Kako filtrirati seznam podatkov v Excelu 2016

S funkcijo filtra v Excelu 2016 je enostavno skriti vse na seznamu podatkov, razen zapisov, ki jih želite videti. Če želite seznam podatkov filtrirati samo na tiste zapise, ki vsebujejo določeno vrednost, nato kliknite gumb Samodejni filter ustreznega polja, da prikažete spustni seznam, ki vsebuje vse vnose v tem polju, in izberite tistega, ki ga želite uporabiti kot filter.

Excel nato prikaže samo tiste zapise, ki vsebujejo vrednost, ki ste jo izbrali v tem polju. (Vsi ostali zapisi so začasno skriti.)

Če naslovi stolpcev vaše tabele s seznamom podatkov trenutno nimajo spustnih gumbov za filtriranje, prikazanih v celicah za imeni polj, jih lahko dodate preprosto tako, da kliknete Domov→Razvrsti in filtriraj→Filter ali pritisnete Alt+HSF.

Na sliki sem na primer filtriral Seznam podatkov zaposlenih, da prikažem samo tiste zapise, v katerih je lokacija Boston ali San Francisco, tako da sem kliknil gumb Samodejni filter v polju Lokacija in nato potrditveno polje (Izberi vse), da odstranim kljukico. . Nato sem kliknil potrditveni polji Boston in San Francisco, da jima dodam kljukice, preden sem kliknil V redu. (Tako preprosto je.)

Seznam podatkov zaposlenih po filtriranju vseh zapisov, razen tistih z Bostonom ali San Franciscem v polju Lokacija.

Ko filtrirate seznam podatkov, tako da so prikazani samo zapisi, s katerimi želite delati, lahko te zapise kopirate v drug del delovnega lista desno od baze podatkov (ali še bolje, na drug delovni list v delovnem zvezku). Preprosto izberite celice, nato kliknite gumb Kopiraj na zavihku Domov ali pritisnite Ctrl+C, premaknite kazalec celice na prvo celico, kjer se bodo pojavili kopirani zapisi, in nato pritisnite Enter. Po kopiranju filtriranih zapisov lahko ponovno prikažete vse zapise v bazi podatkov ali uporabite nekoliko drugačen filter.

Če ugotovite, da vam filtriranje seznama podatkov z izbiro ene vrednosti v polju s spustnim seznamom polja daje več zapisov, kot si jih v resnici želite soočiti, lahko dodatno filtrirate bazo podatkov tako, da v spustnem meniju drugega polja izberete drugo vrednost seznam. Recimo, da izberete Boston kot vrednost filtra na spustnem seznamu polja Lokacija in na koncu dobite na stotine bostonskih zapisov, prikazanih na delovnem listu.

Če želite zmanjšati število zapisov v Bostonu na bolj obvladljivo število, lahko nato na spustnem seznamu polja Dept izberete vrednost (kot je Človeški viri), da dodatno filtrirate bazo podatkov in zmanjšate zapise, s katerimi morate delati na zaslonu. Ko končate z delom z evidencami zaposlenih v Bostonski kadri, lahko prikažete drug niz, tako da znova prikažete spustni seznam polja Oddelek in spremenite vrednost filtra iz Človeški viri v kak drug oddelek, kot je računovodstvo.

Ko ste pripravljeni znova prikazati vse zapise v zbirki podatkov, kliknite gumb Samodejni filter filtriranega polja (označen s pojavom stožčastega filtra na spustnem gumbu) in nato kliknite Počisti filter iz (ki mu sledi ime polje v oklepajih) blizu sredine spustnega seznama.

Gumbi samodejnega filtra lahko začasno odstranite iz celic v zgornji vrstici seznama podatkov, ki vsebuje imena polj, in jih pozneje znova prikažete s klikom na gumb Filter na zavihku Podatki ali s pritiskom na Alt+AT ali Ctrl+Shift+L.