Javna objava z javnimi mapami v Outlooku 2002

Če uporabljate Outlook 2002 v omrežju Microsoft Exchange, lahko uporabite javne mape. Javne mape so mesta, ki si jih lahko ogleda cela skupina ljudi in jim doda elemente. Imate lahko javno mapo za opravila ali stike. Ustvarite lahko tudi javno mapo, ki vsebuje sporočila, podobno kot vaša mapa Prejeto, le da lahko vsi dodajajo sporočila in berejo isti niz sporočil. Tovrstna ureditev se pogosto imenuje oglasna deska; objaviš sporočilo, nekdo odgovori nanj, tretja oseba nato odgovori obema itd. To je način vodenja skupinskega pogovora, ne da bi imeli vse udeležence pogovora na voljo hkrati.

V Outlooku so javne mape videti tako kot vse druge mape. Javna mapa lahko vsebuje seznam stikov, ki ga deli celotno podjetje, ali seznam opravil, ki ga uporablja celoten oddelek. Nastavite lahko mapo za javno razpravo za tekočo skupinsko konferenco o temah, ki jih zanimajo vsi, ki delijo mapo, na primer trenutne novice podjetja. Uporabite lahko tudi mapo javne razprave za zbiranje mnenj o odločitvah, ki jih je treba sprejeti, ali kot sistem malih oglasov znotraj podjetja. Kot mapo lahko organizirate vse vrste informacij, ki jih želite izmenjati med skupinami ljudi v vašem omrežju.

Ko kliknete javno mapo, vidite seznam elementov, ki je videti kot seznam e-poštnih sporočil, le da so vsa sporočila naslovljena na mapo in ne na osebo. V javni mapi lahko spremenite pogled na elemente, dodate elemente ali odgovorite na elemente, ki jih je vnesel nekdo drug.

Ogled javne mape

Vaše podjetje lahko vzdržuje javno mapo za stalno spletno razpravo o pomembnih vprašanjih v vašem podjetju ali kot oglasno desko podjetja za objave o dejavnostih, ugodnostih in drugih novicah.

Če si želite ogledati javno mapo, sledite tem korakom:

1. Izberite Pogled–>Seznam map ali kliknite gumb Seznam map v orodni vrstici.

Prikaže se seznam map (glejte sliko 1).

Slika 1: Seznam map z javnimi mapami.

2. Kliknite ime mape, ki jo želite videti.

Prikaže se seznam elementov v mapi.

Dvokliknite lahko naslov katerega koli elementa, ki ga vidite, da si ogledate vsebino tega elementa.

Dodajanje novih predmetov

Številne javne mape so organizirane kot odprte razprave, v katere lahko vsak vloži svoja dva centa. Vsa sporočila lahko bere vsak, tako da vsi berejo in odgovarjajo vsem ostalim. Če si ogledate mapo in ugotovite, da je polna sporočil različnih ljudi, ki vsi odgovarjajo drug drugemu, gledate mapo za razpravo.

Če želite dodati nove elemente v javno mapo, sledite tem korakom:

1. Izberite Pogled–>Seznam map ali kliknite gumb Seznam map v orodni vrstici.

Prikaže se seznam map.

2. Kliknite ime mape.

Prikaže se seznam sporočil v mapi.

3. Izberite Datoteka–>Novo–>Objavi v tej mapi.

Prikaže se obrazec New Item (glejte sliko 2).

Slika 2: Obrazec za nov element.

4. Vnesite zadevo in sporočilo.

5. Kliknite Objavi.

Zdaj je vaše sporočilo del seznama elementov v mapi.

Odgovarjanje na elemente v obstoječi mapi javne razprave

Lepo vedenje in razum pravita, da če se želite pridružiti razpravi, je najbolje, da odgovorite na to, kar govorijo drugi udeleženci razprave. Toda bodi prijazen - ne goreči. Objavljanje neprijetnih odgovorov ljudem v spletni razpravljalni skupini se imenuje plamenenje . Vžiganje ni dobro cenjeno, vendar tudi ni nenavadno. Flaming ustvarja spletne pogovore, v katerih večina ljudi ne želi sodelovati. Kaj koristi razprava, ko nihče ne govori? Poleg tega vas lahko zaradi gorenja na delovnem mestu odpustijo. Zato se ohladi.

Ko sodelujete v razpravah o javnih mapah na delovnem mestu, predpostavite, da bodo vsi v podjetju – od najvišjih vodilnih do najnovejših templjev – prebrali, kar ste napisali. Preverite pravopis, NE PIŠITE Z VELIKIMI ČRKAMI (IZGLEDA, KAKO KRIČITE) in bodite preudarni pri tem, kaj in kako govorite. Ista pravila veljajo za meduslužbensko elektronsko pošto; ne veš kdo bere, kaj pošlješ.

Če želite odgovoriti na elemente v mapi javne razprave:

1. Dvokliknite element, na katerega želite odgovoriti.

Element se odpre, da ga lahko preberete.

2. Kliknite gumb Objavi odgovor v orodni vrstici.

Prikaže se obrazec za odgovor na razpravo. Besedilo sporočila, na katerega odgovarjate, je že objavljeno v obrazcu (glejte sliko 3).

Slika 3: Uporabite obrazec za odgovor na razpravo, da dodate svoje komentarje v javno razpravo.

3. Vnesite zadevo in odgovorite.

Vaš odgovor je prikazan v drugi barvi kot izvirno besedilo.

4. Kliknite Objavi.

Vaš predmet se pridruži seznamu predmetov razprave.

Premikanje elementov v javno mapo

Vse javne mape niso mape za razprave. Javne mape so lahko oblikovane tako, da vsebujejo vse vrste predmetov. Delite lahko sezname opravil, koledarje ali datoteke drugih vrst. Ni vam treba ustvariti elementa javne mape v mapi, kjer želite, da se element konča. Opravilo lahko ustvarite na primer na svojem seznamu opravil in ga nato premaknete v javno mapo opravil.

Če želite elemente premakniti v javno mapo:

1. Z desno tipko miške kliknite predmet, ki ga želite premakniti.

Prikaže se meni, kot je prikazano na sliki 4.

Slika 4: Priprava na premikanje predmeta v mapo.

2. Kliknite Premakni v mapo.

Prikaže se pogovorno okno, ki vključuje seznam map.

3. Kliknite mapo, v katero želite poslati predmet.

Ime mape, ki ste jo kliknili, je označeno.

4. Kliknite V redu.

Vaš predmet se premakne v novo mapo.

Za javno evidenco

Morda uporabljate javne mape, ne da bi to sploh vedeli. V Outlooku so vse mape videti enako, ne glede na to, ali jih ustvarite sami v svojem računalniku ali so v omrežju podjetja ali v internetu. Vse, kar morate vedeti o javnih mapah, je, da so javne, tako da lahko vsakdo, ki ima dostop do javne mape, vidi vse, kar objavite v tej javni mapi. Ustvarite lahko tudi svoje javne mape; pri skrbniku sistema preverite, ali imate pravice za ustvarjanje javnih map in mesto za njihovo odlaganje.