Excel in razširljivost

Razširljivost je zmožnost aplikacije, da se fleksibilno razvija za izpolnjevanje zahtev glede rasti in kompleksnosti. V kontekstu Excela se razširljivost nanaša na zmožnost Excela, da obvladuje vedno večje količine podatkov.

Večina ljubiteljev Excela hitro poudari, da lahko od Excela 2007 v en sam Excelov delovni list postavite 1.048.576 vrstic podatkov – kar je izjemno povečanje glede na omejitev 65.536 vrstic, ki so jo nalagale prejšnje različice Excela. Vendar to povečanje zmogljivosti ne rešuje vseh težav z razširljivostjo, ki preplavljajo Excel.

Predstavljajte si, da delate v majhnem podjetju in uporabljate Excel za analizo njegovih dnevnih transakcij. Sčasoma zgradite robusten proces z vsemi formulami, vrtilnimi tabelami in makri, ki jih potrebujete za analizo podatkov, ki so shranjeni v vašem lepo urejenem delovnem listu.

Ko količina podatkov raste, boste najprej opazili težave z zmogljivostjo. Preglednica se bo počasi nalagala in nato počasi izračunavala.

Zakaj se to zgodi? To je povezano z načinom, kako Excel ravna s pomnilnikom. Ko se naloži datoteka Excel, se celotna datoteka naloži v RAM. Excel to naredi, da omogoči hitro obdelavo podatkov in dostop. Pomanjkljivost tega vedenja je, da mora Excel vsakič, ko se spremenijo podatki v preglednici, celoten dokument znova naložiti v RAM. Končni rezultat velike preglednice je, da potrebuje veliko RAM-a za obdelavo tudi najmanjše spremembe. Sčasoma pred vsakim dejanjem, ki ga izvedete na ogromnem delovnem listu, sledi mučno čakanje.

Vaše vrtilne tabele bodo zahtevale večje vrtilne predpomnilnike, kar bo skoraj podvojilo velikost datoteke Excelovega delovnega zvezka. Sčasoma bo delovni zvezek postal prevelik za enostavno distribucijo. Morda boste celo razmislili, da bi delovni zvezek razdelili na manjše delovne zvezke (morda enega za vsako regijo). To povzroči podvajanje svojega dela.

Sčasoma lahko sčasoma dosežete omejitev 1.048.576 vrstic delovnega lista. Kaj se potem zgodi? Ali začnete nov delovni list? Kako analizirate dva nabora podatkov na dveh različnih delovnih listih kot eno entiteto? So vaše formule še dobre? Ali boste morali napisati nove makre?

Vse to so vprašanja, ki jih je treba obravnavati.

Seveda se boste srečali tudi z močnimi odjemalci Excela, ki bodo našli različne pametne načine, kako premagati te omejitve. Na koncu pa bodo te metode vedno preprosto rešitev. Sčasoma bodo tudi te močne stranke začele manj razmišljati o najučinkovitejšem načinu izvajanja in predstavitve analize svojih podatkov in več o tem, kako naj se podatki "prilegajo" Excelu, ne da bi pri tem porušili njihove formule in funkcije.

Excel je dovolj prilagodljiv, da lahko usposobljena stranka večino stvari prilagodi. Ko pa stranke razmišljajo samo v smislu Excela, se nedvomno omejujejo, čeprav na neverjetno funkcionalen način.

Poleg tega te omejitve zmogljivosti pogosto prisilijo stranke Excela, da zanje pripravijo podatke. To pomeni, da nekdo drug ekstrahira velike kose podatkov iz velike baze podatkov in jih nato združi in oblikuje za uporabo v Excelu.

Ali bi moral biti resni analitik za svoje potrebe po podatkih vedno odvisen od nekoga drugega? Kaj pa, če bi analitiku lahko dali orodja za dostop do velikih količin podatkov, ne da bi se zanašali na druge pri zagotavljanju podatkov? Ali bi lahko bil ta analitik bolj dragocen za organizacijo? Ali bi se lahko ta analitik osredotočil na natančnost analize in kakovost predstavitve, namesto da bi usmerjal vzdrževanje Excelovih podatkov?

Sistem relacijske baze podatkov (kot sta Access ali SQL Server) je logičen naslednji korak za analitika, ki se sooča z vedno večjim bazenom podatkov. Sistemi baz podatkov običajno nimajo posledic za zmogljivost pri velikih količinah shranjenih podatkov in so zgrajeni za obravnavanje velikih količin podatkov. Analitik lahko nato upravlja z večjimi nabori podatkov, ne da bi morali podatke povzeti ali pripraviti, da se prilegajo Excelu.

Tudi, če postane proces kdaj bolj ključen za organizacijo in ga je treba spremljati v okolju, ki je bolj sprejemljivo za podjetja, ga bo lažje nadgraditi in povečati, če je ta proces že v sistemu relacijskih baz podatkov.