Kako dodati Excelov dodatek za finance in operacije v Dynamics 365

Finance in Excel gresta z roko v roki. Ustvarjalci Dynamics 365 poznajo vrednost integracij in razumejo pomen Excela. Računovodje živijo in dihajo Excelove preglednice. Brez obsežne, učinkovite in enostavne za uporabo Excel integracije je vrednost vaše finančne programske opreme resno omejena.

Če želite kar najbolje izkoristiti svoj sistem ERP, morate biti sposobni izluščiti podatke iz svojega sistema ERP v Excel s pritiskom na gumb. Morate biti sposobni ustvariti vpise v dnevnik v Excelovi predlogi in jih naložiti v svoj sistem ERP s klikom miške. Potrebujete žive povezave med Excelovimi delovnimi zvezki in zapisi v vašem sistemu ERP, tako da, ko nekdo v vaši organizaciji posodobi zapis, vaša preglednica Excel odraža to spremembo takoj, ko osvežite povezavo. Danes zmožnost črpanja zastarelih izpiskov podatkov iz ERP v Excel ne zadostuje. Na srečo Excelov dodatek za finance in operacije zagotavlja robustno integracijo med Dynamics 365 in Excelom za Office 365.

Integracija Dynamics 365 deluje samo z najnovejšo različico Excela; v idealnem primeru bi morali uporabljati Office 365 skupaj z Dynamics 365, obe različici v oblaku. Prepričajte se, da je vaša različica Excela vsaj 16.0.6868.2060. Če si želite ogledati številko različice, zaženite Excel, v meniju Datoteka izberite Račun in nato O Excelu. Številka različice se prikaže v zgornjem levem kotu okna Vizitka.

Način, kako Excel deluje z Dynamics 365 for Finance and Operations, je s pomočjo dodatka za Excel. Excel dodatek je program, ki ga namestite, ki razširja funkcionalnosti Excela. Ti programi dodatkov so zasnovani posebej za Excel in se ne izvajajo zunaj Excela; namesto tega povečajo tisto, kar lahko naredi Excel. Nekateri načini, kako dodatki razširijo Excel, so z vključitvijo teh elementov:

• Spletna podokna opravil in podokna z vsebino: prikažejo in omogočajo interakcijo s podatki iz druge aplikacije, ki je povezana s podatki v vaši Excelovi preglednici
• Elementi menija po meri in gumbi na traku: nudijo vam več funkcij in funkcionalnosti
• Pogovorna okna: Omogočajo vam, da zagotovite dodatne informacije ali preverite procese, preden jih zaženete

Dodatek, ki ga potrebujete za integracijo Excela z Dynamics 365, je dodatek Microsoft Dynamics Office. Če ga želite namestiti, sledite tem korakom:

Zaženite Microsoft Excel.

Na zavihku Vstavljanje kliknite gumb Trgovina v skupini Dodatki. Če uporabljate različico Excel Online, kliknite gumb Office Add-ins in nato gumb Store v oknu Office Add-ins, ki se prikaže.
Odpre se Office Store.

Oglejte si način navigacije po meniju do gumba Dodatki v spletni različici. v primerjavi s polnimi različicami Excela.

Gumb za shranjevanje, ki se uporablja za iskanje dodatka Excel.

Oglejte si način navigacije po meniju do gumba Dodatki v polni različici Excela.

Gumb Office Add-ins, ki ga najdete v programu Excel Online.

V besedilno polje za iskanje v trgovini vnesite Dynamics in pritisnite Enter.

Med rezultati kliknite povezavo Dodatek Microsoft Dynamics Office.

Kliknite gumb Dodaj.

V pogovornem oknu, ki se prikaže, izberite možnost Zaupaj temu dodatku.

Navesti morate, da dodatek zaupate samo ob prvem zagonu, ne vsakič.

Vnesite URL svojega primerka najemnika Finance and Operations.
Lahko ga kopirate in prilepite v polje URL strežnika.

Izbrišite vse za imenom gostitelja.

Končni URL bi moral imeti samo ime gostitelja, kot v https://xxx.dynamics.com, kjer xxx pomeni vaše ime gostitelja.

Izberite V redu in nato izberite Da, da potrdite spremembo.

Dodatek se znova zažene.

Metapodatki (seznami tabel in razpoložljivih polj, ki jih lahko urejate v Excelu) se naložijo.

Gumb Design je zdaj omogočen. Gumb Načrt omogoča vam ali vašemu IT oddelku, da določite stične točke med Excelom in entitetami (vrste zapisov) znotraj Dynamics 365 for Finance and Operations, kot so stranke, prodajalci in naročilnice.

Iz programa Excel Online lahko preklopite na polno (nameščeno) različico Excela (ob predpostavki, da imate nameščeno), tako da kliknete gumb Uredi v Excelu v programu Excel Online v zgornji menijski vrstici.

Dodajanje, brisanje in posodabljanje podatkov o entitetah (kot so prodajalci, stranke, računi in prodajna naročila) se običajno izvajajo na zaslonih samega sistema ERP, ne v Excelu. Dodatek pa vam omogoča ustvarjanje, posodabljanje ali brisanje podatkovnih zapisov entitet ERP iz Excela, čeprav tega ni enostavno nastaviti iz cele vrste razlogov, vključno s temi:

• Ne morete dodati zapisov, ne da bi se prepričali, da ste vključili vsa zahtevana polja.
• Določiti morate polje, ki je primarni ključ (enolična ID številka) za to entiteto. Na primer, ID stranke je lahko edinstven primarni ključ glavne tabele stranke, vendar je pri obravnavi računov ali naročilnic ali drugih, bolj zapletenih tabel primarni ključ lahko sestavljeni ključ, sestavljen iz več polj.
• Če poskusite izbrisati zapis, ki se uporablja v drugih povezanih tabelah, se lahko prikažejo napake. To se imenuje omejitev tujega ključa. Na primer, prodajalca ne morete izbrisati, če je ta prodajalec uporabljen na računih za obračunavanje, ki so del vaše zgodovine obračunavanja.

Pri načrtovanju integracij, ki spreminjajo podatke v vašem sistemu Dynamics 365 ERP iz Excela, poiščite pomoč svojega IT oddelka ali kvalificiranega partnerskega svetovalnega podjetja Dynamics 365. Ta funkcija deluje odlično, vendar jo mora strokovnjak pravilno konfigurirati. Začnite vsaj s pogledi Excelovih podatkov samo za branje v Dynamics 365 for Finance and Operations.

Če nimate strokovnjakov, ki bi vam lahko pomagali, boste morda želeli začeti z ustvarjanjem Excelovih integracij, ki so le pogledi samo za branje podatkov Dynamics 365 ERP, prikazanih v Excelu, brez ukazov za posodobitev, vstavljanje ali brisanje; ti so varnejši, ker ne morejo povzročiti poškodb podatkov v sistemu ERP.

Ko vi ali nekdo iz vašega IT oddelka ali pooblaščenega ponudnika rešitev nastavite podatkovni priključek s pomočjo Designerja, ki je del dodatka Microsoft Dynamics Office, se podatkovni priključek prikaže v podoknu na desni strani preglednice. . Posodobitve svojih podatkov lahko objavite (z drugimi besedami shranite) nazaj v svoje sisteme Microsoft Dynamics. Te posodobitve obravnava funkcija v Microsoft Dynamics, imenovana storitve OData (protokol odprtih podatkov). V dodatku Dynamics Office so zdaj podprte samo stične točke, ki so na voljo v storitvah OData. Če ob objavi sprememb prejmete napako, je označena vrstica, v kateri je bila napaka. Prikaže se tudi sporočilo, ki označuje število vrstic, ki so bile izbrisane, dodane ali posodobljene.