Access 2019: Kako urediti in spremeniti Accessovo zbirko podatkov

Ko ustvarite Accessovo zbirko podatkov iz nič ali iz predloge, jo boste morda morali spremeniti tako, da vsakemu polju dodelite opisno ime, določite velikost vsakega polja ali dodate in izbrišete polje. Z Accessom 2019 so ta opravila lažja kot kdaj koli prej.

Poimenovanje polja v Accessu 2019

Če ustvarite bazo podatkov iz nič, Access prikaže splošna imena polj, kot je Field1. Če teh splošnih imen polj niste spremenili, ko ste ustvarili zbirko podatkov, lahko imena spremenite pozneje. Če ustvarite bazo podatkov iz predloge, boste videli opisna imena polj, vendar boste morda vseeno želeli polja preimenovati v kaj drugega.

Če želite preimenovati polje v Accessu, sledite tem korakom:

V podoknu Objekti neomejenega dostopa na levi strani zaslona dvokliknite tabelo, ki vsebuje polja, ki jih želite preimenovati. Access prikaže pogled podatkovnega lista (ki je podoben Excelovi preglednici) vaše baze podatkov.

Dvokliknite polje (glavo stolpca), ki ga želite preimenovati. Access poudari naslov stolpca.

Vnesite novo ime za svoje polje.

Če želite preimenovati druga polja, ponovite koraka 2 in 3.

Ko končate, pritisnite Enter.

Dodajanje in brisanje polja v Accessu

Včasih boste morda morali dodati polje, da naredite prostor za shranjevanje novih informacij. V drugih primerih boste morda želeli izbrisati polje, ki ga v resnici ne želite.

Običajno je najbolje, da pri ustvarjanju in oblikovanju baze podatkov dodate in izbrišete polja, preden začnete shranjevati podatke, kot so imena in naslovi. Če dodate polja po tem, ko ste shranili podatke, boste v obstoječih zapisih imeli prazna polja.

Če želite dodati polje v tabelo baze podatkov Access, sledite tem korakom:

Kliknite puščico, ki kaže navzdol, ki se prikaže desno od naslova Kliknite za dodajanje. Prikaže se meni.

Izberite vrsto polja, ki ga želite dodati, na primer Valuta ali Kratko besedilo. Access vstavi vaše polje in mu dodeli splošno ime, kot je Field3.

Če želite izbrisati polje iz tabele baze podatkov Access, sledite tem korakom:

Z desno tipko miške kliknite polje (glavo stolpca), ki ga želite izbrisati. Access poudari celoten stolpec v tabeli vaše zbirke podatkov in prikaže pojavni meni.

Z desno tipko miške kliknite polje, da ga spremenite.

Kliknite Izbriši polje. Če ste v to polje shranili podatke, se prikaže pogovorno okno z vprašanjem, ali želite trajno izbrisati vse podatke v polju.

Če izbrišete polje, izbrišete tudi vse podatke, ki so morda shranjeni v tem polju. Odvisno od tega, koliko podatkov ste shranili, lahko z izbrisom enega polja izbrišete veliko informacij, zato bodite previdni.

Kliknite Da (ali Ne). Če kliknete Da, Access izbriše izbrano polje.

Določanje vrste in velikosti polja v Accessu

Podatkovni tip polja določa, kaj vrste podatkov lahko polje držite (številke, besedilo, datumi, in tako naprej), in velikost polja določa količino podatkov, polje lahko imajo (brez številke večje od 250 številk, kateri koli besedilni niz z manj kot 120 znaki itd.).

Namen definiranja vrste in velikosti polja je zagotoviti, da v to polje shranite samo veljavne podatke. Če je polje namenjeno shranjevanju imen, ne želite, da nekdo vnese številko. Če je polje namenjeno shranjevanju starosti osebe, ne želite, da polje sprejema negativne številke.

Če želite določiti vrsto in količino podatkov, ki jih polje lahko shrani v Accessu, sledite tem korakom:

Kliknite zavihek Domov.

V podoknu Objekti neomejenega dostopa na levi strani zaslona dvokliknite tabelo, ki vsebuje polja, ki jih želite definirati. Dostop prikaže pogled podatkovnega lista vaše tabele.

Kliknite naslov stolpca polja, ki ga želite definirati. Dostop poudari celoten stolpec.

V vmesniku traku kliknite zavihek Polja, ki se prikaže pod naslovom Orodja za tabele. Zavihek Polja prikazuje možnosti za spreminjanje polja.

V skupini Oblikovanje kliknite puščico, ki se prikaže desno od kombiniranega polja Vrsta podatkov. Prikaže se spustni meni, v katerem so navedene vse vrste podatkov, ki jih lahko določite za shranjevanje v polju.

Izberete lahko določeno vrsto podatkov, da zagotovite, da polje shranjuje pravilne informacije.

Izberite vrsto podatkov, na primer Število, Besedilo ali Datum/čas. Glede na izbrano vrsto podatkov lahko izberete dodatne možnosti s klikom v kombiniranem polju Oblika.

Če spremenite vrsto podatkov polja, lahko izgubite vse obstoječe podatke, shranjene v tem polju.