Iskanje pravega orodja Access 2013 za odstranjevanje smeti

Če so podatki, ki gredo v vašo bazo podatkov prek tabel in obrazcev, smeti, bo vsak izhod ali analiza, ki jo naredite s poizvedbami in poročili, povzročila tudi smeti. Na srečo Access ponuja veliko orodij, ki vam pomagajo zagotoviti, da so podatki, ki gredo v vsako polje, podatki, ki naj bi šli v to polje. V pogledu zasnove tabele lahko najdete številna orodja, ki zadržujejo smeti:

• Vrsta podatkov: uporabite pravilno vrsto podatkov, da preprečite vnos podatkov napačne vrste.

• Velikost polja: ta lastnost omejuje število znakov. Če veste, da polje nikoli ne sme presegati štirih znakov, na primer nastavite Velikost polja na 4.

• Oblika: s to lastnostjo so podatki videti pravilni. Besedilo lahko na primer spremenite v vse velike ali male črke.

• Vhodna maska: vhodna maska omejuje informacije, dovoljene na področju, ki ga določajo, kaj znake lahko vnesete. Uporabite vnosno masko, če veste, v kakšni obliki naj bodo podatki – če ima številka naročila dve črki, ki jima sledijo štiri števke, na primer. Telefonske številke in poštne številke so drugi primeri polj, v katerih so uporabne maske za vnos. Vhodne maske delujejo z lastnostjo polja Format.

• Privzeta vrednost: ta lastnost definira vrednost, ki se prikaže privzeto, če ni vnesena nobena druga vrednost. Privzeta vrednost je prikazana v polju, dokler ni vnesena druga vrednost.

• Pravilo za preverjanje polj ali zapisa : podatki morajo prestati to pravilo, preden se vnesejo. Ta lastnost deluje s pravilom lastnosti Besedilo preverjanja.

• Obvezno: ta lastnost določa, da mora imeti polje vrednost, da lahko shranite zapis. Če ni vnesena nobena vrednost, Access ne ustvari novega zapisa, ko pritisnete Tab ali Enter, gumb Nov zapis pa je zatemnjen.

• Dovoli ničelno dolžino: ta lastnost določa, ali je dovoljen vnos ničelne dolžine, kot je »« (narekovaji brez presledka med njimi) (samo za polja Besedilo, Dolgo besedilo in Hiperpovezava). Polje ničelne dolžine vam omogoča razlikovanje med informacijami, ki ne obstajajo, in ničelno vrednostjo (prazno), ki je neznana ali ni bila vnesena. Ko je ta možnost nastavljena, omogoča niz ničelne dolžine v zahtevanem polju. Morda boste želeli uporabiti vnosno masko, da bi polje ničelne dolžine izgledalo drugače od ničelne vrednosti, če sta dovoljeni oboje.

• Indeksirano: ko se odločite za indeksiranje polja, lahko določite, da v polju niso dovoljene podvojene vrednosti. Ta lastnost je dostopna tudi iz pogleda podatkovnega lista; to je potrditveno polje na zavihku podatkovnega lista na traku.

• Iskalna polja: ta lastnost omogoča uporabniku, da izbere vrednost za polje, ki je shranjeno v drugem polju, s čimer se odpravijo številne napačno črkovane besede in standardizirajo možnosti za polje. Uporabite čarovnika za iskanje, da ustvarite iskalno polje.