Access 2013 All-In-One For LuckyTemplates Cheat Sheet

Access 2013 poenostavi upravljanje vaših podatkov, saj združuje vizualni vmesnik z močjo relacijske baze podatkov. Odkrijte, kako organizirati podatke v tabele, oblikovati obrazce in poročila za urejanje in predstavitev informacij ter ustvariti poizvedbe za izbiro in združevanje informacij. Naslednji koraki so pisanje makrov in skriptov Visual Basic za aplikacije (VBA), da bo vaša baza podatkov pametna, in uporaba SharePointa za objavo podatkov v spletu.

Oblikovanje relacijske baze podatkov v Accessu 2013

Ko uporabljate program baze podatkov, kot je Access 2013, ne morete kar tako začeti vnašati podatkov. Namesto tega morate ustvariti zasnovo relacijske baze podatkov, tako da svoje podatke razdelite v eno ali več tabel, od katerih je vsaka sestavljena iz polj (ki so kot stolpci v preglednici). Tabele so povezane z relacijskimi združitvami, pri katerih se polje v eni tabeli ujema (nanaša na) s poljem v drugi. Tukaj je splošna ideja:

Identificirajte svoje podatke.

Naredite seznam možnih polj (informacij), vključno z besedilom, številko, datumom, resničnim/napačnim in drugimi vrstami podatkov.

Odpravite odvečna polja.

Ne shranjujte istih informacij na več kot enem mestu. Če lahko izračunate eno polje iz drugega, shranite samo eno. (Na primer shranite rojstni datum ali starost, vendar ne oboje.)

Organizirajte polja v tabele.

Razvrstite svoja polja glede na to, kar opisujejo, tako da vsaka skupina postane tabela. Baza podatkov za vnos naročil za trgovino ima lahko eno tabelo za stranke, eno za izdelke in eno za naročila.

Dodajte tabele za kode in okrajšave.

Načrtujte, da boste vključili tabelo imen držav in dvočrkovnih kod ter tabelo vseh drugih kod ali okrajšav, ki jih nameravate uporabiti v bazi podatkov. Te tabele boste uporabili za ustvarjanje spustnih menijev vrednosti, ki jih lahko izberete pri vnašanju zapisov.

Izberite primarni ključ za vsako tabelo.

Primarni ključ je polje, ki enolično identificira vsak zapis v tabeli. Accessu lahko poveste, da vsakemu zapisu dodeli edinstveno ID številko z uporabo polja za samodejno število.

Povežite tabele.

Oglejte si, katere tabele vsebujejo polja, ki se ujemajo s polji v drugih tabelah. V bazi podatkov za vnos naročil mora tabela Naročila vsebovati polje, ki identificira stranko, ki je naročilo oddala – polje, ki se ujema s poljem primarnega ključa v tabeli Kupci. Večina odnosov je ena proti več , pri čemer se en zapis v eni tabeli lahko ujema z več kot enim (ali nobenim) zapisom v drugi tabeli.

Nasveti za izbiro vrst polj v Accessu 2013

Ko oblikujete bazo podatkov v Accessu 2013, se odločite, kakšne vrste bo posamezno polje. Access ponuja 12 vrst polj, med katerimi lahko izbirate. Izberite vrsto polja, ki najbolje opisuje podatke, ki jih želite shraniti v polje, in ki deluje za vrsto analize, ki jo potrebujete za uporabo polja. Tukaj so nasveti, kdaj uporabiti katero vrsto polja.

Handy Access 2013 Bližnjice na tipkovnici

Nekateri ljudje raje uporabljajo tipkovnico kot miško, Access 2013 pa ima za te ljudi veliko bližnjic na tipkovnici. Naslednje bližnjice na tipkovnici so še posebej uporabne v Accessu 2013. Nekatere tipke delujejo kjer koli v Accessu 2013; drugi delujejo samo v posebnih pogledih, kot je navedeno.

Skrivnosti dostopa 2013 Oblikovanje baze podatkov

Tukaj je pet zapovedi oblikovanja baze podatkov, ne glede na to, ali uporabljate Access 2013 ali drug program baze podatkov. Dobro zasnovana baza podatkov olajša vzdrževanje vaših podatkov.

• Podatke shranite tam, kjer sodijo, ne tam, kjer se pojavijo. Kje shranjujete informacije, nima nobene zveze s tem, kje se pojavljajo. V preglednico vnesete informacije tam, kjer želite, da se prikažejo, ko natisnete preglednico, vendar baze podatkov delujejo drugače. V bazi podatkov shranjujete informacije v tabelah na podlagi strukture informacij. Podatek se lahko pojavi v številnih poročilih, vendar ga shranite samo v eno polje v eni tabeli.

• Podatke shranite tako, kot dejansko obstajajo, ne tako, kot želite, da se prikažejo v določenem poročilu. To pravilo je posledica prvega pravila. Če želite, da so naslovi knjig v vaših naročilnicah prikazani z velikimi (velikimi) črkami, lahko Access naslove namesto vas napiše z velikimi črkami. Naslove knjig shranite s pravilnimi velikimi črkami, da ne boste obtičali, da so v vsakem poročilu napisani z velikimi črkami. Access ima veliko vgrajenih funkcij, ki lahko prilagodijo način oblikovanja besedila, številk in datumov.

• Izogibajte se smeti noter, smeti ven (GIGO). Če se ne trudite ustvariti dobrega, razumnega dizajna za svojo bazo podatkov – in če niste previdni pri vnašanju pravilnih, čistih podatkov – bo vaša zbirka podatkov na koncu polna smeti. Dobro zasnovano bazo podatkov je lažje vzdrževati kot slabo zasnovano, ker je vsaka informacija shranjena samo enkrat, v jasno poimenovanem polju v jasno imenovani tabeli, z ustreznimi pravili za preverjanje veljavnosti. Da, zveni kot veliko dela, a čiščenje baze podatkov 10.000 napačnih zapisov je (oprostite za podcenjevanje) še več dela.

• Ločite svoje podatke od programov. Če ustvarite bazo podatkov za skupno rabo ali distribucijo drugim ljudem, shranite vse tabele v eno bazo podatkov (zadnji del) in vse druge predmete v drugo bazo podatkov (sprednji del). Nato lahko povežete ti dve bazi podatkov, da bo vse delovalo. Ločitev tabel od vsega drugega poenostavi celotno zapletenost posodabljanja poizvedb, obrazcev, poročil in drugih stvari pozneje, ne da bi pri tem motili podatke v tabelah.

• Varnostno kopirajte zgodaj in pogosto. V redu, ta namig se ne nanaša na načrtovanje, vendar ga je preveč pomembno izpustiti: vsak dan naredite varnostno kopijo svoje baze podatkov. S srečo ima vaša pisarna že sistem rednih (verjetno nočnih) varnostnih kopij, ki vključuje vašo bazo podatkov. Če ne, naredite varnostno kopijo svoje baze podatkov v rednih časovnih presledkih in zagotovo naredite varnostno kopijo, preden naredite kakršne koli večje spremembe. Shranite več varnostnih kopij, ne le najnovejše, če bo trajalo nekaj časa, da odkrijete težavo.

Iskanje pravega orodja Access 2013 za odstranjevanje smeti

Če so podatki, ki gredo v vašo bazo podatkov prek tabel in obrazcev, smeti, bo vsak izhod ali analiza, ki jo naredite s poizvedbami in poročili, povzročila tudi smeti. Na srečo Access ponuja veliko orodij, ki vam pomagajo zagotoviti, da so podatki, ki gredo v vsako polje, podatki, ki naj bi šli v to polje. V pogledu zasnove tabele lahko najdete številna orodja, ki zadržujejo smeti:

• Vrsta podatkov: uporabite pravilno vrsto podatkov, da preprečite vnos podatkov napačne vrste.

• Velikost polja: ta lastnost omejuje število znakov. Če veste, da polje nikoli ne sme presegati štirih znakov, na primer nastavite Velikost polja na 4.

• Oblika: s to lastnostjo so podatki videti pravilni. Besedilo lahko na primer spremenite v vse velike ali male črke.

• Vhodna maska: vhodna maska omejuje informacije, dovoljene na področju, ki ga določajo, kaj znake lahko vnesete. Uporabite vnosno masko, če veste, v kakšni obliki naj bodo podatki – če ima številka naročila dve črki, ki jima sledijo štiri števke, na primer. Telefonske številke in poštne številke so drugi primeri polj, v katerih so uporabne maske za vnos. Vhodne maske delujejo z lastnostjo polja Format.

• Privzeta vrednost: ta lastnost definira vrednost, ki se prikaže privzeto, če ni vnesena nobena druga vrednost. Privzeta vrednost je prikazana v polju, dokler ni vnesena druga vrednost.

• Pravilo za preverjanje polj ali zapisa : podatki morajo prestati to pravilo, preden se vnesejo. Ta lastnost deluje s pravilom lastnosti Besedilo preverjanja.

• Obvezno: ta lastnost določa, da mora imeti polje vrednost, da lahko shranite zapis. Če ni vnesena nobena vrednost, Access ne ustvari novega zapisa, ko pritisnete Tab ali Enter, gumb Nov zapis pa je zatemnjen.

• Dovoli ničelno dolžino: ta lastnost določa, ali je dovoljen vnos ničelne dolžine, kot je »« (narekovaji brez presledka med njimi) (samo za polja Besedilo, Dolgo besedilo in Hiperpovezava). Polje ničelne dolžine vam omogoča razlikovanje med informacijami, ki ne obstajajo, in ničelno vrednostjo (prazno), ki je neznana ali ni bila vnesena. Ko je ta možnost nastavljena, omogoča niz ničelne dolžine v zahtevanem polju. Morda boste želeli uporabiti vnosno masko, da bi polje ničelne dolžine izgledalo drugače od ničelne vrednosti, če sta dovoljeni oboje.

• Indeksirano: ko se odločite za indeksiranje polja, lahko določite, da v polju niso dovoljene podvojene vrednosti. Ta lastnost je dostopna tudi iz pogleda podatkovnega lista; to je potrditveno polje na zavihku podatkovnega lista na traku.

• Iskalna polja: ta lastnost omogoča uporabniku, da izbere vrednost za polje, ki je shranjeno v drugem polju, s čimer se odpravijo številne napačno črkovane besede in standardizirajo možnosti za polje. Uporabite čarovnika za iskanje, da ustvarite iskalno polje.

Učinkovita uporaba Visual Basica za aplikacije v Accessu 2013

Ko avtomatizirate aplikacijo baze podatkov Access 2013 z uporabo Visual Basica za aplikacije (VBA), se lahko izgubite s prazno stranjo in začnete pisati kodo. kje začeti? Tukaj je nekaj preprostih smernic, ki vam bodo pomagale pisati kodo VBA kot profesionalec:

Poišči pomoč.

Kadar koli pritisnite F1, da zaženete pomoč za Microsoft Access, kjer si lahko ogledate primere kode VBA.

Uporabite brskalnik objektov.

Brskalnik objektov vam omogoča raziskovanje lastnosti in metod predmetov v VBA. V urejevalniku Visual Basic izberite Pogled, nato Object Browser ali preprosto pritisnite F2.

Poiščite več pomoči.

Seveda so vgrajena orodja za pomoč v VBA čudovita, vendar lahko uporabite tudi svoj najljubši brskalnik za iskanje pomoči pri pisanju kode VBA po internetu. Najdete lahko celo primere, ki jih lahko ukraste – ali si izposodite – za svoj projekt.

Obravnavajte svoje napake.

Tudi najbolj popoln programer ne more preprečiti pojavljanja napak, lahko pa jim prepreči, da bi program ustavili. Uporabite vgrajeno ravnanje z napakami VBA s stavkoma Pojdi in nadaljuj ob napaki, da ujamete napake in spremenite potek programa, tako da vaše aplikacije ne motijo ​​ljudi, ki jih uporabljajo.

Uporabite funkcije in podpostopke.

Uporabite funkcije in podpostopke za obravnavo nalog, ki jih bodo izvajala različna področja vašega programa. Splošno pravilo je, da če se znajdete, da kopirate in lepite kodo iz enega področja programa v drugo, boste morda želeli to kodo postaviti v lasten postopek.

Pretvorite makre v kodo VBA.

Oblikovalnik makrov v Accessu 2013 vam omogoča izbiro med seznami vnaprej določenih nalog za avtomatizacijo aplikacije. Zgradite makro, ki naredi, kar želite, in nato ta makro pretvorite v kodo VBA, da boste lahko videli, kako bi izgledal, če bi ga vnesli iz nič.

Skupna raba podatkov z drugimi programi iz programa Access 2013

Access 2013 je sama po sebi odlična aplikacija za bazo podatkov, vendar se dobro igra tudi z drugimi, kar vam omogoča prikaz in pridobivanje podatkov iz več drugih programov. Če program podpira Visual Basic za aplikacije (VBA), ga lahko nadzirate iz Accessa. Tukaj je kratek seznam aplikacij, nad katerimi lahko prevzamete nadzor in s katerimi delite podatke:

• Microsoft Excel: Mnogi uporabniki Excela se na koncu vključijo v Access, ker potrebujejo več strukture za shranjevanje svojih podatkov. Nekateri od teh ljudi pa ne preskočijo na Access, zato še vedno obstaja močna vez med Accessom in Excelom. Excelovo preglednico lahko uporabite kot tabelo v Accessu ali v celoti prevzamete nadzor nad Excelovo aplikacijo iz VBA.

• Microsoft SQL Server: SQL Server je kot Access na steroidih - vsaj s stališča tabele in poizvedbe. Svoje podatke lahko premaknete iz Accessa v strežnik SQL, da izboljšate hitrost in zmogljivost, ko uporabljate velike količine podatkov. Ko so podatki v strežniku SQL Server, lahko sestavite obrazce, poročila, makre in module Access za uporabo podatkov iz strežnika SQL Server.

• Microsoft Word: večina ljudi, ki uporabljajo Access, je uporabljala tudi Word. Ne glede na to, ali pišete pismo ali sestavljate seznam nalog, ki jih morate opraviti, je Word tisto, kar ste morda vajeni obračati. Word lahko uporabite tudi kot orodje za poročanje, kjer lahko ustvarite zaznamke, da postavite podatke iz Accessa, in nekdo drug – ki morda ni seznanjen z Accessom – lahko ureja druge informacije v Wordovem dokumentu.

• Microsoft SharePoint: SharePoint je Microsoftova vizija za skupno rabo in sodelovanje s podatki v spletu. Iz programa Access 2013 lahko podatke delite s strežnikom SharePoint. Ustvarite lahko celo spletno aplikacijo po meri, ki shranjuje Accessove tabele, poizvedbe, obrazce (kot poglede) in makre na strežnik SharePoint 2013 in omogoča vam ali komur koli drugemu dostop do teh obrazcev v spletu – vse brez nameščenega programa Access 2013.

• Microsoft Outlook: Outlook je več kot le orodje za e-pošto; je tudi sistem za upravljanje stikov. Z aplikacijo Access lahko delite podatke o stikih, koledarju in opravilih, tako da jih morate vnesti samo na enem mestu.