Kako izvoziti podatke v Access 2016

Vsak predmet Access 2016 je mogoče izvoziti; najpogostejše izvozne naloge so izvoz podatkov v tabeli ali poizvedbi v drug program (kot je preglednica) in izvoz poročila kot prenosni format dokumenta (splošno znan kot PDF).

Izvoz tabele ali poizvedbe vključuje reorganizacijo podatkov, ki jih vsebuje, v drugo obliko. Tako kot pri uvozu lahko Access podatke prevede v različne oblike datotek, odvisno od vaših potreb.

Ker je mogoče izvoziti vsak Accessov objekt, vam zavihek Zunanji podatki na traku predstavlja vse oblike datotek, v katere je mogoče izvoziti objekt. Če ga ne morete izvoziti v določeno obliko, je gumb te oblike onemogočen.

Izvozni formati

Dostop do izvozov v iste formate, kot jih uvaža. Access izvaža tudi v PDF (datoteke Adobe Acrobat), XPS (Specifikacija papirja XML), Microsoft Word in v prilogo e-pošte.

Izvoz podatkov tabele ali poizvedbe

Koraki za izvoz tabele ali poizvedbe so preprosti:

Ko je zbirka podatkov odprta, kliknite tabelo ali poizvedbo, ki jo želite izvoziti. Vsi objekti baze podatkov se nahajajo v podoknu za krmarjenje.

Ime tabele ali poizvedbe je označeno.

Kliknite zavihek Zunanji podatki na traku.

Skupina gumbov Izvozi.

Na traku se prikaže skupina gumbov za izvoz. Upoštevajte naslednje funkcije skupine gumbov za izvoz:

• Pogosta opravila izvoza imajo lastne gumbe.

• Redko uporabljeni formati so združeni; do njih lahko pridete z gumbom Več.

Kliknite gumb, ki se ujema s programom, v katerega boste izvozili svoje podatke.

1. korak pogovornega okna Izvoz – preglednica Excel je končan.

Prikaže se pogovorno okno Izvoz, prilagojeno vaši izbrani obliki.

Sledite korakom v pogovornem oknu Izvoz, da dokončate izvoz.

Pogovorno okno Izvoz prikazuje izbire za format vaše izvozne datoteke:

• Vsaka izbira zahteva ime datoteke (vključno s potjo) za vaše izvožene podatke.

• Nekateri izvozni procesi sprašujejo tudi, ali želite po končanem izvozu odpreti svojo novo datoteko.

  Ta zadnja funkcija lahko prepreči moteče iskanje po shranjevanju datoteke.

Izberite potrditveno polje Shrani korake izvoza, če veste, da boste ta izvoz izvedli znova.

Potrditveno polje se nahaja na zadnjem zaslonu čarovnika za izvoz. Ko potrdite polje, boste pozvani, da vnesete ime za izvoz.

Trak vsebuje gumb, imenovan Shranjeni izvozi. Ta gumb uporabite, če želite olajšati pogost izvoz tabele ali poizvedbe. Tukaj vidite tabelo, izvoženo iz Accessa, kot je prikazana v Excelu. Ko zaženete shranjeni izvoz več kot enkrat, vam Access pove, da ciljna datoteka že obstaja

Izvožena tabela prostovoljcev v Excelu, pripravljena na vse.

Izvoz poročila v PDF

Sledite tem korakom za izvoz poročila v PDF:

Ko je zbirka podatkov odprta, kliknite poročilo, ki ga želite izvoziti. Vsi objekti baze podatkov se nahajajo v podoknu za krmarjenje.

Ime poročila je označeno.

Kliknite zavihek Zunanji podatki na traku.

Na traku se prikaže skupina gumbov za izvoz.

Kliknite gumb PDF ali XPS v skupini Izvozi.

Prikaže se pogovorno okno Objavi kot PDF ali XPS.

Izvoz poročila Dogodki po vrsti v PDF.

Pomaknite se do mape, v katero želite shraniti datoteko, in vnesite ime datoteke v polje Ime datoteke.

Kliknite Objavi.

Poročilo se shrani kot PDF v mapo in z imenom datoteke, ki ste ga navedli.