Kako deliti vire v projektu 2013

Ko se organizacija hkrati ukvarja s projekti podobne narave, jim lahko črpanje iz centraliziranega bazena virov prihrani čas, ker jim ni treba ustvarjati virov, ki že obstajajo. V pomoč je lahko tudi sledenje virov med projekti.

Številne organizacije hkrati vodijo veliko projektov. Včasih je projekt edini projekt te vrste v podjetju, na primer organizacija selitve pisarne. Drugi, na primer projekt zasnove stavbe v arhitekturnem podjetju, se izvajajo hkrati z več drugimi podobnimi projekti in črpajo iz številnih istih virov, kot so arhitekti in osnutki.

Uporabite lahko drugo funkcijo Project 2013, ki prihrani čas, da povlečete obstoječe vire iz imenika podjetja ali iz svojega imenika v Outlooku.

Posnemite iz bazenov virov

Če uporabljate Project 2013 v celotnem podjetju, imate morda bazen virov, centraliziran repozitorij skupnih virov, ki vodjem projektov omogoča, da te vire dodelijo svojim različnim projektom. Z uporabo zbirke virov si lahko kadar koli ustvarite bolj realistično predstavo o tem, kako zasedeni so viri v vseh projektih.

Ne zamenjujte področij virov z viri podjetja, ki zahtevajo, da nastavite Project Professional, Project Server in spletno aplikacijo Microsoft Office Project. Področje virov je preprosto projektna datoteka, ki vsebuje samo seznam virov v pogledu lista virov in je shranjena na omrežnem pogonu v skupni rabi za vašo delovno skupino ali strežnik vašega podjetja.

Vsakdo, ki ima dostop do datoteke področja virov, lahko dodeli sredstva, ki jih vsebuje, projektom. Skupina virov vsakomur prihrani težave, da bi morali te vire večkrat ustvarjati v svojih posameznih projektih.

Če na kateri koli točki združite ločene projekte v en glavni projekt, vam Project 2013 omogoča podvojene vire. Če povežete združene projekte in nato izbrišete podvojeni vir v glavnem projektu, se izbriše tudi v podprojektu.

Boljša praksa je, da si vsi ločeni projekti delijo vire iz področja virov, tako da pri izdelavi datoteke glavnega projekta ne obstajajo podvojeni viri.

Uvozite vire iz Outlooka

Project vam omogoča, da prihranite čas, porabljen za vnašanje informacij o virih, saj vam omogoča, da povlečete vire iz Outlooka.

Če želite pridobiti vire iz Outlooka, ga morate navesti kot privzeti e-poštni program: Odprite Outlook in ko vas vpraša, ali želite, da je to vaš privzeti program, recite da.

Ko v svoj projekt vstavite enega ali več Outlookovih virov, se dodajo na seznam projektov z uporabo imena vira in e-poštnega naslova, kot sta v Outlookovem imeniku. Privzeta prva črka in vrsta dela sta prav tako vnaprej dodeljeni. Nato lahko viru dodate poljubne podrobnosti.

Če želite vstaviti vire iz Outlookovega imenika, prikažite pogled lista virov in sledite tem korakom:

Izberite Vir→ Dodaj vire→ Imenik.

Prikaže se pogovorno okno Izbira virov.

Kliknite ime vira na seznamu Ime.

Kliknite Dodaj, da izbrano ime postavite na seznam Viri.

Ponovite 2. in 3. korak, da svojemu projektu dodate vsa imena virov, ki jih želite uvoziti.

Ko končate, kliknite gumb V redu.

Imena so zdaj prikazana na seznamu virov projekta, pripravljena, da jih dodelite opravilom.