Finančno modeliranje v Excelu: kaj storiti, če velikost datoteke ni pod nadzorom

Ko v svojem finančnem modelu začnete pridobivati ​​pošteno količino podatkov, je na koncu precej enostavno dobiti ogromno Excelovo datoteko, ki traja dolgo za izračun, kar otežuje pregled ali skupno rabo z drugimi.

Če je velika velikost datoteke posledica velikega števila vrstic (recimo več kot 100.000), razmislite o uporabi Power Pivot za shranjevanje podatkov.

Če ugotovite, da vam model uide izpod nadzora (in uporabljate standardni Excel, brez pomoči Power Pivot ali drugih dodatkov), je tukaj nekaj preizkušenih nasvetov, s katerimi lahko ohranite to velikost datoteke. dol:

• Odstranite nepotrebno oblikovanje. Barve in oblikovanje naj veljajo samo za potreben obseg, ne pa za celotno vrstico ali stolpec. Izogibajte se ročnemu oblikovanju in namesto tega uporabite sloge.

  Ko brišete celice, ki jih ne uporabljate več, to verjetno storite tako, da izberete celico in pritisnete tipko Delete. To dejanje počisti vsebino in formule, vendar ne počisti oblikovanja. Če sumite, da je to težava, lahko pritisnete Ctrl+A, da izberete vse celice; nato na zavihku Domov na traku v razdelku Urejanje kliknite spustni meni Počisti in izberite Počisti oblike.

• Prepričajte se, da se formule sklicujejo samo na obseg, ki ga potrebujejo (ne izberejo celotne vrstice ali stolpca). Če se vaše formule sklicujejo na več celic, kot jih potrebujejo, bo to porabilo več pomnilnika. Uporabite na primer formulo =SUM(A1:A1000), da omogočite dodatne vrstice namesto =SUM(A:A). Lahko pa tudi formatirate podatke kot tabelo in se namesto tega sklicujete na samodejno razširljive obsege tabele v formuli.
• Odstranite (ali vsaj preverite velikost) vse logotipe ali slike, ki jih uporabljate. Ena datoteka JPG, vstavljena v model, lahko preprosto doda 10 MB velikosti datoteke Excel.
• Izogibajte se vrtilnim tabelam. Vrtilne tabele resnično prežvečijo pomnilnik. Če imate več vrtilnih tabel, se prepričajte, da uporabljajo isti vir podatkov in ne ustvarjajo povsem novega.
• Odstranite zunanje povezave do drugih datotek. Če želite preveriti, ali so v vašem modelu kakšne zunanje povezave, pojdite na zavihek Podatki na traku in kliknite Uredi povezave v razdelku Povezave. Če je gumb Uredi povezave zatemnjen, to pomeni, da zunanjih povezav ni. Če obstajajo, kliknite gumb in ko se prikaže pogovorno okno Uredi povezavo, kliknite Prekini povezave, da prilepite podatke iz vseh zunanjih povezav kot vrednosti, zunanje povezave pa bodo odstranjene. Če morate nujno uporabiti zunanje povezave, odprite izvorno datoteko hkrati; to bo pospešilo stvari.
• Preverite redundance pri vhodih in izračunih. Včasih se model razvija in lahko obstajajo deli, ki se ne uporabljajo več, ali deli, pri katerih so se informacije spremenile.
• Izogibajte se hlapnim funkcijam. Nekatere najpogosteje uporabljene nestanovitne funkcije so OFFSET, INDIRECT, RAND, NOW, DANES, ROW in COLUMN. Prekomerna uporaba teh posebnih funkcij v vašem modelu lahko resnično upočasni vaše izračune. Če jih morate uporabiti, poskusite omejiti njihov videz v modelu. Na primer, =TODAY() je zelo uporaben za podajanje današnjega datuma, vendar ga namesto večkratne uporabe v formuli imejte v eni sami celici in se nenehno sklicujte nazaj na to celico za današnji datum.
• Prepričajte se, da ne uporabljate vrste datoteke XLS. XLSX je veliko bolj kompaktna vrsta datoteke in če jo uporabljate, boste videli veliko razliko v hitrosti in velikosti datoteke. XLSB je vrsta datoteke binarnega delovnega zvezka Excel, ki je še bolj kompaktna kot XLSX.

Če ste preizkusili vse te nasvete in imate še vedno težave, razmislite o preklopu izračuna na ročni (to lahko storite tako, da kliknete zavihek Formule na traku, odprete razdelek Izračun in izberete možnost ročnega izračuna). Nato pritisnite F9 samo, ko morate znova izračunati. Vedeli boste, ali je treba kaj izračunati, ker boste v vrstici stanja videli Izračunaj .

Končno, v skrajnem primeru je majhen trik, da pustite eno celico na vrhu stolpca z živo povezavo in prilepite vse druge celice kot vrednosti. Kopirajte celico navzdol in ponovno izračunajte, ko morate osvežiti. To vsekakor ni najboljša možnost, ker je zamudna in nagnjena k napakam, vendar je zato zadnja možnost.