

• Pri vseh zapisih v tabeli (privzeta nastavitev)

  oz

• Navzgor ali navzdol od trenutnega zapisa

Če kliknete zapis na polovici tabele in nato naročite Accessu, naj išče od tam navzdol, vaše iskanje omejite na spodnji del tabele.

Natančno prilagodite nastavitve iskanja tako, da kliknete puščico navzdol poleg iskalnega polja in v spustnem meniju izberete ustrezno ponudbo.

Primer za ujemanje

Če potrdite potrditveno polje Ujemanje velikih črk, zagotovite, da je izraz, ki ga iščete, popolnoma enak vrednosti, shranjeni v bazi podatkov, vključno z istimi velikimi in malimi črkami.

To deluje zelo dobro, če iščete ime in ne samo besedo, tako da ne najdete bogate kreme, ko iščete (velika črka R ) Rich v celotni tabeli.

Išči polja kot oblikovana

Ta možnost naroči Accessu, da pogleda oblikovano različico polja in ne dejanske podatke, ki ste jih vnesli. Z "formatirano" to pomeni oblikovanje, uporabljeno za vsebino - številke, oblikovane kot odstotke, datumi, nastavljeni kot kratki datumi v primerjavi s srednjimi datumi, itd.

Omejevanje iskanja na ta način je priročno, ko iščete datume, ID-je enot zaloge ali katero koli drugo polje s precej specializiranim oblikovanjem.

Vklopite iskalna polja kot oblikovana tako, da kliknete potrditveno polje poleg njih.

Ta nastavitev ne deluje z Ujemanje velikih in malih črk, zato so, če je izbrana možnost Ujemanje velikih in malih črk, prikazana zatemnjena iskalna polja kot oblikovana. V tem primeru počistite potrditveno polje Ujemanje velikih črk, da vrnete potrditveno polje Iskalna polja kot oblikovana.

Večino časa ta možnost nima velike razlike. Pravzaprav je edini čas, ko vas verjetno zanima ta posebna možnost Najdi, ko (ali če) iščete po številnih visoko oblikovanih poljih.