Kako integrirati Dynamics 365 z Outlookovo e-pošto

Microsoft resno jemlje integracijo med Outlookom in drugimi aplikacijami in Dynamics 365 zagotovo ni izjema. Konec koncev se večina poslovnih uporabnikov na e-poštna sporočila odgovarja ves dan. E-poštna sporočila, ki jih prejmete, pogosto narekujejo, na katere naloge se osredotočite.

Tako s sodelavci kot s strankami komunicirate večinoma po elektronski pošti. Torej, če je vaš e-poštni sistem ločen od vašega CRM-ja v prednji pisarni (avtomatizacija prodajnih sil in storitve za stranke) in zalednega ERP-a (finance in operacije), boste preklapljali med odklopljenimi aplikacijami, izrezovali in lepili podatke, težko prenašali priloge datotek, brskajte, da poiščete te datoteke, in nato ustvarite nove priponke datotek. Stike v vašem sistemu CRM ali ERP boste morali ročno dodati vašim e-poštnim stikom ali pa boste morali e-poštne naslove izrezati in prilepiti naprej in nazaj. Jasno je, da je pomanjkanje tesne integracije med vašimi kritičnimi aplikacijami front-office, back-office in e-poštnimi aplikacijami neučinkovito, nagnjeno k napakam in dolgotrajno.

Microsoftov odgovor na integracijo e-pošte Outlook z Dynamics 365 je Dynamics 365 App for Outlook. Ta aplikacija, ki je dodatek za Microsoft Office, je prednostna aplikacija, še posebej, če uporabljate Dynamics 365 na mobilnih napravah.

Prej je bila Microsoftova integracija z imenom Dynamics 365 for Outlook (staro ime ne vsebuje besede app). Starejša aplikacija (včasih imenovana odjemalec Dynamics 365 for Outlook) je še vedno na voljo zaradi združljivosti za nazaj.

Naslednje novejše funkcije so vključene v aplikacijo Dynamics 365 za Outlook, vendar so manjkale v Dynamics 365 for Outlook:

• Omogoča možnost nastavitve zapisa v zvezi z enim klikom (z drugimi besedami, za povezavo zapisa v Dynamics 365, kot je račun stranke, z Outlookovo e-pošto).
• Prikaže povzetek informacij iz storitve Dynamics 365 za prejemnike e-pošte v Outlooku.
• Prikaže povzetek glede zapisa v e-pošti ali sestanku.
• Združljivo z Outlook Web App.
• Združljivo z Outlookom za Mac.
• Združljivo s pametnimi telefoni in tabličnimi računalniki.
• Možnost spremljanja poslanih e-poštnih sporočil.
• Sposobnost ustvarjanja Wordovih dokumentov za spajanje pošte.

Na srečo je ne glede na to, katero različico Outlooka uporabljate, Dynamics 365 App for Outlook na voljo za nedavne izdaje za vse te različice Outlooka:

• Outlook za namizje
• Outlook Web App (vključen s Office 365)
• Outlook Mobile App (za pametne telefone in tablice)

Ko je nameščena aplikacija Dynamics 365 za Outlook, se desno od vašega e-poštnega sporočila prikaže podokno Dynamics 365; to isto podokno se prikaže vsakič, ko nastavljate sestanek. Z enim klikom lahko e-poštno sporočilo povežete z zapisom Dynamics 365, kot je primer v storitvi Dynamics 365 Customer Service. Povezani e-poštni naslov samodejno postane dejavnost na primeru. Z drugimi besedami, e-pošta je zdaj del primera storitve za stranke in je zato vidna v obeh aplikacijah. (Upoštevajte, da se vrsta integracije, ki omogoča prenos podatkov v obe smeri, imenuje dvosmerna integracija ali sinhronizacija .)

Če želite zagnati podokno Dynamics 365 v Outlooku, kliknite ikono Dynamics 365 – ta funky logotip, sestavljen iz dveh trikotnikov in enega trapeza. Spoznajte ta logotip, ker označuje Dynamics 365 Finance and Operations (Enterprise ERP sistem) in ker se pogosto pojavlja v drugih aplikacijah, kjer je na voljo integracija z Dynamics 365.

Logotip Dynamics 365.

S funkcijami, ki so na voljo v aplikaciji Dynamics 365 za Outlook, lahko

• Oglejte si informacije o svojih stikih in potencialnih strankah Dynamics 365, medtem ko gledate e-pošto, sestanke ali sestanke v Outlooku.
• Povežite e-poštna sporočila, sestanke in sestanke z računom (stranko), prodajno priložnostjo, primerom ali katero koli entiteto po meri, ki ste jo ustvarili v Dynamics 365.
• Odprite račune Dynamics 365 (stranke), priložnosti ali primere neposredno iz Outlooka.
• Dodajte dejavnosti (z drugimi besedami, telefonske klice, opravila ali sestanke) v Dynamics 365 neposredno iz Outlooka.
• Ko ustvarjate e-pošto ali sestanek, vključite članke o znanju in prodajno literaturo iz Dynamics 365 v svojo e-pošto ali sestanek v Outlooku.
• Sledite Outlookovim stikom neposredno v Dynamics 365.

Za uporabo aplikacije Dynamics 365 za Outlook je potrebna sinhronizacija dohodne e-pošte z vašim e-poštnim nabiralnikom na strani strežnika. Vaš skrbnik sistema bo morda moral spremeniti, kako je e-pošta konfigurirana za vašo organizacijo. Te konfiguracijske spremembe vključujejo vašo naročnino na Exchange Online in vaš profil e-poštnega strežnika za Microsoft Exchange Online ter nastavitev privzetega načina sinhronizacije. Ko je vse to nastavljeno, se sinhronizacija zgodi vsakih 5 minut. Ta frekvenca se samodejno poveča na vsaki 2 minuti, če ima uporabnik veliko dohodnih e-poštnih sporočil.

Če želite e-poštno sporočilo povezati z računom Dynamics 365, sledite tem korakom:

Kliknite gumb Dynamics 365 v e-poštnem podoknu.
Prikaže se okno Predogled.

Kliknite ikono Nastavi glede/povezave (dva prekrivajoča se ovala, ki izgledata kot člena v verigi).
Prikaže se iskalno polje.

Vnesite iskalno besedilo in kliknite ikono povečevalnega stekla.
Pod njim se prikaže seznam računov in drugih zapisov, ki ustrezajo vašim iskalnim kriterijem. Seznam zapisov lahko omejite samo na račune s klikom na gumb Računi, ki je nad seznamom zapisov.

Če želite povezati e-poštno sporočilo, kliknite račun, s katerim ga želite povezati.

Sledite lahko tudi brez upoštevanja, kar pomeni, da se e-pošta spremlja v Dynamics 365, vendar ni povezana (povezana z) določenim računom, stikom ali drugim subjektom v Dynamics 365. E-pošta se prikaže v Dynamics 365 na vašem seznamu. sledenih e-poštnih sporočil, vendar se ne prikaže v povezavi z ogledom določenega zapisa.

Izrazi, ki jih Microsoft uporablja za opis te funkcionalnosti, se spremljajo, povezujejo in določajo. Ti trije izrazi se uporabljajo dokaj zamenljivo za opis e-poštnih sporočil, ki so integrirana med Outlook in Dynamics 365.

Koristna funkcija aplikacije Dynamics 365 za Outlook je možnost samodejnega dodajanja stika ali vodenja v sistem Dynamics 365 Customer Engagement (z drugimi besedami, CRM) na podlagi e-pošte, ki ste jo prejeli. S tem prihranite pritiske tipk in se izognete potrebi po preklapljanju med aplikacijami, izrezovanju in lepljenju podatkov ali, še huje, večkratnem ponovnem vnosu istih podatkov.

Če želite v Dynamics 365 dodati stik od prejemnika e-pošte v Outlooku z aplikacijo Dynamics 365 za Outlook, sledite tem korakom:

V podoknu Dynamics 365, ki se prikaže v Outlooku, kliknite znak plus (+).
V meniju, ki se prikaže, imate možnost izbire med kontaktom ali potencialno stranko.

Izberite Kontakt.
Stik je dodan v aplikacijo Dynamics 365 Customer Engagement.

V podoknu Dynamics 365 lahko ustvarite opravilo, sestanek ali telefonski klic. Z drugimi besedami, ni vam treba krmariti, preklapljati ali preklapljati med aplikacijami. Podokno Dynamics 365 je vdelano neposredno v Outlook; je del Outlooka, vendar v Dynamics 365 CRM dodajate nove zapise. (To je globoka integracija.)

Če želite opomnik za telefonski klic iz Outlooka dodati v storitev Dynamics 365 Customer Engagement (CRM) z uporabo podokna Dynamics 365 v aplikaciji Dynamics 365 za Outlook, sledite tem korakom:

Odprite e-poštno sporočilo v Outlooku kot običajno.

Kliknite ikono Dynamics 365.
Podokno Dynamics 365 se prikaže v Outlooku na desni strani okna.

Sledite e-pošti (če še ni sledila).

Nastavite glede na povezavo e-pošte z določenim stikom v Dynamics 365.

Kliknite modri znak plus v krogu, ki se nahaja v spodnjem desnem kotu okna V zvezi s stikom.

Prikaže se spustni meni, na katerem so navedene možnosti Opravilo, Sestanek in Telefonski klic.

Izberite Telefonski klic.
Prikaže se okno Ustvari telefonski klic.

Nastavite prednost in rok.
Ta polja so neobvezna. Pred obveznimi polji je rdeča zvezdica.

Datum zapadlosti vključuje uro, zato se prepričajte, da ste nastavili čas dneva, ko nameravate poklicati ta kontakt, če je bil določen čas vnaprej dogovorjen.

Polje Zadeva, ki je obvezno polje, se samodejno izpolni z zadevo e-poštnega sporočila kot privzeto.

Zadevo lahko prepišete.

Call From in Call To samodejno izpolnita vaše uporabniško ime (Call From) in ime stika (Call To).

Kliknite gumb Shrani.
Prikaže se sporočilo (zeleno), ki pravi, da je bil telefonski klic uspešno ustvarjen. Telefonski klic bo povezan s kontaktom v Dynamics 365, v Dynamics 365 pa boste opomnjeni, da sledite in opravite telefonski klic na datum zapadlosti ob določenem času.