Kako deliti svoje dokumente v SharePointu

SharePointove aplikacije, ki temeljijo na knjižnicah, vam omogočajo varno shranjevanje in skupno rabo datotek, dodajo pa tudi funkcije, ki vam pomagajo upravljati stvari, kot so potek dela z dokumenti (postopki, ki ljudem omogočajo urejanje, komentiranje in odobritev dokumentov) in zgodovine različic (kar se je zgodilo z datoteko in kdo je kaj naredil).

Čeprav vam skupne rabe datotek omogočajo eno pot skozi mape do vašega dokumenta, vam aplikacije SharePoint knjižnice ponujajo druge poti za razkrivanje vsebine. Do dokumentov lahko dostopate neposredno prek brskalnika, prikažete jih lahko v spletnih gradnikih ter jih razvrstite in filtrirate z njihovimi metapodatki in vrstami vsebine. Z knjižničnimi aplikacijami lahko datoteke razkrijete po njihovem naslovu, ne le po imenu datoteke.

Knjižnične aplikacije vam ponujajo tudi več možnosti, kako dokumenti pridejo vanje. Dokument lahko shranite v aplikacijo Library z uporabo odjemalca Microsoft Office, kot sta Word ali Excel, ali pa pošljete dokumente po e-pošti v knjižnične aplikacije ali povlečete in spustite iz Raziskovalca Windows. In lahko ustvarite dokumente neposredno v aplikaciji.

Ne glede na to, kako vnesete svoje dokumente v aplikacije SharePointove knjižnice, jih preprosto prinesite tja – veliko lažje je deliti dokumente s sodelavci v aplikaciji kot uporabljati skupne rabe datotek ali priloge e-pošte.

SharePointove aplikacije so lahko zmedene. Aplikacija, ki temelji na seznamu, je zasnovana za shranjevanje podatkov v stolpce. Aplikacija, ki temelji na knjižnici, je zasnovana za shranjevanje dokumentov in podatkov o teh dokumentih v stolpce. SharePoint 2013 poskuša poenostaviti celotno razpravo o seznamu in knjižnici in vse imenuje aplikacija.

Ko ustvarite aplikacijo, ji date ime in izberete predlogo aplikacije. Od takrat naprej svojo aplikacijo pokličete po njenem imenu. Ustvarite lahko na primer aplikacijo Sales Pitch. Aplikacija je zasnovana za shranjevanje dokumentov o predstavitvi prodaje. Ker aplikacija hrani dokumente, uporablja predlogo aplikacije Knjižnica dokumentov.

Če ste izkušen uporabnik SharePointa, vam bo ta nova aplikacija morda potrebovala nekaj časa, da se premislite. Ko pa ugotovite, da večina uporabnikov ne razmišlja o seznamih in knjižnicah, ampak namesto tega razmišlja o tem, kaj počne seznam ali knjižnica, je res veliko lažje vse poimenovati aplikacija.

Aplikacijo lahko spletni razvijalec izdela tudi iz nič kot samostojno aplikacijo, tako da taka aplikacija ne temelji na seznamu ali knjižnici.