Kaj je Microsoft Access in za kaj ga uporabljate?

Access 2019, najnovejša različica aplikacije zbirke podatkov Microsoft Office, je bil vedno zmogljiv program in ta različica ni nič drugačna. Zaradi vse te moči je Access aplikacija, ki se je ni tako enostavno naučiti sami.

Ni vam treba uporabiti vsake funkcije in orodja ter potiskati robove Accessove ovojnice. Pravzaprav lahko uporabite zelo malo vsega, kar vam ponuja Access, in še vedno ustvarite precej pomembno rešitev za vaše potrebe po shranjevanju in dostopu do podatkov – vse zato, ker lahko Access res »naredi vse« – kar vam omogoča hitro nastavitev baze podatkov, vgradite zapise v to bazo podatkov in nato uporabite te podatke na več uporabnih načinov. Kasneje, kdo ve? Lahko postanete Access guru.

Za kaj je Access dober? To je dobro vprašanje. No, seznam tega, kar lahko storite z njim, je veliko daljši od seznama tega, česar ne morete storiti z njim – seveda, še posebej, če pustite stvari, kot sta "umiti avto" in "odložiti posodo" seznam "ne morem storiti". Ko gre za organizacijo, shranjevanje in pridobivanje podatkov, je Access na čelu razreda.

Gradnja velikih baz podatkov z Alexo

Ok, kaj mislim z veliko bazo podatkov? Vsaka baza podatkov z veliko zapisi - in z veliko, mislim na stotine. Vsaj. In zagotovo, če imate na tisoče zapisov, potrebujete orodje, kot je Access, da jih upravljate. Čeprav lahko uporabite Microsoft Excel za shranjevanje seznamov zapisov, omejuje, koliko jih lahko shranite (ne več kot število vrstic na enem delovnem listu). Poleg tega z Excelom ne morete nastaviti ničesar, razen preprostega seznama, ki ga je mogoče razvrstiti in filtrirati. Torej je vse z veliko zapisi in zapletenimi podatki najbolje narediti v Accessu.

Nekateri razlogi, zakaj Access dobro upravlja z velikimi bazami podatkov, so:

• Običajno ima velika baza podatkov velike potrebe po vnosu podatkov. Access ponuja ne le obrazce, ampak tudi funkcije, ki lahko ustvarijo hiter obrazec, prek katerega lahko nekdo vnese vse te zapise. To lahko olajša in pospeši vnos podatkov ter znatno zmanjša stopnjo napake.
• Ko imate veliko in veliko zapisov, imate tudi veliko priložnosti, da se prikradejo napake. To vključuje podvojene zapise, zapise z napačno črkovanimi in zapise z manjkajočimi informacijami – in to je samo za začetnike. Torej potrebujete aplikacijo, kot je Access, da odkrijete te napake in jih odpravite.
• Velike baze podatkov pomenijo velike potrebe po natančnem, pronicljivem poročanju. Access ima zmogljiva orodja za poročanje, ki jih lahko uporabite za ustvarjanje natisnjenih in zaslonskih poročil – in lahko vključujejo toliko ali toliko kosov vaših podatkov, kot jih potrebujete, po potrebi iz več kot ene tabele. Svoja poročila lahko prilagodite svojemu občinstvu, od tega, kar je prikazano na straneh poročil, do uporabljenih barv in pisav.
• Ko hočeš nekaj najti, je težko prehoditi velike baze podatkov. Access ponuja več orodij za razvrščanje, iskanje in ustvarjanje lastnih specializiranih orodij (znanih kot poizvedbe ) za iskanje izmuzljivega posameznega zapisa ali skupine zapisov, ki jih potrebujete.
• Access prihrani čas, saj poenostavi uvoz in recikliranje podatkov. Morda ste uporabili določena orodja za uvoz podatkov iz drugih virov – kot so Excelovi delovni listi (če ste začeli v Excelu in maksimalno izkoristili njegovo uporabnost kot naprava za shranjevanje podatkov) in Wordove tabele. Access vas prihrani pred ponovnim vnašanjem vseh vaših podatkov in vam omogoča, da ohranite doslednost več virov podatkov.

Ustvarjanje baz podatkov z več tabelami

Ne glede na to, ali vaša zbirka podatkov vsebuje 100 zapisov ali 100.000 zapisov (ali več), če morate hraniti ločene tabele in jih povezati za maksimalno uporabo informacij, potrebujete relacijsko bazo podatkov – in to je Access. Kako veste, ali morajo biti vaši podatki v ločenih tabelah? Pomislite na svoje podatke – ali so zelo razdeljeni? Ali ugasne na tangentah? Razmislite o naslednjem primeru in uporabite koncepte za svoje podatke in preverite, ali potrebujete več tabel za svojo bazo podatkov.

Baza podatkov velike organizacije

Predstavljajte si, da delate v zelo velikem podjetju in podjetje ima podatke, ki se nanašajo na njihove stranke in njihova naročila, izdelke, ki jih podjetje prodaja, svoje dobavitelje in zaposlene. Za zapleteno bazo podatkov, kot je ta, potrebujete več tabel, kot sledi:

• V eni tabeli so podatki o strankah – imena, naslovi, telefonske številke in e-poštni naslovi.
• Druga tabela vsebuje naročila strank, vključno z imenom stranke, ki je naročilo oddala, prodajalcem, ki je vodil prodajo, podatki o pošiljanju in datumom naročila.
• Tretja tabela vsebuje informacije o izdelkih, ki jih podjetje prodaja, vključno s številkami izdelkov, imeni dobaviteljev, cenami in številom artiklov na zalogi.
• Četrta tabela vsebuje podatke o dobaviteljih – o podjetjih, od katerih glavna organizacija pridobi svoj inventar izdelkov za nadaljnjo prodajo strankam. Tabela vsebuje imena podjetij, njihovo kontaktno osebo ter podatke o naslovu, e-pošti in telefonski številki, s katerimi lahko pridete do njih.
• Peta tabela vsebuje podatke o zaposlenih - od datuma, ko so bili zaposleni, do njihovih kontaktnih podatkov do njihovega naziva delovnega mesta - in vsebuje tudi opombe o njih, nekakšen povzetek njihovih življenjepisov za referenco.

Obstajajo tudi druge tabele – za vodenje seznama ladijskih podjetij in njihovih kontaktnih podatkov (za naročila strank za pošiljanje), tabele stroškov (za stroške, ki nastanejo pri vodenju podjetja) in druge tabele, ki se uporabljajo z glavnimi štirimi tabelami.

Ker vam ni treba izpolniti vseh polj za vsak zapis – v kateri koli tabeli v bazi podatkov – če na primer nimate telefonske številke ali ne poznate e-poštnega naslova, je prav, da ta polja pustite prazna dokler ne dobite teh informacij.

Ne uspe načrtovati? Načrtujte neuspeh

Če dobro premislite o svoji zbirki podatkov, kako uporabljate svoje podatke in kaj morate vedeti o svojih zaposlenih, strankah, prostovoljcih, donatorjih, izdelkih ali projektih – ne glede na to, o čemer shranjujete podatke –, lahko načrtujete:

• Koliko miz boste potrebovali
• Kateri podatki bodo šli v katero tabelo
• Kako boste skupaj uporabili tabele, da boste dobili poročila, ki jih potrebujete

Seveda vsi nekaj pozabijo in načrti se spremenijo, ko je sistem že implementiran. Ampak ne skrbite – dostop ni tako tog, da bi nastal kaos, če začnete graditi svoje tabele in nekaj pozabite (polje ali dve, celotno tabelo). Vedno lahko dodate polje, ki ste ga pozabili (ali za katero vam je pravkar povedala, da je potrebna neka svetla iskra) ali pa dodate novo tabelo. Toda čim bolj temeljito načrtovanje je še vedno bistveno.

Kot del temeljitega načrtovanja skicirajte svojo načrtovano bazo podatkov na papir, narišite nekakšen diagram poteka s polji za vsako tabelo in seznami polj, ki jih boste imeli v vsaki. Narišite puščice, da pokažete, kako so lahko povezane – to je nekako tako kot risanje preprostega družinskega drevesa – in že ste na dobri poti do dobro načrtovane, uporabne baze podatkov.

Tukaj je priročen postopek, ki ga morate upoštevati, če ste novi v procesu načrtovanja baze podatkov:

1. Na papir ali v dokument za obdelavo besedil, kar je bolj udobno, vnesite naslednje:

• Okvirno ime za vašo bazo podatkov
• Seznam informacij, ki jih nameravate dnevno ali redno pridobivati ​​iz te baze podatkov

2. Zdaj na podlagi teh informacij ustvarite nov seznam dejanskih podrobnosti, ki bi jih lahko shranili:

Navedite vse informacije, ki jih lahko pomislite o svojih strankah, izdelkih, idejah, primerih, knjigah, umetniških delih, študentih – ne glede na to, na kar se vaša zbirka podatkov nanaša. Ne bojte se pretiravati – vedno lahko preskočite nekatere elemente na seznamu, če se ne izkaže, da so stvari, ki jih resnično morate vedeti (ali morda lahko izvedete) o vsakem elementu v vaši zbirki podatkov.

3. Vzemite seznam polj – to so vsi ti deli informacij – in jih začnite razbijati v logične skupine.

Kako? Pomislite na področja in kako delujejo skupaj:

• Na primer, če je baza podatkov beleži knjižnice knjig, morda naslov, datum objave, založnik, ISBN ( I EDNARODNE S tandard B ook N terjajo, ki je edinstven za vsako knjigo), cena in število strani lahko shranjeni v eni skupini, medtem ko so podatki o avtorju, recenzije in seznami drugih naslovov istega avtorja ali knjig na isto temo lahko shranjeni v drugi skupini. Te skupine postanejo posamezne tabele in ustvarijo vašo relacijsko bazo podatkov o knjigah.
• Ugotovite, kaj je edinstvenega pri vsakem zapisu. Kot je navedeno v prejšnji točki, potrebujete polje, ki je edinstveno za vsak zapis. Čeprav lahko Access ustvari edinstveno vrednost za vas, če za vsak zapis v vaši zbirki podatkov ni edinstvenih podatkov, je pogosto najbolje, da je takšno polje že vzpostavljeno ali da takšno polje ustvarite sami. Številke strank, študentske številke, številke socialnega zavarovanja, ISBN knjig, kataloške številke, serijske številke – vse, kar ni enako za katera koli dva zapisa, bo primerno.

Z velikim seznamom polj in nekaterimi poskusnimi skupinami teh polj, ki so na voljo, ter z idejo, katero polje je edinstveno za vsak zapis, lahko začnete ugotavljati, kako uporabiti podatke.

4. Naredite seznam načinov uporabe podatkov, vključno z:

• Poročila, ki jih želite ustvariti, vključno s seznamom polj, ki naj bodo vključena za vsako poročilo
• Podatke lahko uporabite tudi na druge načine – nalepke za pošiljanje, oznake izdelkov, kataloški podatki, ceniki, seznami stikov itd.

5. Navedite vsa mesta, kjer se vaši podatki trenutno nahajajo. To je lahko na listkih v žepu, na karticah v škatli, v drugem programu (kot je Excel) ali morda prek podjetja, ki prodaja podatke za namene trženja.

Ko je to načrtovanje končano, ste pripravljeni začeti graditi svojo bazo podatkov.

Dostopajte do podatkovnih baz z uporabniškimi obrazci

Ko načrtujete svojo bazo podatkov, upoštevajte, kako bodo podatki vneseni:

• Če boste vnašanje podatkov izvajali sami, vam je morda udobno delati v okolju, podobnem preglednicam (v Accessu poznano kot pogled podatkovnega lista ), kjer je tabela velika mreža. Izpolnjujete ga vrstico za vrstico in vsaka vrstica je zapis.

Slika prikazuje tabelo prostovoljcev v teku v pogledu podatkovnega lista. Odločite se: Ali je enostaven za uporabo, ali si lahko predstavljate, da ste pozabili premakniti se po vrstici navzdol in vnašati napačne stvari v napačne stolpce, ko vnašate vsak zapis? Kot lahko vidite, je v oknu več polj, kot jih je prikazanih, zato bi se za uporabo tega pogleda morali veliko pomikati v levo in desno.

Pogled podatkovnega lista je lahko preprosto okolje za vnos podatkov. Ali pa ne.

• Namesto tega boste morda želeli uporabiti obrazec (prikazano na naslednji sliki). Obrazec je specializiran vmesnik za vnos podatkov, urejanje in ogled vaše baze podatkov en zapis naenkrat, če:
• Nekdo drug bo skrbel za vnos podatkov
• Vnašanje vrstice za vrstico podatkov v veliko mrežo se zdi omamljajoče

Tukaj je preprost obrazec za vnos novih zapisov ali pregled obstoječih.

Učinek omamljanja (in prirojena povečana možnost napake) je še posebej verjeten, če imate v bazi podatkov veliko polj in se mora uporabnik, če dela v pogledu podatkovnega lista, premikati vodoravno skozi polja. Obrazec, kot je prikazan, postavi polja v bolj prijetno obliko, kar olajša vnos podatkov v polja in ogled vseh polj hkrati (ali samo tistih, v katera želite vnesti podatke).

Če je vaša zbirka podatkov dovolj velika, da potrebujete pomoč pri vnosu podatkov, ali če se bo sčasoma povečala, zaradi česar bo verjetno nenehen proces vnosa podatkov, je Access orodje za vas. Dejstvo, da ponuja preproste oblike vnosa/urejanja podatkov, je zadosten razlog, da postane vaša izbrana aplikacija za bazo podatkov.

Baze podatkov, ki zahtevajo posebno poročanje

Še en razlog za uporabo Accessa je možnost, da hitro in enostavno ustvarite prilagojena poročila. Nekateri programi baz podatkov, zlasti tisti, ki so zasnovani za zbirke podatkov z enojno tabelo (znane kot baze podatkov s ploščatimi datotekami ), imajo vgrajenih nekaj pripravljenih poročil in to je vse, kar lahko storite – samo izberite poročilo s seznama in zaženite enako poročilo kot vsako drugo uporabnik te programske opreme, ki se izvaja.

Če ste uporabnik Excela, vaše zmožnosti poročanja še zdaleč niso enostavne ali enostavne in niso zasnovane za uporabo z velikimi bazami podatkov – namenjene so preglednicam in majhnim seznamom, sestavljenim iz ene tabele. Poleg tega se morate veliko globlje poglobiti v Excelova orodja, da dobite ta poročila. Po drugi strani je Access aplikacija baze podatkov, zato je poročanje glavna, vnaprejšnja funkcija.

Primer? Če želite v Excelu dobiti poročilo, ki vaše podatke razvršča po enem ali več polj na vašem seznamu, morate najprej razvrstiti vrstice na delovnem listu z uporabo polj za razvrščanje podatkov, nato pa lahko ustvarite, kaj je znano kot poročilo o vmesnem seštevku . Če ga želite ustvariti, uporabite pogovorno okno, ki vas sprašuje o izračunih, ki jih želite izvesti, kam postaviti rezultate in ali temeljite razvrščanje in/ali vmesni seštevek na več kot enem polju. Nastalo poročilo ni zasnovano za tiskanje, zato se morate pomikati s paginacijo preglednice (prek specializiranega pogleda preglednice), da nadzorujete, kako se poročilo natisne.

V dostopu? Samo zaženite čarovnika za poročila in lahko razvrstite svoje podatke, izberete, kako jih združite, odločite, katere dele podatkov boste vključili v poročilo, in izberete vizualno postavitev in barvno shemo, vse v enem preprostem in poenostavljenem postopku. Ne da bi karkoli storili, je poročilo pripravljeno za tiskanje. Access je ustvarjen za poročanje – navsezadnje je aplikacija baze podatkov – in poročila so eden najpomembnejših (če ne celo najpomembnejši) načinov uporabe in skupne rabe svojih podatkov.

Ker so poročila tako pomemben del Accessa, jih lahko ne samo ustvarite z minimalnim naporom, ampak jih tudi prilagodite, da ustvarite zmogljivo dokumentacijo vaših najpomembnejših podatkov:

• Ustvarite hitro in preprosto poročilo, ki samo izpljune vse, kar je v vaši tabeli, v urejeni, lahko berljivi obliki.

Ah, preprostost. Hitro poročilo je oddaljeno le en klik.

• Ustvarite prilagojeno poročilo, ki ga oblikujete po korakih s pomočjo čarovnika za poročila. V poročilu, prikazanem na sliki, so prostovoljci razvrščeni po njihovih priimkih. Te možnosti so bile preprosto uporabljene z le nekaj kliki.

Čarovnik za poročila ustvari bolj izpopolnjena (vendar preprosta) poročila, kot je to.

• Resnično lahko zavihate rokave in oblikujete novo poročilo ali pa se igrate z obstoječim in dodate vse vrste zvončkov in piščal. Naslednja slika prikazuje, kako se to dogaja v pogledu načrtovanja. Upoštevajte, da je izbran naslov poročila (Seznam prostovoljcev po statusu): okoli njega je polje in drobne ročice na vogalih in straneh polja, kar pomeni, da lahko preoblikujete naslov, spremenite pisavo, velikost ali barvo besedilo ali celo uredite besede, če potrebujete nov naslov.

Pogled oblikovanja je morda videti nekoliko zastrašujoč, a če želite stvari resnično prilagoditi, ga boste potrebovali – in morda boste celo uživali!

Tako lahko v Accessu ustvarite kakršno koli poročilo po meri z uporabo katere koli ali vseh tabel baze podatkov in katerega koli od polj iz teh tabel, polja pa lahko združite in jih postavite v poljubnem vrstnem redu:

• S čarovnikom za poročila lahko izbirate med več prednastavljenimi postavitvami za svoje poročilo in vse ga lahko prilagodite vrstico za vrstico, stolpec za stolpcem.
• Po ustvarjanju poročila lahko preprosto dodate in odstranite polja, če si premislite, kaj je vključeno v poročilo. Če želite dati svoj osebni pečat na vsak vidik svojega poročila, lahko uporabite pogled načrta za naslednje:
• Dodajte naslove, polja z navodili ali opisno besedilo in grafike.
• Nastavite glave in noge po meri, da vključite vse informacije, ki jih želite prikazati na vseh straneh poročila.

Če vse to zveni vznemirljivo ali vsaj zanimivo, ste z Accessom res na pravi poti. Potreba po ustvarjanju poročil po meri je glavni razlog za uporabo Accessa.