Filtriranje podatkovnega lista v Accessu 2003

Filtriranje podatkovnega lista Access 2003 je način, da se osredotočite na določene zapise in ne na vse zapise v tabeli. Filtrirate lahko zapise, ki niso pomembni za to, kar trenutno poskušate narediti.

Ko filtrirate podatke, uporabite kriterije, da Accessu poveste, kaj želite videti. Merilo je test, da se podatki prehaja, da se prikažejo, ko se uporablja filter. Od Accessa lahko na primer zahtevate, da vam pokaže zapise z datumom naročila 5/1/03. Naprednejše merilo so naročila z datumom 1. 5. 2003 ali pozneje.

V tabeli lahko uporabite pet vrst filtrov: Filtriraj po izboru, Filtriraj po obrazcu in Napredni filter/razvrsti. Tabela 1 prikazuje, kako uporabljati vsak filter.

Tabela 1: Vrste filtrov podatkovnega lista

Osnove filtriranja

Če želite razumeti celoten koncept filtriranja, začnite tako, da si oglejte dele podatkovnega lista, ki se nanašajo na filtre. Slika 1 prikazuje podatkovni list z označenimi gumbi za filtriranje in indikatorji. Ta podatkovni list ima uporabljen filter - to lahko ugotovite po indikatorjih filtriranega podatkovnega lista na dnu podatkovnega lista. Prav tako je poudarjen gumb Uporabi/Odstrani filter – če ga znova kliknete, se filter odstrani in prikažejo se vsi zapisi v podatkovnem listu.

Slika 1: Filtriran podatkovni list.

Filter lahko uporabite za kateri koli podatkovni list - ki vključuje seveda tabelo, pa tudi podtabele in podatkovne liste, ustvarjene s poizvedbami. Podatke lahko vnašate in urejate v filtriranem podatkovnem listu. Upoštevajte le, da se filter ne uporabi za nobene nove zapise, dokler ga znova ne uporabite (z izbiro Zapisi –> Uporabi filter/Razvrsti).

Filtrirate lahko z gumboma Filtriraj po izbiri ali Filtriraj po obrazcu ali pa uporabite meni. Prikažite meni Zapisi, da si ogledate možnosti filtriranja, vključno s tistimi, ki nimajo gumbov (nekaj jih je v meniju Zapisi, nekaj pa v podmeniju Filter).

• Če želite znova uporabiti zadnji uporabljeni filter, izberite Zapisi –> Uporabi filter/razvrsti.

• Če želite odstraniti filter, kliknite gumb Uporabi filter ali izberite Zapisi –> Odstrani filter/razvrsti.

Filter zažene preprosto poizvedbo v eni tabeli – dober način za začetek analize vaših podatkov. Filtriranje vam lahko pomaga pri ustvarjanju bolj zapletenih poizvedb. Če ste zmedeni glede poizvedb, vam lahko ustvarjanje filtra pomaga ugotoviti, kako napisati merila za poizvedbo. Ko ustvarite filter, izberite Zapisi –> Filter –> Napredni filter/razvrsti, da ga vidite v mreži poizvedbe. Poglejte vrstico Merila, da vidite, kako izgledajo merila. Če želite zapreti mrežo poizvedbe, kliknite gumb Zapri v orodni vrstici.

Filtri se prikažejo v lastnosti Filter na listu Lastnosti. Tabelo lahko filtrirate tako, da vanjo vnesete izraz, vendar tega skoraj nihče ne naredi, ker filter ostane uporabljen, nekateri zapisi pa se lahko izločijo v trenutku, ko odprete tabelo.

Filtriranje po izbiri

Filtriranje z izbiro je najpreprostejša vrsta filtra – v enem polju najde zapise z ustreznimi vrednostmi. Če želite filtrirati po izbiri, sledite tem korakom:

1. Poiščite zapis z vrednostjo ali besedilom, ki ga želite uskladiti, in nato postavite kazalec v to celico, da se ujema s celotno vrednostjo.

• Če želite poiskati vse izdelke s ceno 29,99, postavite kazalec v celico Cena z vrednostjo 29,99.

• Če želite ujemati začetek vrednosti, izberite prvi znak in toliko znakov, kolikor jih želite. Če želite najti vse vnose v polju, ki se začnejo z La, pred filtriranjem označite La in Flamingo na trati.

• Za ujemanje z delom vrednosti izberite znake na sredini vrednosti, ki jo želite ujemati. Izberite 99, da poiščete vse vrednosti, ki vsebujejo 99, na primer 499.

2. Kliknite gumb Filtriraj po izbiri v orodni vrstici

Access filtrira podatkovni list, da prikaže samo zapise, ki imajo enako vrednost v tem polju.

Če si želite ogledati celotno tabelo, kliknite gumb Odstrani filter (ki je obratna stran gumba Uporabi filter; isti gumb v orodni vrstici preklaplja med gumboma Uporabi filter in gumbom Odstrani filter).

Filtriranje z izključitvijo

Filtriranje po izključitvi je zelo podobno filtriranju po izbiri, le da so vsi zapisi, ki se ujemajo, iz podatkovnega lista izključeni, namesto da bi videli samo zapise, ki ustrezajo vašim kriterijem.

Če želite filtrirati po izključitvi, izberite vrednost, ki jo želite izključiti, na enak način, kot izberete vrednost, ki se ujema pri filtriranju po izboru:

• Postavite kazalec kamor koli v celico, da izključite vrednosti, ki se ujemajo s celotno vrednostjo. Kazalec na primer postavite v celico z vrednostjo ME, da izključite vse naslove v državi Maine.

• Izberite začetek vrednosti in nato toliko znakov, kot jih želite ujemati, da izključite vse zapise z ujemajočimi se začetnimi vrednostmi.

• Izberite znake na sredini vrednosti, da izključite vse zapise, ki vsebujejo izbor kjer koli v polju.

Če želite filtrirati po izključitvi, potem ko izberete vrednosti, ki jih želite izključiti, izberite Zapisi –> Filter –> Filter brez izbire. (Ta vrsta filtra ni v orodni vrstici.)