Cheat Sheet Access 2010 All-In-One For LuckyTemplates

Kako oblikovati relacijsko bazo podatkov v Accessu 2010

Ko uporabljate program baze podatkov, kot je Access 2010, ne morete kar tako začeti vnašati podatkov. Namesto tega morate ustvariti zasnovo relacijske baze podatkov, tako da svoje podatke razdelite v eno ali več tabel, od katerih je vsaka sestavljena iz polj (ki so kot stolpci v preglednici). Tabele so povezane z relacijskimi združitvami, kjer se polje v eni tabeli ujema (nanaša na) s poljem v drugi. Tukaj je splošna ideja.

1. Identificirajte svoje podatke .

   Naredite seznam možnih polj (informacij), vključno z besedilom, številko, datumom, resničnim/napačnim in drugimi vrstami podatkov.

2. Odpravite odvečna polja.

   Ne shranjujte istih informacij na več kot enem mestu. Če lahko izračunate eno polje iz drugega, shranite samo eno. (Na primer, shranite datum rojstva ali starost, vendar ne oboje.)

3. Organizirajte polja v tabele.

   Razvrstite svoja polja glede na to, kar opisujejo, tako da vsaka skupina postane tabela. Na primer, baza podatkov za vnos naročil za trgovino ima lahko eno tabelo za stranke, eno za izdelke in eno za naročila.

4. Dodajte tabele za kode in okrajšave.

   Načrtujte, da boste vključili tabelo z imeni držav in dvočrkovnih kod ter tabelo za vsako drugo kodo ali okrajšavo, ki jo nameravate uporabiti v bazi podatkov. Te tabele boste uporabili za ustvarjanje spustnih seznamov vrednosti, med katerimi lahko izbirate pri vnašanju zapisov.

5. Izberite primarni ključ za vsako tabelo.

   Primarni ključ je polje, ki enolično identificira vsak zapis v tabeli. Accessu lahko poveste, da vsakemu zapisu dodeli edinstveno ID številko z uporabo polja za samodejno število.

6. Povežite tabele.

   Oglejte si, katere tabele vsebujejo polja, ki se ujemajo s polji v drugih tabelah. V bazi podatkov za vnos naročil mora tabela Naročila vsebovati polje za identifikacijo stranke, ki je naročilo oddala – polje, ki se ujema s poljem primarnega ključa v tabeli Kupci. Večina odnosov je ena proti več, pri čemer se en zapis v eni tabeli lahko ujema z več kot enim (ali nobenim) zapisom v drugi tabeli.

Nasveti za izbiro vrst polj v Accessu 2010

Ko oblikujete bazo podatkov v Accessu 2010, se odločite, kakšne vrste bo posamezno polje. Tukaj so nasveti, kdaj uporabiti katero vrsto polja.

Bližnjice na tipkovnici Handy Access 2010

Te bližnjice na tipkovnici so še posebej uporabne v Accessu 2010. Nekatere tipke delujejo kjer koli v Accessu 2010, druge pa delujejo samo v določenih pogledih, kot je navedeno.

Secrets of Access 2010 Design baze podatkov

Tukaj je pet zapovedi oblikovanja baze podatkov, ne glede na to, ali uporabljate Access 2010 ali drug program baze podatkov. Dobro zasnovana baza podatkov olajša vzdrževanje vaših podatkov.

• Podatke shranite tam, kjer sodijo, ne tam, kjer se pojavijo. Kje shranjujete informacije, nima nobene zveze s tem, kje se pojavljajo. V preglednico vnesete informacije tam, kjer želite, da se prikažejo, ko natisnete preglednico, vendar baze podatkov delujejo drugače. V bazi podatkov shranjujete informacije v tabelah na podlagi strukture informacij. Podatek se lahko pojavi v številnih različnih poročilih, vendar ga shranite samo v eno polje v eni tabeli.

• Podatke shranite tako, kot dejansko obstajajo, ne tako, kot želite, da se prikažejo v določenem poročilu. To je posledica prvega pravila. Če želite, da so naslovi knjig v vaših naročilnicah prikazani z vsemi velikimi (velikimi) črkami, lahko Access naslove namesto vas napiše z velikimi črkami. Naslove knjig shranite s pravilnimi velikimi črkami, da jih ne boste obtičali z velikimi črkami v vsakem poročilu. Access ima veliko vgrajenih funkcij, ki lahko prilagodijo način oblikovanja besedila, številk in datumov.

• Smeti noter, smeti ven (GIGO). Če se ne trudite ustvariti dobrega, razumnega dizajna za svojo bazo podatkov – in če niste previdni pri vnašanju pravilnih, čistih podatkov – bo vaša zbirka podatkov na koncu polna smeti.

  Dobro zasnovano bazo podatkov je lažje vzdrževati kot slabo zasnovano, ker je vsaka informacija shranjena samo enkrat, v jasno poimenovanem polju v jasno imenovani tabeli, z ustreznimi pravili za preverjanje veljavnosti. Da, zveni kot veliko dela, a čiščenje baze podatkov 10.000 napačnih zapisov je (oprostite za podcenjevanje) še več dela.

• Ločite svoje podatke od programov. Če ustvarite bazo podatkov za skupno rabo (ali distribucijo) drugim osebam, shranite vse tabele v eno bazo podatkov ( zadnji konec ) in vse druge predmete v drugo bazo podatkov ( prednji del ) . Nato lahko ti dve bazi podatkov povežete skupaj, da bo vse delovalo. Z ločevanjem tabel od vsega drugega poenostavite celotno zapletenost kasnejšega posodabljanja poizvedb, obrazcev, poročil ali drugih stvari, ne da bi pri tem motili podatke v tabelah.

• Varnostno kopirajte zgodaj in pogosto. V redu, ta namig se ne nanaša na načrtovanje, vendar ga je preveč pomembno izpustiti: vsak dan naredite varnostno kopijo svoje baze podatkov. S srečo ima vaša pisarna že sistem rednih (verjetno nočnih) varnostnih kopij, ki vključuje vašo bazo podatkov. Če ne, naredite varnostno kopijo svoje baze podatkov v rednih časovnih presledkih in vsekakor pred kakršnimi koli večjimi spremembami. Shranite več varnostnih kopij, ne le najnovejše, če bo trajalo nekaj časa, da odkrijete težavo.

Kako odstraniti smeti iz vaše baze podatkov Access

Če so podatki, ki gredo v vašo bazo podatkov prek tabel in obrazcev, smeti, potem bo vsak izhod ali analiza, ki jo naredite s poizvedbami in poročili, povzročila tudi smeti. Na srečo Access ponuja veliko orodij, ki vam pomagajo zagotoviti, da so podatki, ki gredo v vsako polje, podatki, ki naj bi šli v to polje. V pogledu zasnove tabele lahko najdete številna orodja za odstranjevanje smeti:

• Vrsta podatkov : uporabite pravilno vrsto podatkov, da preprečite vnos podatkov napačne vrste.

• Velikost polja: omejuje število znakov. Na primer, če veste, da polje nikoli ne sme presegati štirih znakov, nastavite velikost polja na 4 znake.

• Format: Podatki so videti pravilno. Besedilo lahko na primer spremenite v vse velike ali male črke. Vnosne maske na primer delujejo z lastnostjo polja Oblika.

• Vhodna maska : vhodna maska omejuje informacije, dovoljene na področju, ki ga določajo, kaj znake lahko vnesete. Uporabite vnosno masko, če veste, v kakšni obliki naj bodo podatki – na primer, če ima številka naročila dve črki, ki jima sledijo štiri števke. Telefonske številke in poštne številke so drugi primeri polj, kjer so maske za vnos uporabne.

• Privzeta vrednost : določa vrednost, ki se prikaže privzeto, če ni vnesena nobena druga vrednost. Privzeta vrednost je prikazana v polju, dokler ni vnesena druga vrednost.

• Pravilo za validacijo polja ali zapisa : pravilo, ki ga morajo podatki prenesti, preden se vnesejo. Ta lastnost deluje s pravilom lastnosti Besedilo preverjanja .

• Obvezno : Določa, da mora polje imeti vrednost, da lahko shranite zapis. Če ni vnesena nobena vrednost, Access ne ustvari novega zapisa, ko pritisnete Tab ali Enter, gumb Nov zapis pa je zatemnjen.

• Dovoli ničelno dolžino : Določa, ali je dovoljen vnos ničelne dolžine, kot je »« (narekovaji brez presledka med njimi) (samo za polja Besedilo, Beležka in Hiperpovezava). Polje ničelne dolžine vam omogoča razlikovanje med informacijami, ki ne obstajajo, in ničelno vrednostjo (prazno), ki je neznana ali ni bila vnesena. Ko je ta možnost nastavljena, omogoča niz ničelne dolžine v zahtevanem polju. Morda boste želeli uporabiti vnosno masko, da bi polje ničelne dolžine izgledalo drugače od ničelne vrednosti, če sta dovoljeni oboje.

• Indeksirano : Ko se odločite za indeksiranje polja, lahko določite, da v polju niso dovoljene podvojene vrednosti. Ta lastnost je dostopna tudi iz pogleda podatkovnega lista – je potrditveno polje na zavihku podatkovnega lista na traku.

• Iskalna polja : uporabniku omogočite, da izbere vrednost za polje, ki je shranjeno v drugem polju. To odpravlja številne napačne črkovanja in standardizira možnosti za področje. Uporabite čarovnika za iskanje, da ustvarite polje za iskanje.

Učinkovita uporaba VBA v Accessu 2010

Ko avtomatizirate aplikacijo baze podatkov Access 2010 z uporabo VBA, se lahko izgubite s prazno stranjo, na kateri lahko začnete pisati kodo. kje začeti? Tukaj je nekaj preprostih smernic, ki vam bodo pomagale pisati kodo VBA kot profesionalec:

• Poišči pomoč. Da, ta članek navaja nekaj načinov za izboljšanje uporabe VBA v Accessu, vendar kadar koli pritisnite F1, da zaženete pomoč za Microsoft Office Access, kjer lahko izveste in si ogledate primere kode VBA.

• Uporabite brskalnik objektov. Brskalnik objektov vam omogoča raziskovanje različnih lastnosti in metod predmetov v VBA. V oknu urejevalnika VBA izberite Pogled → Brskalnik objektov — ali preprosto pritisnite F2.

• Poiščite več pomoči. Seveda so vgrajena orodja za pomoč v Access 2010 VBA čudovita, vendar lahko uporabite tudi svoj najljubši brskalnik za iskanje pomoči po internetu o različnih temah o pisanju kode VBA. Najdete lahko celo primere, ki jih lahko ukradete – ali si izposodite – za svoj projekt.

• Obravnavajte svoje napake. Tudi najbolj popoln programer ne more preprečiti pojavljanja napak, lahko pa jim prepreči, da bi program ustavili. Uporabite vgrajeno ravnanje z napakami VBA s stavkoma Pojdi in nadaljuj ob napaki, da ujamete napake in spremenite potek programa, tako da vaše aplikacije ne motijo ​​ljudi, ki jih uporabljajo.

• Uporabite funkcije in podpostopke. Uporabite funkcije in podpostopke za obravnavo nalog, ki jih bodo izvajala različna področja vašega programa. Splošno pravilo je, da če se znajdete, da kopirate in lepite kodo iz enega področja programa v drugo, boste morda želeli to kodo postaviti v lasten postopek.

• Pretvorite makre v kodo VBA. Oblikovalnik makrov v Accessu 2010 vam omogoča, da kliknete in izberete med seznami vnaprej določenih opravil za avtomatizacijo aplikacije. Zgradite makro, ki naredi, kar želite, in nato ta makro pretvorite v kodo VBA, da boste lahko videli, kako bi bilo, če bi ga vnesli iz nič.

Skupna raba podatkov z drugimi programi iz programa Access 2010

Access 2010 je sama po sebi odlična aplikacija za bazo podatkov, vendar se dobro igra tudi z drugimi. Podatke lahko prikažete in pridobite iz številnih različnih programov. Če program podpira VBA, ga lahko nadzirate iz Accessa. Tukaj je kratek seznam Microsoftovih aplikacij, s katerimi lahko prevzamete nadzor in delite podatke:

• Excel: Mnogi uporabniki Excela se na koncu vključijo v Access, ker potrebujejo več strukture za shranjevanje svojih podatkov. Vendar nekateri od teh ljudi ne, zato je še vedno močna vez med Accessom in Excelom. Excelovo preglednico lahko uporabite kot tabelo v Accessu ali v celoti prevzamete nadzor nad Excelovo aplikacijo iz Access VBA.

• SQL Server: SQL Server je kot Access na steroidih - vsaj s stališča tabele in poizvedbe. Podatke lahko premaknete iz Accessa v strežnik SQL, da izboljšate hitrost in zmogljivost pri uporabi velikih količin podatkov. Ko so podatki v strežniku SQL Server, lahko sestavite obrazce, poročila, makre in module Access za uporabo podatkov iz strežnika SQL Server.

• Word: večina ljudi, ki uporabljajo Access, je uporabljala tudi Word. Ne glede na to, ali pišete pismo ali sestavljate seznam nalog, ki jih morate opraviti, se mnogi od nas obrnejo na Word. Word lahko uporabite tudi kot orodje za poročanje, kjer lahko ustvarite zaznamke za postavitev podatkov iz Accessa, tako da lahko nekdo, ki Accessa ne pozna, spremeni statične podatke v poročilu.

• SharePoint: SharePoint je Microsoftova vizija za skupno rabo in sodelovanje s podatki v spletu, iz Accessa 2010 pa lahko podatke delite s strežnikom SharePoint Server. V Accessu lahko celo ustvarite obrazce in poročila ter jih objavite na SharePointovem mestu, tako da jih lahko uporabniki uporabljajo v svojih brskalnikih – vse to brez nameščenega programa Access 2010.

• Outlook: Outlook je več kot le orodje za e-pošto; je tudi sistem za upravljanje stikov. S programom Access 2010 lahko pošiljate e-pošto in zbirate podatke neposredno iz prejetih e-poštnih sporočil. Podatke o stiku, koledarju in opravilu lahko delite tudi z aplikacijo Access, tako da morate te podatke vnesti samo na enem mestu.