Izboljšajte svoja poročila Excel z učinkovitim oblikovanjem številk

Način oblikovanja tabele neposredno vpliva na to, kako dobro občinstvo absorbira in interpretira podatke v tej tabeli. Pri poročanju Excel mora imeti vsak podatek v vaši tabeli razlog za prisotnost. Da bi razjasnili, mize pogosto preplavijo občinstvo z odvečnim črnilom, ki informacijam ne dodaja vrednosti.

Na primer, pogosto boste videli tabele, ki prikazujejo številko, kot je 145,57 $, ko bi bilo preprosto 145 čisto v redu.

Zakaj bi vključevali dodatna decimalna mesta, ki služijo le dodajanju množice številk, ki jih mora vaše občinstvo prebrati?

Tukaj je nekaj smernic, ki jih morate upoštevati pri uporabi formatov za številke v tabeli:

• Uporabljajte decimalna mesta le, če je potrebna ta raven natančnosti.

• V odstotkih uporabite samo najmanjše število decimalk, ki je potrebno za učinkovito predstavitev podatkov.

• Namesto da uporabljate simbole valut (na primer $ ali £), naj vaše oznake pojasnjujejo, da se sklicujete na denarne vrednosti.

• Oblikujte zelo velike številke na tisoče ali milijone.

• Številke poravnajte desno, da jih je lažje brati in primerjati.

Ta slika prikazuje slabo oblikovano mizo.

Ta slika prikazuje isto tabelo z uporabljenim ustreznim oblikovanjem številk. Upoštevajte, da so bili veliki zneski prihodkov in marže pretvorjeni v tisoče. Poleg tega oznake nad številkami zdaj to jasno kažejo.

Odstotki so bili skrajšani, da ne prikazujejo decimalnih mest. Tudi barvno kodiranje opozarja na stolpec Margin %, ki je ključna metrika v tej tabeli.

Neverjetno, vse te izboljšave so bile narejene preprosto z oblikovanjem številk. Tako je; za pretvorbo velikih števil v tisočice niso bile uporabljene formule, za barvno kodiranje polja Margin % ni bilo uporabljeno pogojno oblikovanje in ni bilo nobenih drugih perifernih trikov kakršne koli vrste.