Deset pasti pri vodenju projektov in kako se jim izogniti

Upravljanje projekta je težko. Obseg, viri, pričakovanja, urniki in proračuni se vedno spreminjajo. Čeprav vam lahko Microsoft Project pomaga pri mehaniki organiziranja, načrtovanja in sledenja projekta, vam ne more pomagati preprečiti vseh pasti pri upravljanju projektov. Tukaj je pogled na deset najpogostejših pasti in nasvete, kako se jim izogniti.

Začnite premajhno

Če želite začeti na pravi nogi v novem projektu, začnite z razmišljanjem o veliki sliki in se sistematično pomaknite do podrobnosti. Preden se potopite v podrobne naloge, ki so potrebne za dokončanje projekta, morate razumeti namen, cilje in strateški pomen projekta.

Začnite s temi vprašanji: Ali naj bo projekt organiziran po rezultatih? Po fazah? Po geografiji? Po vrsti tehnologije? Razmislite o posledicah organizacije vašega projekta na vsak od teh načinov. Ko določite, kako želite organizirati projekt, lahko začnete s strukturo razčlenitve dela (WBS). Če se odločite, da ga organizirate po fazah, se vsaka faza vašega projekta odraža na najvišji ravni WBS; če se odločite, da so rezultati boljši način za organizacijo projekta, so to najvišja raven. Ko je vaša najvišja raven vzpostavljena, lahko začnete razstavljati najvišjo raven na podrobnejše delovne pakete in iz delovnih paketov v naloge.

Ne uspe zakriti svojih domnev

Brez nekaterih predpostavk ne bi mogli načrtovati projekta. Predpostavljanje ni težava, a verjeti, da drugi ljudje poznajo – ali celo delijo – vaše predpostavke, je težava.

Kadar koli začnete nov projekt, ustvarite dnevnik predpostavk – v Excelovi preglednici ali kot tabelo Word. Predpostavko dokumentirajte, določite rok za njeno potrditev in dodajte polje za komentarje. To je zelo preprosto, vendar zagotavlja, da vsi delujejo pod enakimi predpostavkami.

Predpostavko prilepite v razdelek Opombe nalog, na katere vpliva predpostavka.

Obravnavajte svoj projekt kot edini VIP (zelo pomemben projekt)

Vaš projekt je pomemben za vas; pravzaprav je to morda najpomembnejši vidik vašega dela. Za vse ostale pa morda ni tako pomembno. Če delate v organizaciji, ki ima veliko tekočih projektov, vaš verjetno ni prioriteta številka 1. Kadar koli iz vašega projekta črpajo vire za pomoč pri drugem, se preprosto vrnite na urnik in popravite svoj načrt, da dokončate delo. Morda boste morali revidirati izhodišče ali celo ustvariti novo.

Verjemite, da je razpoložljivost nabor veščin

Ko delate globoko v projektu in poskušate uravnotežiti razpoložljivost virov z delom, ki ga je treba dokončati, je najlažja strategija poiskati prvi nedodeljeni ali premalo dodeljeni vir in to osebo dodeliti nalogi. Težava je v tem, da nedodeljeni vir morda nima spretnosti za opravljanje dela. Položaj zaposlenega v IT oddelku na primer ne zagotavlja ali celo namiguje, da lahko zgradi bazo podatkov ali projektira sistem. Določite spretnosti, potrebne za dokončanje dela, in določite nabor veščin, ki so na voljo razpoložljivim virom. Morda boste morali celo opredeliti ravni spretnosti , kot so začetna, srednja in strokovna.

Naročite se na mit o neomejenih virih

Če ne izračunate napora in trajanja vsake naloge, tvegate, da boste enemu vira dodelili preveč dela. V večini primerov viri niso namenjeni projektom za polni delovni čas. Veliko virov deluje v matrični organizaciji; delajo na več projektih ali izvajajo projektno delo.

Če ne določite, koliko časa morajo sredstva porabiti za projekt, in ustrezno izravnate delo, se soočite z neprijetnim presenečenjem, ko projekt zamuja, ker njegovi viri niso 100-odstotno namenjeni ali ker ste jih v celoti dodelili.

Zanašajte se na nerealne ocene

Kot vodja projekta se zanašate na to, da bodo člani ekipe zagotovili natančne ocene stroškov in trajanja njihovega dela. Navsezadnje ne moreš biti strokovnjak na vseh področjih. Ker pa ste še vedno odgovorni za načrt in proračun, ki ga razvijete, morate razumeti, kako so bile ocene razvite, in nato preveriti ustrezno metodo ocenjevanja.

V razdelku Opombe dokumentirajte osnovo ocen in predpostavke, uporabljene za razvoj ocene, da boste lažje spremljali spremenljivke, povezane z oceno.

Pozabi se pripraviti na Murphyjev zakon

Vodja projekta ima odnos zmorem. To, da se ukvarjate z reševanjem problemov in zagotavljanjem rezultatov, pa ne pomeni, da si lahko privoščite slepo optimistično glede projektov. Izpolnjevanje pravočasno in v skladu s proračunom je deloma odvisno od vzpostavitve rezerve za izredne razmere tako za urnik kot za proračun. Vzpostavite lahko rezervo za posamezna opravila, ki so sama po sebi tvegana, in nastavite celotno rezervo projekta. Za enostavnejše projekte zadostuje 10-odstotna rezerva. Za vrhunsko tehnologijo boste morda potrebovali 50-odstotno rezervo ali več.

Poddaj se srečanju z norostjo

Prva ovira za dokončanje nalog je nedvomno Srečanje. Morda se spomnite delovnih dni, ko ste hiteli z enega sestanka na drugega, da bi prišli do konca dneva in ugotovili, da niste uspeli dokončati nobenega svojega dela. Verjetno se vam ni bilo treba udeležiti vseh – ali pa bi se, če bi bili vsaj učinkoviteje vodeni, zaključili v polovičnem času.

Nehajte norosti srečanja! Načrtujte sestanke – tudi tedenske statusne sestanke – samo po potrebi. Eksperimentirajte tako, da organizirate skupinska srečanja vsaka dva tedna ali vodite sestanke ena na ena s posameznimi člani ekipe.

Če določena tema na dnevnem redu zahteva prispevek zainteresirane strani, povabite to osebo, da se udeleži samo tega dela sestanka, nato pa se opraviči, da se vrne na delo.

Pozabi, da je to samo model

Ko veste, kako ustvariti učinkovit urnik z uporabo Projecta, ga ne zamenjajte z resničnostjo. Urnik je preprosto model realnosti, glede na takrat razpoložljive informacije. Informacije, predpostavke, ocene in viri se vse spreminjajo, tveganja in težave so vedno prisotne in seveda se spreminja obseg projekta. Zato je takoj, ko zastavite projekt, verjetno zastarel.

Seveda se potrudite, da posodobite model z najnovejšimi informacijami, vendar ne pozabite, da preprosto načrtovanje dogodka ne zagotavlja, da se bo zgodil.

Zanašanje na čudeže

Če glede na vire in informacije, ki jih vnesete v projekt, ne morete ugotoviti, kako izpolniti rok, je malo verjetno, da boste dosegli ta rok. Pravzaprav vam lahko Project pomaga sporočiti težave, povezane z agresivnim datumom dostave. Zainteresiranim stranem lahko pokažete urnik in jih prosite, naj vam pomagajo določiti, kako pospešiti dokončanje nalog. V nekaterih primerih lahko zainteresirane strani zagotovijo ustrezne informacije, ki vam pomagajo, da končate prej; v drugih primerih pa želijo, da se projekt izvede do določenega datuma, vendar ni razumnega načina za izpolnitev roka.

Ko se soočite z nerealnim rokom, ga čim bolje izpolnite. Če je rok preprosto nemogoč, pa to priznajte. Project lahko uporabite za iskanje alternativnih pristopov za doseganje končnih rezultatov projekta – čeprav ga ne morete uporabiti za stiskanje časa.