Excelove nadzorne plošče in poročila: Primer polja s seznamom

Eden od bolj uporabnih načinov uporabe polja s seznamom na nadzornih ploščah in poročilih Excel je nadzor več grafikonov z enim izbirnikom. Naslednja slika ponazarja primer tega. Ko je v polju s seznamom izbrana regija, se vsi trije grafikoni napajajo s podatki za to regijo, pri čemer se grafikoni prilagodijo tako, da ustrezajo opravljeni izbiri.

Na srečo je vse to storjeno brez kode VBA, le peščica formul in seznamsko polje.

Če želite ustvariti ta primer, začnite s tremi neobdelanimi nabori podatkov – kot je prikazano na naslednji sliki –, ki vsebujejo tri kategorije podatkov: prihodki, odstotek neto prihodka in bruto marža. Vsak nabor podatkov vsebuje ločeno vrstico za vsako regijo, vključno z eno za vse regije.

Nato dodate polje s seznamom, ki izpiše številko indeksa izbranega elementa v celico P2, kot je prikazano na naslednji sliki.

Nato ustvarite uprizoritveno tabelo, ki je sestavljena iz vseh formul. V tej uprizoritveni tabeli uporabite Excelovo funkcijo IZBIRA, da izberete pravilno vrednost iz tabel neobdelanih podatkov na podlagi izbrane regije.

V Excelu funkcija IZBIRA vrne vrednost iz določenega seznama vrednosti na podlagi podane številke položaja. Na primer, formula CHOOSE(3,”Red”, “Yellow”, “Green”, “Blue”) vrne zeleno, ker je zelena tretja postavka na seznamu vrednosti. Formula CHOOSE(1, “Red”, “Yellow”, “Green”, “Moder”) vrne rdeče.

Kot lahko vidite na naslednji sliki, formula IZBIRA pridobi številko ciljnega položaja iz celice P2 (celice, v kateri seznamsko polje izpiše indeksno številko izbranega elementa) in nato to številko položaja poveže s seznamom danih referenc celic. Sklici na celice prihajajo neposredno iz tabele neobdelanih podatkov.

V primeru, prikazanem na zgornji sliki, so podatki, ki bodo vrnjeni s to formulo CHOOSE, 41767. Zakaj? Ker celica P2 vsebuje številko 3, tretja referenca celice v formuli IZBIRA pa je celica B9.

Enako vrsto formule IZBIRA vnesete v stolpec Jan in jo nato kopirate čez, kot je prikazano na naslednji sliki.

Če želite preveriti, ali vaše formule delujejo, ročno spremenite vrednost celice P2, tako da vnesete 1, 2, 3, 4 ali 5. Ko formule delujejo, je vse, kar morate storiti, ustvariti grafikone s pomočjo uprizoritvene tabele.

Če vas Excelove funkcije, kot sta CHOOSE ali INDEX, nekoliko zastrašujejo, ne skrbite. Obstaja dobesedno na stotine načinov za uporabo različnih kombinacij kontrolnikov obrazca in Excelovih funkcij za doseganje interaktivnega poročanja. Ni določenih pravil o tem, katere kontrolnike obrazca ali funkcije Excel morate uporabiti v svojem modelu.

Začnite z osnovnimi izboljšavami svoje nadzorne plošče z uporabo kontrolnikov in formul, ki vam ustrezajo. Nato postopoma poskusite uvesti nekatere bolj zapletene kontrole in funkcije. Z malo domišljije in ustvarjalnosti lahko vzamete osnove in prilagodite svoje dinamične nadzorne plošče.