Kaj morate vedeti o napakah za finančno modeliranje v Excelu

Možnost napake v finančnem modelu je prva stvar, zaradi katere finančni modelar ponoči ostane buden. Kot modelar morate zdravo spoštovati preglednice in njihovo dovzetnost za napake.

Predstavljajte si, da delate na razburljivem novem projektu. Zagotovili ste finančni model, ki se uporablja za projekt ali ključno funkcijo vašega podjetja. Izgleda fantastično. Ljudje so vznemirjeni; denar se porabi. Toda po tednih ali mesecih projekta se številke nenadoma ne seštejejo. Zakaj je projekt tako daleč od proračuna?

Pri pregledu nenadoma ugotovite, da je prišlo do napake v vaših prvotnih izračunih. Joj! Vaša verodostojnost in zaupanje v vaše delo sta pod vprašajem, kar vodi v nekaj neprijetnih trenutkov med sestanki (da ne omenjam skrbi za vašo prihodnost v podjetju).

Evropska interesna skupina za tveganja za preglednice (EuSpRiG) vodi uveljavljeno letno konferenco, na kateri predstavi najnovejše raziskave in ugotovitve na to temo. Obstaja veliko dobro dokumentiranih primerov odmevnih napak Excelovih modelov. Nekatere od teh dokumentira EuSpRiG . Glede na nenaklonjenost večine podjetij, da bi govorila o svojih napakah, število in pogostost zgodb, ki jih dokumentira EuSpRiG, mnoge vodita do prepričanja, da so napake v preglednicah redna pojava v večini organizacij.

Kakšno obliko so lahko te napake? Na splošno lahko napake pri modeliranju razvrstimo v tri široke kategorije: napake formule, predpostavke ali napake pri vnosu in logične napake.

Napake formule v vašem finančnem modelu

Napake formule so napake, ki jih je najlažje narediti in jih je razmeroma enostavno opaziti, vendar so strašno nerodne, ko jih odkrijejo. Tovrstnim "mehanskim" napakam se je tudi najlažje izogniti s samopreverjanjem in popravljanjem.

Pogosta napaka formule je preprosto iskanje napačne celice v formuli – na primer povezava s celico B98, ki vsebuje 6, namesto celice B97, ki vsebuje 0,6. Ta napaka se na začetku morda zdi precej majhna, vendar recimo, da je bila vaša začetna naložba 100.000 $. S svojim modeliranjem ugotovite, da obstaja 60-odstotna stopnja dobička, vendar zaradi te napake predvidevate 600.000 $ dobička namesto 60.000 $. Ups!

Predpostavke ali vhodne napake v vašem finančnem modelu

Formule vašega modela so morda popolnoma izračunljive, vendar so predpostavke v finančnih modelih učbeniški primer »smeti noter, smeti ven«. Če so predpostavke, ki ste jih uporabili kot vhode, napačne, bo tudi model napačen.

Ko gre za napake pri vnosu, je treba upoštevati dve glavni vrsti:

• Vnos podatkov: Napake pri vnosu podatkov se lahko zlahka pojavijo, če posodabljate obratovalne stroške, na primer iz tedna v teden. Če ti stroški niso pravilno povezani ali se redno posodabljajo, lahko dobite nepopolno ali netočno sliko procesa. Včasih lahko povezovanje teh informacij z ločeno, samodejno ustvarjeno datoteko in uporabo nekaterih novih orodij sodobnega Excela, kot je Get & Transform (prej imenovano Power Query), avtomatizira in pospeši ta postopek. Prav tako ne pozabite potrditi, kdo je odgovoren za posodabljanje preglednice, in se prepričajte, da kakršne koli spremembe postopka ali urnika posodabljanja ne vplivajo na vaš model.
• Uporabniški vnos: napake pri vnosu uporabnika se pogosteje pojavljajo, če ste manj seznanjeni z izdelkom ali projektom, ki ga modelirate. Na primer, ko gre za stroške plače programa, lahko upoštevate koristi, ki jih bo zaposleni prejel, in domnevate, da bodo 5 odstotkov njene plače, kar je dokaj standardna povsod predpostavka. Ker pa ste novi v organizaciji, morda ne boste upoštevali drugih dejavnikov, ki vplivajo na koristi zaposlenega, kot je povečanje stroškov izvajanja zobozdravstvenega in medicinskega programa, na katerega se podjetje ponaša. Nenadoma to stroške dvigne na 12,5 odstotka plače, kar popolnoma izniči vse stroške osebja, ki ste jih tako skrbno izračunali.

Če delate predpostavke, jih morate zabeležiti, pretehtati in skrbno razporediti v model. Prav tako je dobro, da te prispevke potrdite s ključnimi deležniki.

Stari pregovor »Preveč kuharjev pokvari juho« zagotovo velja za gradnjo finančnega modela. Če nimate strogega, skupnega nabora standardov, ki bodo zagotovili, da je model zastavljen in da so predpostavke dosledno vnesene, boste najboljši rezultat dosegli tako, da bo pri izdelavi modela delal samo en modelar.

Ko gre za uporabo modela, pa bi moral vsak imeti možnost uporabljati dobro izdelan model. Če vas skrbi, da bi ljudje zmotili vaše izračune ali napačno vnesli vnose, poskrbite, da bodo vaša navodila in dokumentacija razlagali, kako uporabljati model. Prav tako uporabite preverjanja veljavnosti podatkov ali zaščito celic za model, da omejite spremembe, ki jih lahko naredi uporabnik.

Logične napake v vašem finančnem modelu

Napake v logiki modela je verjetno najtežje opaziti, saj lahko vse predpostavke, vhodi in formule delujejo brezhibno, vendar sta logika in metodologija – način, kako je model zgrajen – še vedno lahko napačni. Ujeti morate logiko in zagotoviti, da je pristop graditelja jasen. V nasprotnem primeru, če izgubite ključno osebo, ki je izdelala model, lahko pride do zmede.

Ta model na primer prikazuje odstotek vlagateljevih sredstev, ki so bila posojena. Odstotek je izračunan tako, da se stanje naložbe (trenutna naložba plus nova naložba) deli s stanjem portfelja (tekoča posojila plus nova posojila minus pretečena posojila).

Izračun koeficientov naložbenega portfelja.

Počakaj sekundo. Ali ga izračunate na podlagi števila napisanih posojil ali kumulativnega stanja? Vidite lahko, kako lahko način izračuna razmerja povzroči zmedo pri tistih, ki tega modela ne poznajo. Pomembno je, da dokumentirate, kako ga izračunate. Z lahkoto lahko zamenjate tudi mesečne zneske s kumulativnim stanjem; lahko vidite, da je to jasno dokumentirano v stolpcu B.