Arhiviranje Outlookovih map

V nekaterih primerih Outlook shrani e-poštna sporočila, opravila in sestanke, starejše od šestih mesecev, v mapo Arhiv – posebno mapo za predmete, za katere Outlook meni, da so zastareli ali jih ni vredno hraniti. Outlook kliče s pošiljanjem teh elementov v mapo Arhiv samodejno arhiviranje. Vendar predmeti, ki jih Outlookovi arhivi niso za vedno izgubljeni. Obiščete jih lahko tako, da odprete mapo Arhiv in njene podmape na Seznamu map. Outlook samodejno ustvari mapo Arhiv in njene podmape, ko prvič arhivirate elemente.

Odločite se lahko, kako in kdaj Outlook arhivira elemente. Če želite arhivirati elemente, določite privzeti nabor arhivskih pravil, ki veljajo za vse mape, in če mapa potrebuje posamezno pozornost (kar pomeni, da ne želite, da zanjo veljajo privzeta pravila arhiviranja), lahko za to določite posebna pravila mapo. Vsaka mapa ima lahko svoj nabor pravil arhiviranja ali pa zanjo veljajo privzeta pravila.

Če želite Outlooku povedati, kako arhivira stare stvari, začnite s prikazom pogovornega okna Samodejno arhiviranje:

• Vzpostavitev privzetih pravil arhiviranja: Izberite Orodja –> Možnosti in v pogovornem oknu Možnosti izberite zavihek Drugo. Kliknite gumb Samodejno arhiviranje.

• Vzpostavitev pravil za določeno mapo: z desno tipko miške kliknite mapo in izberite Lastnosti ali prikažite mapo in izberite Datoteka –> Mapa –> Lastnosti za Ime mape. Nato v pogovornem oknu Lastnosti izberite zavihek Samodejno arhiviranje. (Ker noben datum ni povezan z elementi v mapi Stiki, ne morete samodejno arhivirati imen in naslovov.)

Pogajajte se o teh možnostih, da določite privzeta pravila arhiviranja:

• Zaženi samodejno arhiviranje vsakokrat: vnesite številko, da Outlooku poveste, kako pogosto naj arhivira elemente.

• Poziv pred zagonom arhiviranja: Če izberete to potrditveno polje, se pred začetkom arhiviranja prikaže okno s sporočilom in lahko zavrnete arhiviranje, če želite, tako da v polju za sporočilo izberete Ne.

• Izbriši potekle elemente (samo e-poštne mape): potrdite to polje, če želite izbrisati vsa e-poštna sporočila, ko poteče obdobje.

• Arhiviraj ali izbriši stare predmete: počistite to možnost, če ne želite arhivirati elementov.

• Prikaži arhivsko mapo na seznamu map: to možnost izberite, če želite arhivsko mapo obdržati na seznamu map. Ta mapa vsebuje arhivirane elemente.

• Očistite predmete, starejše od: izberite časovno obdobje, po katerem želite arhivirati elemente.

• Premakni stare predmete v: Kliknite gumb Prebrskaj in izberite mapo, če želite arhivsko datoteko shraniti na določeno mesto.

• Trajno izbriši stare predmete: to možnost izberite, če želite stare elemente izbrisati in ne arhivirati.

Izberite med temi možnostmi, če želite določiti pravila arhiviranja za določeno mapo:

• Ne arhiviraj elementov v tej mapi: to možnost izberite, če predmetov v mapi ni vredno arhivirati.

• Arhivirajte elemente v tej mapi z uporabo privzetih nastavitev: izberite to možnost, če želite odložiti privzeta pravila arhiviranja za mapo.

• Arhivirajte to mapo s temi nastavitvami: izberite to možnost, če želite določiti pravila arhiviranja za mapo.

• Očistite predmete, starejše od: izberite časovno obdobje, po katerem želite arhivirati elemente v mapi.

• Premakni stare predmete v: Kliknite gumb Prebrskaj in izberite mapo, če želite arhivirane elemente shraniti na določeno mesto.

• Trajno izbriši stare elemente: izberite to možnost, če želite izbrisati, ne arhivirati, elemente v tej mapi.

Datoteko, v kateri shranjujete Outlookove podatke, redno stisnite, da jo skrčite in pridobite več prostora na trdem disku. Če želite stisniti Outlookovo podatkovno datoteko, sledite tem korakom:

1. Izberite Datoteka –> Upravljanje podatkovnih datotek.

2. V pogovornem oknu Outlookove podatkovne datoteke izberite Osebne mape.

3. Kliknite gumb Nastavitve.

Prikaže se pogovorno okno Osebna mapa.

4. Izberite gumb Compact Now.

Zbijanje Outlookove datoteke lahko traja nekaj časa, če je datoteka polnjena s podatki.