Delo s distribucijskimi seznami v Outlooku

V modulu Outlookovih stikov lahko ustvarite distribucijski seznam, ki vključuje ime več kot ene osebe za tiste čase, ko pošljete sporočilo več osebam hkrati. Svojim seznamom prejemnikov lahko dodelite kategorije (tako kot pri posameznih stikih) in drugim osebam lahko pošljete seznam prejemnikov kot prilogo k e-poštnemu sporočilu, tako da lahko uporabljajo isti seznam kot vi, če so tudi z uporabo Outlooka.

Ustvarjanje distribucijskega seznama

Ustvarjanje distribucijskega seznama je preprosto sestaviti ime za svoj seznam in izbrati iz zbirke imen, ki ste jih shranili v vašem sistemu. Seznam distribucij ne spremlja telefonskih številk in poštnih naslovov, temveč le e-poštne naslove.

Če želite ustvariti distribucijski seznam v modulu za stike, sledite tem korakom:

1. Izberite Datoteka –> Novo –> Seznam distribucije (ali pritisnite Ctrl+Shift+L).

Prikaže se pogovorno okno Seznam distribucije.

2. Vnesite ime, ki ga želite dodeliti svojemu distribucijskemu seznamu.

Ime, ki ga vnesete, se prikaže v besedilnem polju Ime.

3. Kliknite gumb Izberi člane.

Prikaže se pogovorno okno Izbira članov, ki prikazuje seznam razpoložljivih imen na levi strani in prazno polje na desni strani.

4. Dvokliknite ime vsake osebe, ki jo želite dodati na svoj distribucijski seznam.

Vsako ime, ki ga dvokliknete, se prikaže v stolpcu Dodaj na seznam distribucije na desni strani pogovornega okna.

5. Ko končate z izbiro imen, kliknite V redu.

Pogovorno okno Izbira članov se zapre.

6. Kliknite Shrani in zapri (ali pritisnite Alt+S).

Pogovorno okno Seznam distribucij se zapre in vaš seznam distribucij se prikaže na vašem seznamu stikov.

Ko ustvarjate distribucijski seznam, boste morda želeli vključiti tudi e-poštne naslove ljudi, ki niso vključeni na vaš seznam stikov ali kateri koli drug Outlook imenik. Če želite takšnega zunanjega uporabnika dodati na svoj distribucijski seznam, kliknite Dodaj novega (namesto Izberi člane) v 4. koraku zgoraj. V pogovorno okno Dodaj nove člane vnesite ime in e-poštni naslov osebe, ki jo želite dodati, kliknite V redu in sledite preostalim korakom popolnoma na enak način.

Urejanje distribucijskega seznama

Ljudje prihajajo in ljudje gredo na sezname prejemnikov, tako kot povsod drugje. Na srečo lahko urejate sezname. Preprosto kliknite ikono Stiki v podoknu za krmarjenje in dvokliknite ime enega od vaših distribucijskih seznamov (vnosi, ki prikazujejo majhno dvoglavo ikono desno od njihovih imen). Ko odprete vnos seznama distribucije, vidite isti zaslon, ki ste ga videli, ko ste prvič ustvarili seznam. Tukaj imate nekaj uporabnih možnosti:

• Če želite odstraniti člana s seznama: Kliknite to ime in kliknite gumb Odstrani.

• Če želite izbrati novega člana iz imen, ki so že na vašem seznamu stikov ali globalnem seznamu naslovov: Kliknite Izberi člane in sledite isti rutini, kot jo uporabljate pri ustvarjanju seznama.

• Če želite dodati osebo, katere e-poštni naslov ni naveden v nobenem od vaših imenikov: Kliknite gumb Dodaj novo, vnesite ime in e-poštni naslov osebe ter kliknite V redu.

Uporaba distribucijskega seznama

Seznami distribucij so prikazani kot elementi na vašem seznamu stikov skupaj z imeni ljudi – tako (kot verjetno ugibate) lahko uporabite seznam za distribucijo za naslovitev e-poštnega sporočila tako kot pri katerem koli stiku. Takole:

• Kartico za seznam distribucij lahko povlečete v mapo Prejeto, da ustvarite novo e-poštno sporočilo na tem seznamu.

• Ime distribucijskega seznama lahko vnesete v vrstico Za: e-poštnega sporočila in kliknete gumb Preveri imena v orodni vrstici.

Ko Outlook doda podčrtano ime v polju Za:, veste, da bo vaše sporočilo šlo ljudem na vašem seznamu distribucije.