Deljenje ACT! 2005 in Outlookove imenike

Pogosta napačna predstava med potencialnimi ACT! uporabniki je, da ne potrebujejo ACT! ker uporabljajo Outlook. Temu predlogu se boste morda posmehnili, če se zavedate, da je Outlook PIM (upravitelj osebnih informacij), medtem ko ACT! je pravi vodja stikov. Pomislite na ACT! kot Outlook na steroidih; poskusite izvesti združitev pošte, prilagodite polja ali se prijavite v zapiske v Outlooku in razumeli boste.

Vseeno pa nekaj AKTA! uporabniki potrebujejo Outlook iz različnih razlogov:

• Njegovo podjetje trenutno uporablja Outlook za vzdrževanje koledarja podjetja.

• Morda bo uporabila Outlook za spremljanje osebnih naslovov in informacij, ki ne sodijo v ACT!

Na srečo lahko poučujete ACT! in Outlook, da si med seboj delita svoje imenike in koledarje.

Pri uporabi obeh ACT! in Outlookove imenike, se morate zavedati, kako integracija deluje:

• V ACT! lahko uvozite vse svoje Outlookove kontaktne podatke – vključno z sestanki, opravili, zapiski in vpisi v dnevnik.

• V Outlooku si lahko ogledate vse e-poštne naslove ACT!.

• Vse Outlookove e-poštne naslove si lahko ogledate v ACT!.

• Ne vidite novih Outlookovih kontaktnih podatkov, sestankov, opravil, zapiskov in vnosov v dnevnik, razen če znova uvozite Outlookove podatke.

Uvoz Outlooka v ACT!

DELUJ! zelo lepo vključuje Outlook kot eno od možnosti uvoza. Konec koncev, več ljudi preklopi iz Outlooka na ACT! kot iz ACT! v Outlook. Tukaj je vse, kar morate storiti za uvoz podatkov iz Outlooka:

1. Iz katerega koli DEJANJA! na zaslonu izberite Datoteka –> Uvozi.

Varnostno kopiranje baze podatkov je dobra ideja, preden poskusite nekaj tako zapletenega, kot je uvoz podatkov.

Čarovnik za uvoz se odpre z lepim pozdravnim zaslonom, ki ga lahko preskočite s klikom na Naprej.

2. Izberite Outlook kot vrsto podatkov, ki jih želite uvoziti, in kliknite Naprej.

3. Določite, da želite uvoziti zapise stikov, in kliknite Naprej.

Vaši kontaktni zapisi vključujejo dobre stvari, kot so ime osebe, podjetje, naslov, telefonska številka in velikost čevljev.

4. Določite možnosti uvoza in kliknite Naprej.

Odpre se zaslon Določite možnosti uvoza.

• Outlookovi stiki: uvozi vaše Outlookove stike v ACT!.

• Exchange Contacts: Uvozi vaše stike Exchange v ACT!. To možnost uporabite samo, če delate za veliko podjetje, ki deli vaše podatke iz Outlooka v omrežju.

• Imenovanja in naloge kot ACT! Dejavnosti: pretvori vaše sestanke in opravila v Outlooku v ACT! dejavnosti.

• Opombe kot ACT! Opombe: pretvori vaše Outlookove zapiske v ACT! Opomba.

• Vnosi v dnevnik kot ACT! Opombe: Uvozi vaše vnose v Outlookovem dnevniku kot ACT! opombe.

5. Preslikajte svoja Outlookova polja na ACT! polja in kliknite Naprej.

DELUJ! je že "prevedel" obstoječa Outlookova polja v ACT! polja. Na primer, Outlookov poslovni naslov Poštna številka postane polje Poštna številka ACT!.

6. Kliknite Dokončaj.

Konfiguriranje Outlookovega imenika tako, da vključuje ACT!

Ali uporabljate Outlook za osebno e-pošto? E-poštne naslove, shranjene v Outlooku, si lahko ogledate iz ACT! in obratno. Čeprav DELUJ! samodejno zazna vaše privzete Outlookove imenike, Outlook ni tako svetel; Outlooku morate povedati, kje naj najde svoj ACT! podatkov. Sledite tem korakom:

1. V Outlooku izberite Orodja –> E-poštni računi.

Odpre se čarovnik za e-poštne račune.

2. Izberite možnost Dodaj nov imenik ali imenik in kliknite Naprej.

3. V oknu Imenik ali Vrsta imenika izberite možnost Dodatni imeniki in kliknite Naprej.

4. Izberite ACT! Možnost imenika 2005 in kliknite Naprej.

ACT! 2005 Odpre se pogovorno okno Imenik. Določite lahko tri ACT! baze podatkov, če želite.

5. Kliknite Prebrskaj, da poiščete in izberete svoj ACT! bazo podatkov v razdelku Prvi imenik.

6. Vnesite svoje ACT! uporabniško ime in geslo ter kliknite V redu.

Prejeli boste sporočilo, da zapustite Outlook in ga nato znova odprite, da bodo vaše spremembe začele veljati. Torej. . .

7. Zaprite Outlook in ga znova odprite, da bodo vaše spremembe začele veljati.

Uporaba ACT! z Outlookovo e-pošto

Ko konfigurirate Outlook, da se lepo igra z ACT!, lahko ustvarite zgodovino, ki se prikaže na zavihku Zgodovina stika v ACT!. To lahko storite za prejeta sporočila ali za sporočila, ki jih ustvarjate.

Ustvarjanje ACT! zgodovino iz e-pošte, prejetega v Outlooku

Če želite Outlookovo e-poštno sporočilo priložiti zavihku Zgodovina stika, sledite tem korakom:

1. V Outlooku odprite sporočilo, ki mu želite priložiti zgodovino.

2. Izberite možnost iz ACT! Spustni seznam zgodovine.

Ne glej ACT! Možnost zgodovine? Z desno tipko miške kliknite Outlookovo orodno vrstico in izberite UPRAVI! Zgodovina.

3. Kliknite na Priloži na DEJAVANJE! Gumb za stike 2005 v orodni vrstici Outlook.

Niste prepričani, kako izgleda gumb? Na desnem koncu orodne vrstice bi moral biti nejasno znan gumb - to je grafika, povezana z ACT!. Če ste dodali več kot eno ACT! imenik v Outlook, boste pozvani, da izberete bazo podatkov, v kateri je shranjen stik.

4. V oknu Priloži e-pošto stiku izberite stik in kliknite V redu.

Povezava do e-poštnega sporočila se prikaže na zavihku Zgodovina stika.

Ustvarjanje ACT! e-pošte v Outlooku

Če ste v Outlooku in čutite ogromno željo, da pošljete e-pošto svojemu ACT! stikov, lahko to storite tako, da sledite tem korakom:

1. Ustvarite novo sporočilo v Outlooku.

2. Izberite možnost iz ACT! Spustni seznam zgodovine.

Ne glej ACT! Možnost zgodovine? Z desno tipko miške kliknite Outlookovo orodno vrstico in izberite UPRAVI! Zgodovina.

3. Kliknite gumb Za v novem poštnem sporočilu.

Odpre se pogovorno okno Izbira imen.

4. Izberite ime svojega ACT! podatkovno bazo iz razdelka Prikaži imena iz območja.

5. Izberite stik na spustnem seznamu Type Name ali Select from List.

Če želite pospešiti postopek, vnesite prvih nekaj črk imena želenega prejemnika.

6. Kliknite V redu.

Kliknite gumb Pošlji in pripravljeni ste. Še enkrat, lahko sedite in vrtite s palci, medtem ko DELUJTE! podreje in ustvari zgodovino poslane e-pošte na zavihku Zgodovina kontakta.

Pošiljanje e-pošte Outlookovim stikom v ACT!

Pošiljanje ACT! pošiljanje e-pošte enemu od vaših Outlookovih stikov je skoraj prelahko. Vse kar morate storiti je, da sledite tem korakom:

1. Ustvari novo ACT! e-poštno sporočilo tako, da kliknete ikono E-Mail v navigacijski vrstici ACT! in nato kliknete Novo.

Prikaže se okno za novo sporočilo.

2. Kliknite gumb Za.

Odpre se pogovorno okno Izbira prejemnikov, ki je zelo podobno pogovornemu oknu Izbira imen.

3. Na spustnem seznamu Imenik izberite Microsoft Outlook.

Zdaj vidite seznam vseh vaših Outlookovih stikov. Če želite pospešiti postopek, lahko v spustno območje Type In/Choose Name vnesete prvih nekaj črk imena osebe.

4. Na seznamu izberite želeno ime in kliknite V redu.