Iskanje zapisov v tabelah Access 2003

Ko želite izslediti določen zapis, je ustvarjanje poizvedbe preveč. Na srečo ima Access 2003 hiter način za iskanje določenega podatka v tabelah in obrazcih vašega projekta: ukaz Najdi.

Iskanje je na voljo tako v orodni vrstici kot v glavnem meniju. (Izberite Uredi –> Najdi. Ljudje, ki se osredotočajo na tipkovnico, lahko pritisnejo Ctrl+F.) Access 2003 je vseeno, na kakšen način sprožite ukaz Najdi – deluje enako na obeh straneh.

Čeprav je ukaz Find precej enostaven za uporabo sam po sebi, poznavanje nekaj trikov omogoča, da najbolje deluje. Ko poznate osnove Najdi (zajete v naslednjem razdelku), lahko natančno prilagodite ukaz Najdi z uporabo nasvetov v razdelku, imenovanem »Uravnavanje iskanja za hitrost in natančnost«, pozneje v tem članku. V tem razdelku je prikazano, kako prilagoditi nastavitve Najdi za podrobnejše misije iskanja.

Najprej najti prve stvari (in naslednje stvari za tem)

Uporaba ukaza Najdi je enostavna naloga. Takole deluje:

1. Odprite tabelo ali obrazec, ki ga želite iskati.

Da, Find deluje v pogledu podatkovnega lista in z obrazci Access.

2. Kliknite polje, ki ga želite iskati.

Ukaz Najdi išče trenutno polje v vseh zapisih tabele, zato se prepričajte, da kliknete desno polje, preden začnete postopek Najdi. Accessu 2003 je vseeno, kateri zapis kliknete – dokler pritisnete pravo polje, je Access zadovoljen. (Pomembno je, da je vaša programska oprema zadovoljna!)

3. Zaženite ukaz Najdi tako, da kliknete gumb Najdi v orodni vrstici (tisti z daljnogledom) ali izberete Uredi –> Najdi.

Pogovorno okno Najdi in zamenjaj se odpre.

4. Vnesite besedilo, ki ga iščete, v polje Najdi, kot je prikazano na sliki 1.

Vzemite si trenutek in preverite svoje črkovanje, preden začnete iskati. Dostop ni dovolj svetel, da bi ugotovil, da dejansko mislite junaka, ko vnesete nič.

Slika 1: Pogovorno okno Najdi in zamenjaj je pripravljeno na svoje delo.

5. Kliknite Find Next, da začnete iskanje.

Preden lahko preštejete do ena do osmina, ukaz Najdi izsledi želeni zapis, premakne kazalec tja in označi ujemajoče se besedilo. Če Find ne najde ničesar, pa v majhnem pogovornem oknu obžaluje svojo neuspeh.

6. Če Find ni našel tistega, kar ste iskali:

• a. Kliknite V redu, da pogovorno okno izgine.

• b. Prepričajte se, da ste kliknili v pravilno polje in vse pravilno črkovali v polju Najdi.

• Morda boste želeli preveriti tudi posebne možnosti Najdi, ki so opisane v naslednjem razdelku, da vidite, ali ena od njih moti vaše iskanje.

• c. Ponovno kliknite Najdi naslednje.

Kaj pa, če prvi zapis, ki ga najde Access, ni tisti, ki ga iščete? Recimo, da želite drugega, tretjega ali štirinajstega Johna Smitha na mizi? Ni problema – zato ima pogovorno okno Najdi in zamenjaj gumb Najdi naprej. Klikajte Najdi naprej, dokler Access ne doseže želenega zapisa ali vam pove, da opušča iskanje.

Tuning iskanje hitrosti in natančnosti

Včasih samo navedba informacij v polju Najdi ni dovolj. Ali najdete preveč zapisov ali pa tisti, ki se ujemajo, niso tisti, ki jih želite. Najboljši način za zmanjšanje števila napačnih ujemanj je, da svojemu iskanju dodate več podrobnosti.

Natančna nastavitev omogoča tudi hitrejše zasledovanje.

Access ponuja več orodij za natančno nastavitev Find. Odprite pogovorno okno Najdi in zamenjaj s klikom na gumb Najdi v orodni vrstici ali z izbiro Uredi –> Najdi. Naslednji seznam opisuje, kako uporabljati različne možnosti:

• Poglej v: Access privzeto išče ujemanja samo v trenutnem polju – ne glede na to polje, ki ste ga kliknili, preden zaženete ukaz Najdi. Če želite Accessu sporočiti, naj namesto tega poišče celotno tabelo, spremenite nastavitev Look In na možnost Tabela , kot je prikazano na sliki 2.

Slika 2: Če želite iskati po celotni tabeli, spremenite nastavitev Look In.

• Ujemanje: Access daje nekaj neumnih predpostavk in ta nastavitev je dober primer. Ujemanje je privzeto nastavljeno na Celotno polje, kar predvideva, da želite najti samo polja, ki se popolnoma ujemajo z vašim iskalnim besedilom. Nastavitev Celotno polje pomeni, da iskanje Sama ne najde polj, ki vsebujejo Samuel, Samantha ali Mosam. Ni preveč svetlo za tako drag program, kajne? To vedenje spremenite tako, da prilagodite nastavitev Match na Any Part of Field, ki omogoča ujemanje kjer koli v polju (iskanje Samuela in novega vzorčnega izdelka), ali na Začetek polja, ki prepozna samo ujemanje, ki se začne od začetka polja. Če želite spremeniti to nastavitev, kliknite puščico navzdol poleg polja (glejte sliko 3) in nato izberite svojo izbiro v spustnem meniju, ki se prikaže.

Slika 3: Poglejte v vsa ta majhna polja z uporabo možnosti Match.

• Iskanje: če najdete preveč zadetkov, poskusite omejiti iskanje na en določen del tabele z možnostjo Iskanje. Iskanje pove ukazu Najdi, da poišče katero koli

• Pri vseh zapisih v tabeli (privzeta nastavitev)

• Gor ali dol od trenutnega zapisa

• Če kliknete zapis na polovici tabele in nato naročite Accessu, naj išče od tam navzdol, vaše iskanje omejite na spodnji del tabele.

• Nastavite nastavitve iskanja tako, da kliknete puščico navzdol poleg iskalnega polja in v spustnem meniju izberete ustrezno izbiro.

• Ujemanje velikih in malih črk : Ujemanje velikih in malih črk zahteva, da je izraz, ki ga iščete, popolnoma enak vrednosti, shranjeni v bazi podatkov, vključno z velikimi črkami znakov. Z drugimi besedami, če zbirka podatkov vsebuje čudno napisano z velikimi črkami SmItH, Match Case najde to vrednost samo, če iščete ime s popolnoma enako liho uporabo velikih začetnic (v tem primeru SmItH) . Match Case deluje zelo dobro pri iskanju imen v vaši bazi podatkov.

• Iskanje polj v formatu : ta možnost naroči Accessu, da pogleda oblikovano različico polja namesto dejanskih podatkov, ki ste jih vnesli. Omejevanje iskanja na ta način je priročno pri iskanju datumov, ID-jev enot zalog ali katerega koli drugega polja s precej specializiranega oblikovanja. Vklopite iskalna polja kot oblikovana tako, da kliknete potrditveno polje poleg njih. Ta nastavitev ne deluje z Ujemanje velikih in malih črk, zato so, če je izbrana možnost Ujemanje velikih in malih črk, prikazana zatemnjena iskalna polja kot oblikovana. V tem primeru počistite potrditveno polje Match Case, da vrnete iskalna polja kot oblikovana.

• Večino časa ta možnost nima velike razlike v vašem življenju. Pravzaprav je ta možnost Najdi verjetno mar samo takrat, ko (ali če) iščete po številnih visoko oblikovanih poljih.

Če vaš ukaz Find ne deluje tako, kot mislite, da bi moral, preverite možnosti na prejšnjem seznamu. Verjetnost je, da ena ali več teh možnosti ni nastavljenih povsem pravilno!