Izdelava izhodišč iz prodajnih podatkov

Potrebujete način povzemanja posameznih prodajnih evidenc v izhodišče za napovedovanje. Večina podjetij, ki se ukvarjajo s prodajo izdelkov in storitev, beležijo svojo prodajo na dnevni bazi, ne glede na to, ali beležijo prihodke ali število prodanih enot.

Običajno lahko iz njihovega korporativnega računovodskega sistema ugotovite, koliko dolarjev so prinesli 4. maja in 12. oktobra oziroma koliko pripomočkov so prodali 8. februarja in 25. avgusta.

Računovodski sistem običajno razbije posamezne prodaje. Torej, če je podjetje 3. junija opravilo deset prodaj, boste za vsako od desetih prodaj videli drugačen rekord. Videti te prodaje eno za drugo je odlično, če ste računovodja ali če imate kakšen drug razlog, da potrebujete informacije o posameznih prodajah, ali če imate težave s spanjem. Če pa napovedujete, so posamezni zapisi nadloga.

Pri odločanju o najboljšem načinu za povzetek podatkov o prodaji upoštevajte naslednje zamisli:

• Ne potrebujete posameznih prodajnih evidenc. Če je vaše podjetje 5. januarja izvedlo tri prodaje – eno za 2.500 $, drugo za 8.650 $ in drugo za 4.765 $ – je pomembno dejstvo, ki ga želite vedeti, da ste 5. januarja prinesli 15.915 $.
• Ne napovedujete prodaje na dnevni ravni. Če je vaše podjetje podobno večini, potrebujete širšo sliko. Če želite načrtovati ravni zalog, se odločiti, koliko prodajalcev potrebuje vaše podjetje, in ugotoviti, kaj lahko pričakujete v zvezi s prihodki in kolikšna bo davčna obveznost vašega podjetja, potrebujete daljše časovno obdobje, kot je mesec ali četrtletje za svojo napoved.
• Dolžino svojega časovnega obdobja morate uskladiti z razlogi za napovedovanje. Tipična časovna obdobja so mesec, četrtletje ali leto, odvisno od tega, zakaj napovedujete. Za nakup materiala boste morda želeli napovedati prodajo za naslednji mesec. Za oceno zaslužka boste morda želeli napovedati prodajo za naslednje četrtletje. Za odločitve o zaposlovanju boste morda želeli napovedati prodajo za naslednje leto.

Bistvo je, da če nameravate napovedati prodajo za naslednji mesec, morate svojo osnovno vrednost organizirati po mesecih: koliko ste prodali januarja, februarja, marca itd. Če nameravate napovedati prodajo za naslednje četrtletje, potem morate tako organizirati svojo osnovno vrednost: koliko ste prodali v prvem četrtletju, v drugem četrtletju, v tretjem četrtletju itd.

Potrebujete veliko daljše izhodišče kot samo tri obdobja, da naredite napoved, ki vas ne bo spravila v zadrego.

Excelove vrtilne tabele so idealne za pomoč pri seštevanju podatkov o prodaji, da vzpostavite izhodišče za napovedovanje. Svoje neobdelane podatke o prodaji vnesete v Excel, kjer lahko sestavite vrtilne tabele na dva glavna načina:

• Iz tabele Excel: Recimo, da vam lahko vaš oddelek za računovodstvo ali IT pošlje podatke o prodaji v obliki mehke kopije, kot je datoteka .csv (vrednosti, ločene z vejico). Te podatke lahko prilepite v Excelov delovni zvezek kot seznam, ta seznam pretvorite v tabelo in na njem utemeljite vrtilno tabelo.
• Iz (kar Excel kliče) zunanjih podatkov : Z drugimi besedami, osnovni podatki, posamezni podatki o prodaji, niso shranjeni v Excelovem delovnem listu. Hranijo se v ločeni zbirki podatkov ali v besedilni datoteki ali celo v drugem Excelovem delovnem zvezku.

Gradnja vaših vrtilnih tabel na zunanjih podatkih je lahko priročna, ker se podatki o prodaji običajno redno posodabljajo v zunanjem viru podatkov (v praksi je to pogosto prava relacijska zbirka podatkov, za razliko od ravne datoteke, kot je standardni Excelov seznam ali tabela). Potem, ko želite posodobiti svojo napoved, vam ni treba pridobiti in prilepiti novih podatkov v delovni zvezek. Vrtilna tabela se lahko samodejno posodobi iz zunanjega vira podatkov.