Kako dodati zapise na sezname podatkov v Excelu 2019

Ko ustvarite imena polj v Excelu in en zapis seznama podatkov ter jih oblikujete kot tabelo , ste pripravljeni, da začnete vnašati preostale podatke kot zapise v naslednjih vrsticah seznama. Najbolj neposreden način za to v Excelu 2019 je, da pritisnete tipko Tab, ko je kazalec celice v zadnji celici prvega zapisa. Če to storite, Excel doda dodatno vrstico na seznam podatkov, kamor lahko vnesete ustrezne informacije za naslednji zapis.

Ko vnašate podatke neposredno v tabelo s seznamom podatkov, pritisnite tipko Tab, da nadaljujete na naslednje polje v novem zapisu in ne na tipko →. Na ta način, ko dokončate vnos v zadnjem polju zapisa, samodejno razširite seznam podatkov, dodate nov zapis in postavite kazalec celice v prvo polje tega zapisa. Če pritisnete →, da dokončate vnos, Excel preprosto premakne kazalec celice na naslednjo celico zunaj tabele s seznamom podatkov.

Uporaba gumba Obrazec za dodajanje zapisov na sezname podatkov Excel

Namesto da bi zapise podatkovnega seznama vnesli neposredno v tabelo, lahko za vnose uporabite Excelov podatkovni obrazec. Edina težava pri uporabi podatkovnega obrazca je, da ukaz za prikaz obrazca na delovnem listu s seznamom podatkov ni del ukazov traku. Do podatkovnega obrazca lahko dostopate samo tako, da dodate njegov ukazni gumb v orodno vrstico za hitri dostop ali zavihek Trak po meri.

Če želite ta ukazni gumb dodati v orodno vrstico za hitri dostop v Excelu, sledite tem korakom:

Kliknite gumb Prilagodi orodno vrstico za hitri dostop na koncu orodne vrstice za hitri dostop in nato kliknite element Več ukazov na dnu spustnega menija.

Excel odpre pogovorno okno Excelove možnosti z izbranim zavihkom orodne vrstice za hitri dostop.

Ukazni gumb Obrazec, ki ga želite dodati v orodno vrstico za hitri dostop, je na voljo samo, če kliknete možnost Ukazi niso na traku na spustnem seznamu Izberi ukaze iz.

Kliknite možnost Ukazi niso na traku blizu vrha spustnega seznama Izberite ukaze iz.

Kliknite Obrazec v seznamskem polju Izberite ukaze iz in nato kliknite gumb Dodaj.
Excel doda gumb Obrazec na sam konec orodne vrstice za hitri dostop. Če želite, lahko kliknete gumba Premakni navzgor in Premakni navzdol, da prestavite gumb Obrazec v tej orodni vrstici.

Kliknite V redu, da zaprete pogovorno okno Excelove možnosti in se vrnete na delovni list s seznamom podatkov.

Dodajanje zapisov v Excelu preko podatkovnega obrazca

Ko prvič kliknete gumb Obrazec po meri, ki ste ga dodali v orodno vrstico za hitri dostop, Excel analizira vrstico imen polj in vnosov za prvi zapis ter ustvari podatkovni obrazec. Ta podatkovni obrazec navaja imena polj na levi strani obrazca z vnosi za prvi zapis v ustreznih besedilnih poljih poleg njih. Tukaj si lahko ogledate podatkovni obrazec za novo bazo podatkov zaposlenih; izgleda kot prilagojeno pogovorno okno.

Drugi zapis podatkovnega seznama vnesite v njegov podatkovni obrazec.

Podatkovni obrazec, ki ga ustvari Excel, vključuje vnose, ki ste jih naredili v prvem zapisu. Podatkovni obrazec vsebuje tudi vrsto gumbov (na desni strani), ki jih uporabljate za dodajanje, brisanje ali iskanje določenih zapisov v bazi podatkov. Tik nad prvim gumbom (Novo) je v podatkovnem obrazcu navedena številka zapisa, ki si ga ogledujete, ki mu sledi skupno število zapisov (1 od 1, ko prvič ustvarite podatkovni obrazec). Pri ustvarjanju novih vnosov bo nad tem gumbom namesto številke zapisa prikazan Nov zapis.

Vse oblikovanje, ki ga dodelite določenim vnosom v prvem zapisu, se samodejno uporabi za ta polja v naslednjih zapisih, ki jih vnesete, in se uporabi v podatkovnem obrazcu. Na primer, če vaš seznam podatkov vsebuje telefonsko polje, morate v polje Telefon podatkovnega obrazca vnesti samo deset števk telefonske številke, če je začetni vnos telefonske številke v prvem zapisu oblikovan z obliko posebne telefonske številke . Tako Excel vzame nov vnos v datoteki telefona, kot je na primer 3075550045, in ga samodejno formatira tako, da se v ustrezni celici seznama podatkov prikaže kot (307) 555-0045.

Postopek dodajanja zapisov na seznam podatkov s podatkovnim obrazcem je preprost. Ko kliknete gumb Novo, Excel prikaže prazen podatkovni obrazec (z oznako Nov zapis na desni strani podatkovnega obrazca), ki ga morate izpolniti.

Ko vnesete podatke za prvo polje, pritisnite tipko Tab, da se premaknete na naslednje polje v zapisu.

Vau! Ne pritiskajte tipke Enter za prehod na naslednje polje v zapisu. Če to storite, boste v bazo podatkov vstavili nov, nepopoln zapis.

Nadaljujte z vnašanjem informacij za vsako polje in pritisnite Tab, da se premaknete na naslednje polje v bazi podatkov.

Če opazite, da ste naredili napako in želite urediti vnos v polju, ki ste ga že opravili, pritisnite Shift+Tab, da se vrnete v to polje.

Če želite zamenjati vnos, samo začnite tipkati.

Če želite urediti nekatere znake v polju, pritisnite ← ali kliknite kazalec I-žarka v vnosu, da poiščete točko vstavljanja; nato uredite vnos od tam.

Ko vnesete podatke v določeno polje, lahko kopirate vnos v to polje iz prejšnjega zapisa s pritiskom na Ctrl+' (apostrof). Pritisnite Ctrl+', na primer, da prenesete isti vnos v polje Stanje vsakega novega zapisa, ko vnašate niz zapisov za ljudi, ki vsi živijo v isti državi.

Ko vnašate datume v datumsko polje, uporabite skladen format datuma, ki ga pozna Excel. (Na primer, vnesite nekaj takega kot 7/21/98 .) Ko vnašate poštne številke, ki včasih uporabljajo vodilne ničle, za katere ne želite, da izginejo iz vnosa (kot je poštna številka 00102), formatirajte prvi vnos v polje s posebnim Oblika poštne številke . V primeru drugih številk, ki uporabljajo vodilne ničle, ga lahko oblikujete z obliko besedila ali vstavite ' (apostrof) pred prvo 0. Apostrof pove Excelu, naj obravnava številko kot besedilno oznako, vendar se ne prikaže v sami bazi podatkov. (Edino mesto, kjer lahko vidite apostrof, je v vrstici formule, ko je kazalec celice v celici s številskim vnosom.)

Ko vnesete vse podatke za nov zapis, pritisnite tipko ↓. Lahko pa namesto tipke ↓ pritisnete Enter ali kliknete gumb Novo. Excel vstavi nov zapis kot zadnji zapis v bazi podatkov na delovnem listu in prikaže prazen podatkovni obrazec, v katerega lahko vnesete naslednji zapis.

Ko preidete na nov zapis v podatkovnem obrazcu, Excel vstavi pravkar dokončan zapis kot zadnjo vrstico seznama.

Ko končate z dodajanjem zapisov v bazo podatkov, pritisnite tipko Esc ali kliknite gumb Zapri na dnu pogovornega okna, da zaprete podatkovni obrazec.

Urejanje zapisov v Excelu v podatkovnem obrazcu

Ko je zbirka podatkov v teku in ste ujeti z vnašanjem novih zapisov, lahko začnete uporabljati podatkovni obrazec za izvajanje rutinskega vzdrževanja baze podatkov. Uporabite lahko na primer obrazec za podatke, da poiščete zapis, ki ga želite spremeniti, in nato uredite določena polja. Prav tako lahko uporabite podatkovni obrazec, da poiščete določen zapis, ki ga želite odstraniti, in ga nato izbrišete iz baze podatkov.

• Poiščite zapis, ki ga želite urediti v bazi podatkov, tako da odprete njegov podatkovni obrazec.
• Če želite urediti polja trenutnega zapisa, se pomaknite na to polje s pritiskom Tab ali Shift+Tab in zamenjajte vnos z vnosom novega.
• Druga možnost je, da pritisnete ← ali → ali kliknete kazalec I-žarka, da prestavite točko vstavljanja, in nato uredite.
• Če želite polje v celoti počistiti, ga izberite in nato pritisnite tipko Delete.

Načini, kako priti do določenega zapisa v Excelu 2019

Če želite izbrisati celoten zapis iz baze podatkov, kliknite gumb Izbriši v podatkovnem obrazcu. Excel prikaže opozorilno polje z naslednjim grozljivim opozorilom:

Prikazani zapis bo trajno izbrisan

Če želite izbrisati zapis, prikazan v podatkovnem obrazcu, kliknite V redu. Če želite igrati na varno in ohraniti zapis nedotaknjen, kliknite gumb Prekliči.

Funkcije Razveljavi ne morete uporabiti za povrnitev zapisa, ki ste ga odstranili z gumbom Izbriši! Excel se zagotovo ne heca, ko opozori na trajno izbrisano. Kot previdnostni ukrep vedno shranite varnostno različico delovnega lista z bazo podatkov, preden začnete odstranjevati stare zapise.