Kako deliti vire Microsoft Project

Številne organizacije, ki uporabljajo Microsoft Project 2019, hkrati upravljajo veliko projektov. Včasih je projekt edini projekt te vrste v podjetju, na primer organizacija selitve pisarne. Drugi projekti, kot je projekt zasnove stavbe v arhitekturnem biroju, se izvajajo hkrati z več drugimi podobnimi projekti in črpajo iz številnih istih virov, kot so arhitekti in osnutki.

Ko se organizacija hkrati ukvarja s projekti podobne narave, lahko črpanje iz centraliziranega bazena virov prihrani čas, ker ji ni treba ustvarjati virov, ki že obstajajo. V pomoč je lahko tudi sledenje virov med projekti.

Uporabite lahko drugo funkcijo Project, ki prihrani čas, da povlečete obstoječe vire iz imenika podjetja ali iz svojega imenika v Outlooku.

Kako ustvariti datoteke za skupno rabo

Tako posamezne vire kot splošne vire je mogoče ustvariti v praznem projektu kot bazen virov in jih shraniti na dostopno lokacijo v omrežju vašega podjetja. Nato lahko vsak vodja projekta dodeli te vire svojim projektom. Ti projekti se nato imenujejo datoteke za skupno raboker si delijo vire iz zbirke virov. Če imate na primer skupino vzdrževalcev, ki jih vsi v vašem proizvodnem podjetju dodelijo projektom, ustvarite projektno datoteko z imenom Polovi virov in vnesite vse vire za skupno rabo v pogledu lista virov. Ali pa ustvarite datoteko zbirke virov z imenom CEO in dovolite vsem, ki vodijo projekte, ki zahtevajo sodelovanje izvršnega direktorja, in ga dodelite s te osrednje lokacije. Nato uporabite orodja za skupno rabo virov v Projectu, da dodelite te vire nalogam v vašem načrtu.

Ko kdorkoli uporablja dodelitve sredstev iz datoteke skupne rabe, se te informacije shranijo tudi v datoteko področja virov. Nato lahko kdorkoli uporabi to datoteko za pregled dodeljevanja sredstev v vseh projektih v organizaciji.

Kako prebrati vire za upravljanje projektov

Če uporabljate Project v celotnem podjetju, imate morda bazen virov, centraliziran repozitorij skupnih virov, ki vodjem projektov omogoča, da te vire dodelijo svojim različnim projektom. Z uporabo zbirke virov si lahko kadar koli ustvarite bolj realistično predstavo o tem, kako zasedeni so viri v vseh projektih.

Ne zamenjujte področij virov z viri podjetja, ki zahtevajo, da nastavite Project Professional, Project Server in Microsoft Office Project Web App. Področje virov je preprosto projektna datoteka, ki vsebuje samo seznam virov v pogledu lista virov in je shranjena na omrežnem pogonu v skupni rabi za vašo delovno skupino ali strežnik vašega podjetja. Vsakdo, ki ima dostop do datoteke področja virov, lahko dodeli sredstva, ki jih vsebuje, projektom. Skupina virov vsakomur prihrani težave, da bi morali te vire večkrat ustvarjati v njegovih ali njenih posameznih projektih.

Za dostop do vira, ki je na voljo celotni organizaciji, sledite tem postopku:

Odprite datoteko področja virov in nato odprite datoteko, ki bo datoteka v skupni rabi.

Ko delate v datoteki za skupno rabo, izberite Vir → Področje virov → Skupna raba virov.
Prikaže se pogovorno okno Skupna raba virov.

Določite vire za projekt.
Če želite določiti, da bo projekt uporabljal samo lastne vire (privzeta nastavitev), izberite možnost Uporabi lastne vire. Če želite deliti vire, izberite možnost Uporabi vire in nato s seznama Iz izberite projekt.

Določite, kaj naj Project stori, ko obstaja nasprotujoča si nastavitev vira, kot je koledar baze virov.
Če bo imela nastavitev vašega projekta prednost, izberite možnost Sharer ima prednost. Če želite, da nastavitev skupine vlada, izberite Pool ima prednost.

Kliknite gumb V redu, da dokončate postopek.
Vsi viri v določenem področju virov so dodani na seznam virov vašega projekta, pripravljeni za dodelitev nalogam.

Ko svojemu projektu dodate vir v skupni rabi, lahko posodobite informacije o sredstvih v skupni rabi, če je oseba, ki vzdržuje te skupne vire, naredila spremembo, na primer zvišala stopnjo vira na uro. Če želite to narediti, izberite Vir → Skupna raba virov → Osveži področje virov.

Če na kateri koli točki združite ločene projekte v en glavni projekt, vam Project omogoča podvojene vire. Če povežete združene projekte in nato izbrišete podvojeni vir v glavnem projektu, se izbriše tudi v podprojektu. Boljša praksa je, da si vsi ločeni projekti delijo vire iz področja virov, tako da ne obstajajo podvojeni viri, ko ustvarite datoteko glavnega projekta.

Risanje virov iz področij virov vam prihrani čas, ker vam teh virov ni treba večkrat znova ustvarjati. Lahko pa se sprašujete, ali bi morali spremljati čas svojega vira v datoteki področja virov, da vidite, ali je vir prezaseden. Večina projektov v resničnem svetu uporablja vire, ki niso namenjeni samo enemu projektu. Novi uporabniki Projecta so pogosto zmedeni, saj skoraj vsaka oseba, ki dela na svojih projektih, porabi čas za drugo delo, od splošne komunikacije s sodelavci in strankami do truda, vloženega v druge projekte. Ali bi morali ti začetniki zgraditi zbirke virov, da bi upoštevali čas, ki si ga deli več projektov hkrati?

Na splošno pomeni, da poskušate spremljati vsako minuto dneva vsakega vira in ugotoviti, ali viri delujejo 100-odstotno ali 50-odstotno pri vaših nalogah ali so razdeljeni med več projektov, pravi kaos. Zastavite si to vprašanje: ko ta vir deluje na nalogi v vašem projektu, ali se bo takrat v celoti osredotočil na to nalogo? Če je tako, se vam morda ne bo treba norčevati s sledenjem skupnim virom v številnih projektih. Zlasti pri krajših nalogah se običajno dobro obnese upiranje želji po mikroupravljanju prizadevanj svojih virov zunaj lastnega projekta. Če pa imate po drugi strani vire, ki delajo le polovico časa ali rutinsko delite čas med dvema projektoma, razmislite o uporabi skupnih orodij za vire za spremljanje teh virov med projekti.

Kako uvoziti vire iz Outlooka

Project vam omogoča, da prihranite čas, porabljen za vnašanje informacij o virih, saj vam omogoča, da povlečete vire iz Outlooka.

Če želite pridobiti vire iz Outlooka, ga morate navesti kot privzeti e-poštni program: Odprite Outlook in ko vas vpraša, ali želite, da je to vaš privzeti program, recite da.

Ko v svoj projekt vstavite enega ali več Outlookovih virov, se dodajo na seznam projektov z uporabo imena vira in e-poštnega naslova, kot sta v imeniku Outlooka. Privzeta prva črka in vrsta dela sta prav tako vnaprej dodeljeni. Nato lahko viru dodate poljubne podrobnosti.

Če želite vstaviti vire iz Outlookovega imenika, prikažite pogled lista virov in sledite tem korakom:

Pojdite na zavihek Vir na traku. V skupini Vstavi kliknite Dodaj vire in nato Imenik.
Prikaže se pogovorno okno Izbira virov.

Kliknite ime vira na seznamu Ime.

Kliknite Dodaj, da izbrano ime postavite na seznam Viri.

Ponovite 2. in 3. korak, da svojemu projektu dodate vsa imena virov, ki jih želite uvoziti.

Ko končate, kliknite gumb V redu.

Imena so zdaj prikazana na seznamu virov projekta, pripravljena, da jih dodelite opravilom.

Za več informacij o upravljanju virov Microsoft Project glejte Kako upravljati vire v programu Microsoft Project 2019 .