Deset bližnjic za Office 2013

Ena pogosta tema Officea 2013 je, da so vsi programi videti in delujejo enako. Ko se naučite uporabljati Word, boste ugotovili, da se ni veliko težje naučiti Excela ali PowerPointa, ker vsi zavihki traku delujejo na podoben način.

Še bolje, isti ukazi za pritisk na tipke delujejo enako v vseh programih Office 2013. Če si zapomnite bližnjice s pritiskom na tipke, boste z Office 2013 lahko delali hitreje in učinkoviteje, ne glede na to, kateri program trenutno uporabljate.

Zaščitite se z Razveljavi (Ctrl+Z) in Ponovi (Ctrl+Y)

Mnogi ljudje se bojijo narediti napako, zato nikoli ne poskusijo ničesar novega, kar bi jim lahko prihranilo čas in olajšalo življenje. Na srečo vam Office 2013 omogoča prosto eksperimentiranje z različnimi ukazi, saj če naredite karkoli, na primer izbrišete ali spremenite besedilo ali dodate sliko ali stran, lahko takoj razveljavite to, kar ste pravkar naredili, tako da takoj uporabite ukaz Razveljavi (Ctrl+Z). .

Z ukazom Razveljavi, ki vas ščiti, lahko poskusite z različnimi ukazi, da vidite, kaj počnejo. Če stvari ne delujejo tako, kot ste mislili, pritisnite Ctrl+Z in razveljavite zadnje spremembe.

Če na koncu razveljavite spremembo in nato nenadoma ugotovite, da kljub vsemu niste želeli razveljaviti te spremembe, lahko ponovite ukaz, ki ste ga prej razveljavili. Če želite ponoviti ukaz, ki ste ga razveljavili, izberite ukaz Ponovi (Ctrl+Y).

Izreži (Ctrl+X), Kopiraj (Ctrl+C) in Prilepi (Ctrl+V)

Urejanje katere koli datoteke pogosto pomeni premikanje ali kopiranje podatkov z enega mesta na drugega. Razumljivo je, da so trije najpogostejši ukazi ukazi Izreži, Kopiraj in Prilepi.

Če želite uporabiti ukaz Izreži ali Kopiraj, samo izberite element (besedilo ali sliko) in izberite ikono Izreži ali Kopiraj na zavihku Domov (ali pritisnite Ctrl+X za izrezovanje ali Ctrl+C za kopiranje).

Oba ukaza Izreži in Kopiraj se najpogosteje uporabljata z ukazom Prilepi. Vendar je ukaz Izreži brez ukaza Prilepi v bistvu enakovreden brisanju izbranega besedila ali predmetov.

Vsakič, ko izberete ukaz Izreži ali Kopiraj, Office 2013 samodejno shrani izbrane podatke (besedilo ali slike) v odložišče Officea, ki lahko vsebuje do 24 elementov. Ko elemente izrežete ali kopirate v odložišče Officea, jih lahko vedno pridobite.

Če izklopite računalnik ali zapustite Office 2013, se vsi elementi v odložišče Officea izgubijo.

Shranjevanje datoteke (Ctrl+S)

Nikoli ne verjemite, da bo vaš računalnik, operacijski sistem ali Office 2013 deloval, ko ga boste potrebovali. Zato morate datoteko občasno shraniti, medtem ko delate: če tega ne storite in nenadoma izgine elektrika, boste izgubili vse spremembe, ki ste jih naredili v datoteki od zadnjega shranjevanja. Če ste nazadnje shranili datoteko pred 20 minutami, boste izgubili vse spremembe, ki ste jih naredili v zadnjih 20 minutah.

Dobro je, da datoteko občasno shranite, na primer po tem, ko v datoteko naredite veliko sprememb. Če želite shraniti datoteko, pritisnite Ctrl+S ali kliknite ikono Shrani v orodni vrstici za hitri dostop.

Ko prvič shranite datoteko, vas Office 2013 vpraša za opisno ime. Ko ste vsaj enkrat shranili datoteko, lahko izberete ukaz Shrani in Office 2013 bo shranil vašo datoteko, ne da bi vas motil s pogovornim oknom.

Tiskanje datoteke (Ctrl+P)

Kljub vsem obljubam o pisarni brez papirja več ljudi tiska in uporablja papir kot kdaj koli prej. Kot rezultat, je eden najpogostejših ukazov, ki jih boste uporabili, ukaz Print.

Če želite izbrati ukaz za tiskanje, pritisnite Ctrl+P.

Preverjanje črkovanja (F7)

Preden komur koli dovolite, da vidi vašo datoteko, najprej zaženite preverjanje črkovanja. Samo pritisnite F7 in Office 2013 pridno preverja črkovanje vašega besedila. Ko črkovalnik najde sumljivo besedo, prikaže pogovorno okno, ki vam omogoča, da izberete pravilno črkovanje, prezrete trenutno označeno besedo ali shranite označeno besedo v slovar Office 2013, da te besede ne bo znova označil kot napačno črkovano.

Črkovalniki so priročni in uporabni, vendar jih je mogoče zlahka preslepiti. Morda boste pravilno črkovali besedo (na primer njihova), vendar jo uporabite napačno, na primer Gneteš, dva se premakneta nad njuno. Preverjanje črkovanja ne bo vedno prepoznalo slovničnih napak, zato morate še vedno ročno lektorirati datoteko, da se prepričate, da v datoteki ni napačno črkovanih ali napačnih besed.

Če ne želite, da Office 2013 preverja črkovanje vaše celotne datoteke, samo označite besedilo, ki ga želite preveriti, in pritisnite F7.

Odpiranje datoteke (Ctrl+O)

Na splošno boste več časa porabili za delo z obstoječimi datotekami kot za ustvarjanje novih. Namesto da bi vas prisilili, da vsakič kliknete zavihek Datoteka in poiščete ukaz Odpri, namesto tega pritisnite Ctrl+O. Tako se takoj prikaže okno Odpri, tako da lahko izberete datoteko, ki jo želite odpreti.

Ustvarjanje nove datoteke (Ctrl+N)

Običajno, če želite ustvariti novo datoteko v Officeu 2013, morate klikniti zavihek Datoteka in kliknite Novo. Nato se morate odločiti, ali želite ustvariti prazen dokument ali uporabiti predlogo.

Tukaj je hiter način za ustvarjanje praznega dokumenta: samo pritisnite Ctrl+N. Office 2013 takoj ustvari prazno datoteko, ne da bi vas prisilil, da se prebijate skozi okno.

Če pritisnete Ctrl+N v Outlooku 2013, ustvarite drugačen element, na primer ustvarjanje novega e-poštnega sporočila ali opravila, odvisno od tega, kaj trenutno počnete z Outlookom.

Iskanje besedila (Ctrl+F)

Ukaz Najdi vam omogoča iskanje besede ali fraze, ki je zakopana nekje v vaši datoteki. Če želite uporabiti ukaz Najdi, pritisnite Ctrl+F. S tem se odpre pogovorno okno, v katerem lahko vnesete besedilo, ki ga želite najti.

Iskanje in zamenjava besedila (Ctrl+H)

Včasih boste morda morali poiskati in zamenjati besedilo z nečim drugim, na primer zamenjati ime svojega bratranca z lastnim imenom (še posebej uporabno za spremembo oporoke v bogati dediščini). Če želite poiskati in zamenjati besedilo, pritisnite Ctrl+H. Ko se prikaže pogovorno okno, vnesite besedilo, ki ga želite najti, in besedilo, ki ga želite zamenjati.

Ko zamenjate besedilo, lahko izberete uporabo ukaza Zamenjaj ali Zamenjaj vse. Ukaz Zamenjaj vam omogoča, da pregledate vsako besedo, preden jo zamenjate, da se prepričate, da je to tisto, kar resnično želite narediti. Ukaz Zamenjaj vse nadomesti besedilo, ne da bi vam dal možnost, da vidite, ali je pravilno. Ko uporabljate ukaz Zamenjaj vse, se zavedajte, da lahko Office 2013 besede napačno zamenja. Na primer, poleg zamenjave Boba s Frankom, lahko Office 2013 tudi zamenja vse pojavitve Bobcat s Frankcat, kar je verjetno nekaj, česar ne želite storiti.

Zapiranje okna (Ctrl+W) ali programa (Alt+F4)

Če želite zapreti okno, lahko kliknete polje Zapri tega okna ali kliknete zavihek Datoteka in nato Zapri. Za hitrejšo možnost preprosto pritisnite Ctrl+W, da takoj zaprete trenutno okno.

Če niste shranili vsebine trenutnega okna, Office 2013 prikaže pogovorno okno z vprašanjem, ali želite shraniti svoje podatke, preden zapre okno.

Če želite v celoti zapreti program, ki se trenutno izvaja, samo pritisnite Alt+F4. Če imate odprte, neshranjene datoteke, bo Office 2013 najprej vprašal, ali jih želite shraniti, preden zaprete datoteke in zaprete program.