Kaj iskati pri preverjanju ali reviziji finančnega modela

Če že nekaj časa uporabljate Excel, verjetno raje ustvarite svoje preglednice ali finančne modele iz nič. V korporativnem okolju pa ljudje le redko dobijo to priložnost. Namesto tega se pričakuje, da bodo prevzeli obstoječi model, ki ga je zgradil nekdo drug.

Morda vstopate v vlogo, ki jo prevzemate od nekoga drugega in obstaja obstoječi model finančnega poročanja, ki ga boste morali posodabljati vsak mesec. Ali pa vam je bilo rečeno, da izračunate prodajne provizije vsako četrtletje na podlagi pošastne preglednice s 50 zavihki, ki vam ni v resnici všeč. Ne samo, da podedujete modele drugih skupaj z vložki, predpostavkami in izračuni, ki jih je vnesel prvotni modelar, temveč podedujete tudi napake modelarja.

Če želite prevzeti odgovornost za model nekoga drugega, ga morate biti pripravljeni prevzeti in narediti svojega. Morate biti odgovorni za delovanje tega modela in biti prepričani, da deluje pravilno. Tukaj je kontrolni seznam stvari, ki jih morate preveriti, ko prvič podedujete finančni model nekoga drugega:

• Seznanite se z njegovim videzom in občutkom. Preglejte vsak list, da vidite, katere barvne sheme so bile uporabljene. Preberite morebitno dokumentacijo. Ali obstaja ključ, ki pomaga videti, katere celice so katere? Ali je modelar razlikoval med formulami in trdo kodiranimi predpostavkami?
• Dobro si oglejte formule. Ali so dosledni? Ali vsebujejo kakšne trdo kodirane vrednosti, ki se ne bodo samodejno posodabljale in bodo zato povzročale napake?
• Zaženite preverjanje napak. Pritisnite gumb Preverjanje napak v razdelku Revizija formule na zavihku Formule na traku, da na prvi pogled vidite, ali so na listu kakšne Excelove napake, ki bi lahko povzročile težave.
• Preverite povezave do zunanjih datotek. Zunanje povezave so lahko veljaven del delovnega operativnega procesa, vendar morate vedeti, ali ta datoteka prejme kakršne koli vnose iz zunanjih delovnih zvezkov, da se prepričate, da nihče nenamerno ne spremeni imen listov ali datotek, kar povzroči napake v vašem modelu. Poiščite zunanje povezave s pritiskom na gumb Uredi povezave v razdelku Povezave na zavihku Podatki na traku.
• Preglejte imenovane obsege. Poimenovani razponi so lahko uporabni v finančnem modelu, vendar včasih vsebujejo napake zaradi odvečnih imen in zunanjih povezav. Preglejte poimenovane obsege v upravitelju imen, ki je v razdelku Določena imena na zavihku Formule na traku. Izbrišite vse imenovane obsege, ki vsebujejo napake ali se ne uporabljajo, in če vsebujejo povezave do zunanjih datotek, upoštevajte in se prepričajte, da so potrebne.
• Preverite samodejne izračune. Formule bi morale izračunati samodejno, toda včasih, ko je datoteka zelo velika ali modeler rad nadzoruje spremembe ročno, je izračun nastavljen na ročni namesto samodejnega. Če v spodnji levi statusni vrstici vidite besedo Izračunaj, to pomeni, da je bil izračun nastavljen na ročni, zato vas verjetno čaka zapletena preiskava! Pritisnite gumb Možnosti izračuna v razdelku Izračun na zavihku Formule na traku, da preklopite med ročnim in samodejnim izračunom delovnega zvezka.

Poleg teh korakov je tu še nekaj priročnih revizijskih orodij v Excelu, ki jih lahko uporabite za preverjanje, revizijo, potrditev in po potrebi popravljanje podedovanega modela, tako da ste lahko prepričani v rezultate svojega finančnega modela:

• Preglejte delovni zvezek. Spoznajte skrite funkcije svojega modela in prepoznajte potencialno problematične funkcije, ki bi jih sicer bilo zelo težko najti s tem malo znanim orodjem. Če ga želite uporabiti, odprite delovni zvezek, kliknite gumb Datoteka na traku; na zavihku Informacije kliknite gumb Preveri težave.
• F2: Če so izvorne celice formule na isti strani, bližnjica F2 celico postavi v način za urejanje, tako da je ta bližnjica dober način za vizualni pregled, od kod prihajajo izvorni podatki.
• Sledite predhodnim/odvisnim: Excelova revizijska orodja vizualno sledijo razmerjem s puščicami sledilne črte. Do teh orodij lahko dostopate v razdelku Revizija formule na zavihku Formule na traku.
• Ocenite formulo: razstavite dolge in zapletene formule z orodjem za oceno formule v razdelku Revizija formule na zavihku Formule na traku.
• Orodja za preverjanje napak: če naredite napako – ali kar Excel meni, da je napaka – se bo v zgornjem levem kotu celice pojavil zeleni trikotnik. To se bo zgodilo, če izpustite sosednje celice ali če vnesete vnos kot besedilo, ki je videti, kot da bi morala biti številka.
• Ogledno okno: če imate izhodne celice, na katere želite biti pozorni, bo to orodje prikazalo rezultat določenih celic v ločenem oknu. To orodje najdete v razdelku Revizija formule na zavihku Formule na traku. Koristno je za testiranje formul, če želite videti vpliv spremembe predpostavk na ločeno celico ali celice.
• Prikaži formule: če si želite na hitro ogledati vse formule in ne dobljenih vrednosti, pritisnite gumb Pokaži formule v razdelku Revizija formul na zavihku Formule na traku (ali uporabite bližnjico Ctrl+`). Prikaži formule je tudi zelo hiter in enostaven način za preverjanje, ali obstajajo trdo kodirane vrednosti.