Izvoz tabel Access 2007 v druge formate datotek

Medtem ko je mogoče izvoziti vsak predmet Microsoft Access 2007, je izvoz podatkov v tabeli ali poizvedbi v drug program – na primer v preglednico – najpogostejša izvozna naloga. Izvoz tabele ali poizvedbe vključuje reorganizacijo podatkov, ki jih vsebuje, v drugo obliko. Tako kot pri uvozu lahko Access podatke prevede v različne oblike datotek, odvisno od vaših potreb.

Izvozni formati

Zavihek Zunanji podatki na traku razkrije vse oblike datotek, v katere je mogoče izvoziti predmet. (Access izvozi v iste formate, kot jih uvaža. Access izvaža tudi v PDF – datoteke Adobe Acrobat – in Microsoft Word.)

Glavna težava, na katero morate biti pozorni pri izvozu, je izguba podatkov. Čudovita tabela Access se ne prevede vedno v čudovito mizo Paradox. Vse baze podatkov nimajo enakih pravil za

• Vrste podatkov: vrste podatkov posebnega dostopa, kot so AutoNumber, Da/Ne, Memo in OLE, skoraj zagotovo povzročajo težave v drugih programih. Morda boste potrebovali nekaj ustvarjalnega reševanja problemov, da bodo podatki delovali tako, kot želite, da delujejo.

• Imena polj: Vsak program baze podatkov ima svoj nabor pravil, ki urejajo imena polj, kot so dolžina in posebni znaki (kot je znak za dolar ali odstotek), dovoljeni v imenu polja.

• Če se želite izogniti težavam z imenom polj med izvozom, naj bodo imena polj kratka in pri poimenovanju polj za dostop uporabljajte samo črke in številke. Če imena polj vaše Accessove tabele kršijo pravila programa, v katerega izvažate, izvoz ne bo deloval pravilno.

Bodite pripravljeni porabiti čas za prilagajanje izvoza, tako da bo deloval tako, kot želite. Če imate med izvozom težave, si oglejte dokumentacijo programske opreme, v katero obliko datoteke izvažate, za pravila o imenu polja in vrsti podatkov .

Izvoz podatkov tabele ali poizvedbe

Koraki za izvoz tabele ali poizvedbe so preprosti:

1. Ko je zbirka podatkov odprta, kliknite tabelo ali poizvedbo, ki jo želite izvoziti.

Ime tabele je označeno.

2. Kliknite zavihek Zunanji podatki na traku.

Skupina orodij za izvoz se prikaže na traku:

• Običajna izvozna opravila imajo lastne gumbe.

• Redko uporabljeni formati so združeni na gumb Več.

3. Kliknite orodje, ki se ujema s programom, v katerega boste izvozili svoje podatke.

Prikaže se pogovorno okno Izvoz, prilagojeno vaši izbrani obliki.

4. Sledite korakom v pogovornem oknu Izvoz, da dokončate izvoz.

Pogovorno okno Izvoz bo prikazalo izbire za vaš format izvozne datoteke:

• Vsaka izbira bo zahtevala ime datoteke (vključno s potjo) za vaše izvožene podatke.

• Nekateri izvozni procesi sprašujejo tudi, ali želite po končanem izvozu odpreti svojo novo datoteko. To lahko prepreči moteče iskanje po shranjevanju datoteke.

5. Če veste, da boste ta izvoz izvedli znova, izberite potrditveno polje Shrani korake izvoza.

Trak vsebuje gumb, imenovan Shranjeni izvozi. Uporabite to za preprost rutinski izvoz tabele ali poizvedbe.