Kako deliti delovne zvezke Excel 2019, shranjene na vašem OneDrive

Če želite deliti delovne zvezke Excel 2019 iz OneDrive, sledite tem korakom:

Odprite datoteko delovnega zvezka, ki jo želite dati v skupno rabo v Excelu 2019, in nato kliknite gumb Skupna raba na skrajni desni strani vrstice s trakom. Če delovnega zvezka še niste shranili v OneDrive, se prikaže pogovorno okno Skupna raba, ki vas vabi, da datoteko delovnega zvezka naložite v OneDrive. Ko kliknete gumb OneDrive in je datoteka naložena v oblak, se pogovorno okno Skupna raba spremeni v pogovorno okno Pošlji povezavo (podobno kot na sliki), kjer določite osebe, s katerimi želite dati datoteko v skupno rabo.

V besedilno polje s točko vstavljanja začnite vnašati ime ali e-poštni naslov prve osebe, s katero želite dati delovni zvezek v skupno rabo. Ko Excel najde ujemanje z imenom osebe v vašem Outlookovem imeniku ali preveri e-poštni naslov, ki ste ga vnesli, kliknite gumb pod tem besedilnim poljem, da dodate tega prejemnika.

(Izbirno) Kliknite spustni gumb Kdor koli s to povezavo lahko ureja, da odprete pogovorno okno Nastavitve povezave, kjer lahko spremenite osebe, za katere povezava deluje, zavrnete pravice urejanja tistim, s katerimi delite datoteko, in/ali nastavite datum poteka, po katerem povezava ne deluje več, preden kliknete gumb Uporabi.

Excel 2019 privzeto ustvari povezavo za skupno rabo, ki vsem, ki lahko dostopajo do datoteke delovnega zvezka, omogoči spletni dostop do datoteke, tudi če niso prijavljeni v Office 365 ali OneDrive.

• Če želite omejiti dostop samo na sodelavce v vašem podjetju, ki so prijavljeni v Office 365, kliknite možnost Ljudje v < organizacija > (kjer je organizacija ime vašega podjetja, kot v People in Mind Over Media, ime mojega podjetja).
• Če želite skupno rabo datotek omejiti samo na tiste, ki ste jim predhodno omogočili dostop do datoteke delovnega zvezka ali njene mape na vašem SharePointovem mestu, kliknite možnost Ljudje z obstoječim dostopom.
• Če želite ustvariti povezavo za skupno rabo, ki jo lahko uporabljajo samo določene osebe, kliknite možnost Določene osebe, preden kliknete gumb Uporabi.

Nato v pogovornem oknu Pošlji povezavo kliknite tritočko (…) na desni strani naslova Pošlji povezavo in v spustnem meniju kliknite Upravljanje dostopa, da odprete pogovorno okno Dovoljenja, kjer izberete imena oseb, s katerimi želite dati v skupno rabo datoteko delovnega zvezka, preden kliknete gumb s puščico nazaj, da se vrnete v pogovorno okno Pošlji povezavo.

Excel privzeto omogoča ljudem, s katerimi delite svoje delovne zvezke, da urejajo spremembe delovnega zvezka, ki se samodejno shranijo v OneDrive. Če želite omejiti prejemnike na pregledovanje podatkov, ne da bi jih lahko spremenili, ne pozabite klikniti potrditvenega polja Dovoli urejanje, da odstranite kljukico, preden kliknete Uporabi.

Če želite nastaviti datum poteka, po katerem povezava za skupno rabo ne deluje več, kliknite gumb Nastavi datum poteka, da odprete pojavno okno koledarja, kjer izberete datum poteka s klikom nanj v koledarju. Ko izberete datum poteka, kliknite nekje v pogovornem oknu, da zaprete pojavni koledar in vnesite datum v pogovorno okno Nastavitve povezave.

5. (Izbirno) Kliknite besedilno polje Dodaj sporočilo in vnesite poljubno osebno sporočilo, ki ga želite vključiti kot del e-pošte s splošnim povabilom za skupno rabo datoteke.

Excel privzeto ustvari splošno povabilo.

6. Ko dodate vse prejemnike, s katerimi želite deliti datoteko delovnega zvezka na ta način, kliknite gumb Pošlji v podoknu Pošlji povezavo.

Takoj, ko kliknete ta gumb Skupna raba, Excel vsakemu prejemniku po e-pošti pošlje povabilo k skupni rabi delovnega zvezka.

Vse osebe, s katerimi delite delovni zvezek, prejmejo e-poštno sporočilo, ki vsebuje hiperpovezavo do delovnega zvezka v vašem OneDrive. Ko sledijo tej povezavi (in se prijavijo na spletno mesto, če je to potrebno), se kopija delovnega zvezka odpre na novi strani v njihovem privzetem spletnem brskalniku s spletno aplikacijo Excel Online. Če ste uporabniku dali dovoljenje za urejanje datoteke, spletna aplikacija vsebuje spustni gumb Uredi delovni zvezek.

Ko sodelavci, s katerimi ste dali delovni zvezek v skupno rabo, kliknejo ta gumb v programu Excel Online, lahko v spustnem meniju izberejo možnost Uredi v Excelu ali Uredi v Excelu Online. Ko uporabnik izbere Uredi v Excelu, se delovni zvezek prenese in odpre v njegovi različici Excela. Ko uporabnik izbere Uredi v programu Excel Online, brskalnik odpre delovni zvezek v novi različici Excel Online, ki vsebuje zavihke Domov, Vstavljanje, Podatki, Pregled in Pogled, od katerih ima vsak bolj omejen nabor možnosti ukazov kot Excel 2019, ki lahko uporabite pri izvajanju potrebnih sprememb in se samodejno shranijo v delovni zvezek v OneDrive, ko zaprete Excel Online.

Medtem ko delite delovni zvezek s privzeto možnostjo Kdor koli lahko ureja, se vse spremembe, ki so jih naredile osebe, s katerimi ste dali delovni zvezek v skupno rabo, samodejno shranijo s funkcijo Samodejno shranjevanje. Če imate v računalniku odprt delovni zvezek v Excelu 2019 z prikazanim enakim delovnim listom, se njihove spremembe pri urejanju samodejno prikažejo na vašem delovnem listu (tako blizu realnem času, kolikor omogoča hitrost vašega internetnega dostopa). Prav tako se vse spremembe urejanja, ki jih naredite v delovnem zvezku v Excelu 2019, samodejno posodabljajo v njihovih delovnih zvezkih v programu Excel Online. Microsoft ta postopek imenuje soavtorstvo.

Če se na vašem delovnem listu pri soavtorstvu s sodelavcem pojavi vprašljiva sprememba urejanja, dodajte komentar v celico, ki vsebuje vprašanje za urejanje (Pregled–>Nov komentar), ki sporoča vaše pridržke glede spremembe, ki so jo naredili. Nato se nad celico, v kateri ste komentirali, na delovnem listu uporabnika v programu Excel Online prikaže majhen balonček. Ko sodelavec klikne ta oblaček, Excel Online prikaže besedilo vašega komentarja, ki postavlja pod vprašaj njihovo urejanje v podoknu opravil Komentarji. Nato lahko odgovorijo na vaše rezervacije tako, da v istem podoknu opravil vnesejo svojo razlago za spremembo v istem komentarju in jo nato posodobijo v vašem delovnem zvezku s klikom na gumb Objavi ali pa samo nadaljujejo in naredijo vse potrebne posodobitve, ki odražajo vaše rezervacije neposredno v delovni list v programu Excel Online.